紙質檔案數字化工作模式研究

朱津橋

摘 要：檔案存儲數字化、管理自動化及利用網絡化構成了檔案信息化管理。檔案存儲數字化中關鍵一項——紙質檔案數字化尤顯重要。本文闡述了國家檔案管理體制、總體水平及當前公司在檔案數字化工作中遇到的多方挑戰，并針對性地提出了解決對策。

關鍵詞：數字化;紙質檔案;委外;管理

公司檔案是指公司在運行、經營、研發、建設、管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。數字化是指利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質檔案數字化是指采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。

一、檔案數字化特點

公司紙質檔案數字化是檔案信息化的基礎，即運用電子掃描技術對紙質檔案信息進行數字化采集，然后將數字化信息錄入到預先建立的檔案管理軟件中，分門別類地做好公司檔案信息的管理，最終將其統一歸入到檔案數據庫中，實現檔案信息存儲的數字化。公司檔案存儲數字化既節約了存儲空間，又有利于檔案信息資料的反復查詢和利用，最大限度地避免了對企業檔案原件的損壞，對保護好珍貴的公司檔案原件具有積極的現實意義。

二、檔案數字化現狀

（一）從宏觀——國家管理體制方面看

我國檔案管理采用集中統一管理體制，與多數西方發達國家的管理體制存在明顯差異。表面上看，多數西方發達國家在檔案數字化建設方面領先于我國，但事實并非完全如此。如澳大利亞阿德萊德市檔案館館藏檔案的數字化比例較低，且目前對政府近年的電子檔案實行雙套制進館，似乎并不比我們“先進”。西方的國家檔案館在實施相關策略時只考慮聯邦或中央層面，州檔案館則只需考慮州自身的情況。

（二）從微觀——公司管理操作層面看

1.思想不重視

在日益激烈的國際及國內市場競爭環境下，許多公司管理者的檔案管理意識淡薄，有的大型公司只是表面上重視檔案工作，實際上檔案的價值遠未被真正認識，小型公司更是受資本、人員、技術的限制，對檔案管理過于簡單、粗放。重經營業績、看生產成果、輕檔案管理的現象較為普遍，管理者存在畏難情緒、缺乏長遠計劃，不愿意給予其更多的關注和支持，認為此項工作既耗時費力，又不易出成果。

2.投入不充足

長期以來，公司檔案業務工作主要由兼職的檔案管理工作人員完成或處于空缺狀態。一些公司由于日常研發、市場開發、運行、經營、管理過程中產生了大量檔案，而檔案管理所需的人力、物力、財力往往達不到要求，所以數字化工作難于開展或進展緩慢。

3.業務不專業

公司檔案管理是一項專業性很強的技術性工作，尤其是信息技術在檔案管理中的深入應用和深度結合，這給公司檔案管理工作帶來了新的挑戰，不僅需要工作人員掌握扎實的檔案管理理論知識及實踐經驗，還需要熟悉、掌握檔案數字化知識、相關管理軟件及必備儀器設備的應用知識。從公司檔案管理的人員現狀來看，從事檔案管理的人員多是綜合辦公室、統計部門、人力資源部、行政管理部門抽調或兼職的人員，他們不僅檔案專業知識欠缺，而且信息應用技術的專業知識匱乏。

三、數字化工作對策

（一）國家層面的對策

國家檔案局在作出檔案相關決策時需慎重考慮，全國各地的數字化建設水平、經濟發展階段、檔案工作基礎、人員整體素質等方面都存在差異，故應在此基礎上，全盤考慮，總結共性經驗，在全國推廣，配以地方的試點、長期的調研和跟蹤。

（二）公司層面的對策

1.轉變觀念，重視數字化工作

在當今信息化建設高速發展的社會背景下，在落實國家《檔案法》的執法要求下，在打造百年老店的長遠戰略下，重新審視檔案數字化工作的必要性和重要性。將檔案數字化工作放在與公司開發、生產、經營同等重要的位置，加大檔案管理人、財、物的投入力度，切實提升企業檔案數字化管理的地位。檔案管理人員是公司檔案數字化工作的執行者和落實者，直接關系到公司檔案數字化水平，因此在思想上，更要樹立我要為、我能為的理念，高度重視數字化工作，積極將最新的數字技術與檔案信息管理技術相結合，在工作中加以充分利用，體現社會經濟效益，促進檔案整體管理水平提升。

2.增加投入，及時開展數字化工作

以創業環保公司為例，對以下三種操作方式進行分析。

一是自行組織完成數字化工作。

主要優點：成立由公司各部門、各污水廠檔案管理人員或其他人員組成的數字化工作組，提高成員數字化技能;無委外成本。

需配備具有籌劃、協調、熟悉檔案業務、良好組織領導能力的管理人員及能為數字化提供技術支持的技術人員、電腦、掃描儀等設備。

主要缺點：兼職此項工作，用時長;需前期組織數字化基礎知識的技能培訓，產生培訓費;各部門、各污水廠檔案數量不同，如采用各部門、各單位包干的方式，則產生的工作量不同。

二是委托具有相應資質的單位進行數字化工作。

主要優點：具有檔案數字化加工服務經驗，專業;自備數字化設備，公司無須購置;專職，整體工作完成用時短，最大限度加快公司檔案數字化工作的進程。

主要缺點：依賴性強，以后年度根據需要，繼續找委托單位服務的可能性較大。

三是短期雇傭數字化工作人員。

根據完成時間要求及設備配備情況，招聘具有數字化工作經驗的人員到公司，僅負責完成該項工作，待工作結束，合同自動解除。

主要優點：投入成本較少。

主要缺點：須投入更多的管理精力。

鑒于檔案及相關業務中涉及多種影響因素，各公司應結合自身情況酌情選擇。我公司擬采用第二種方式，即采用委外方式開展數字化工作。

3.對委外單位的監管

以委外方式為例，加強公司對其的監管工作。

（1）制定計劃，進行評估。檔案數字化業務工作是一項復雜、系統的工程。合規合法選擇了委外單位后，根據合同內容，檔案管理部門制定工作計劃，對完成時間、進度、人員、質量等提出要求，制定相應工作標準和操作規范，并告知委外單位，達成統一共識。責成專人實時跟進委外單位工作進展，并對其績效進行評估，如遇問題，雙方根據實際情況，協商解決。

（2）成立小組，分級檢查。公司成立紙質檔案數字化監督審核小組，定期或不定期檢查委外公司工作進展情況，及時發現問題，采取措施，迅速解決。檔案管理部門核查檔案數字化掃描質量，包括文件是否齊全、紙張是否一致準確，目錄著錄與電子全文掛接是否完整，并認真做好核查記錄，以便在合同驗收時備查。如果準確率尚未達標，要及時通報，并要求委外單位修正錯誤，確保服務質量。

（3）風險事故，及時規避。電子檔案的風險事故多發生在運行階段，特別是在保存階段，如因文件生成的軟硬件平臺過時被淘汰而使文件無法讀取等，如果事先沒有準備，而等到事故發生才設法挽回，是極為困難的。電子文檔著錄過程中，存在的風險主要有7種，即保存或著錄不準確、不真實、不可讀、不完整、不一致、不可用、不關聯。針對不同的風險，分別做好應對措施，就可規避風險。這7種風險可以通過完善規章制度、建立應急組織、加強人員培訓等措施進行規避。

規章制度類的應對措施，以創業環保公司為例，有《檔案管理系統操作制度》《電子檔案管理制度》《電子檔案分類編號細則》《檔案管理應急預案》《檔案分類方案》《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》《檔案工作崗位責任制》《檔案工作責任追究制度》等。

應急組織類的應對措施，是建立涉及檔案管理部門、信息化管理部門及委外單位三方的風險防范應急小組，明確部門或單位職責及人員分工。檔案管理部門作為牽頭部門負責數字化外包工作。當突發事故來臨時，迅速啟動應急預案。

人員意識或操作類的應對措施，需要結合實際情況，具體分析，可通過加大宣傳、適當提升安全技術、加強培訓、增加指導等方式，對人員類風險因素進行管控。

（4）整體驗收，補充修正。委外公司紙質檔案數字化工作完成后，檔案部門應及時對數字化成果進行系統評估和驗收，組織專業技術人員對數字化原始資料、存儲設備、成果、移動備份介質進行檢查。對照移交表，對實體檔案數量、順序等進行清點、核對，重點檢查檔案是否有損毀、丟失、涂改等情況。對數字化圖像數據進行檢查，主要包括圖像是否清晰完整、是否偏斜、方向是否正確、順序是否連貫。對數據備份進行驗收，檢查硬盤、光盤等所存檔案信息是否能讀取、內容是否正確、有無遺漏、標號種類等信息是否完備。如驗收不合格，由委外公司進行補充修正，驗收合格后方可辦理交接手續。

以委外方式開展紙質檔案數字化工作，為檔案部門提供了便利，但只有加強事前、事中、事后的監督和管理，才能真正提升檔案數字化效率，提高檔案信息化水平。

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