提升檔案管理工作效率的策略討論

王立國

摘?要：檔案是關于一個人經歷的記錄，檔案對個人的影響十分重大。隨著市場經濟的發展，人才和企業實現了雙向選擇，企業在招聘人才的時候除了面試還會去查閱個人的檔案。但是當前的檔案管理工作效率較低，有一部分檔案管理工作人員的素質不夠，給檔案使用者的生活和工作帶來了一定的不便利，需要對檔案管理的工作效率進行提升。

關鍵詞：檔案管理;工作效率;管理素質

從當前來檔案管理工作存在兩方面的缺陷，其一是上面所說的管理人員的素質和技能問題，檔案管理工作人員對此工作的認識不到位，不去主動積極的學習檔案管理策略;其次是文書工作和檔案銜接不到位，一般來說文書和檔案是有關聯的，但是現在是分屬兩個部門管理，兩個部門溝通不到位，影響了檔案管理和文書的銜接。基于這種現實需要對檔案管理工作效率進行提升。

一、提升檔案管理人員的素質和技能

檔案管理人員一定要深刻的認識到自身工作的重要性，要深刻認識到檔案對人們生活和工作的影響，抱著為人民服務的心態去進行檔案管理工作。當前部分檔案管理人員思想覺悟不高，對工作的性質認識不到位，要么認為檔案管理工作十分清閑，畢竟不是每個人時時刻刻都需要查閱檔案;要么就是認為檔案管理工作處理的都是瑣碎小事，不用學什么技能，就是分分撿撿，進行保管就行。這兩種態度都是不正確，這就造成了檔案管理工作人員的工作積極性不高。因此，檔案管理負責人要在業余時間對檔案管理人員進行專業技能培養，聘請具有豐富經驗的行業專家來集中進行授課，逐步提升檔案管理人員的信息化操作水平和檔案管理專業技能，逐步形成一支作風優良、專業素質較強、工作效率較高的文書檔案管理專業隊伍來提升機關內部的文書檔案管理效率。檔案管理的負責人也可以在平時進行監督和抽查，發現工作人員出現了錯誤及時進行糾正，防止出現更大錯誤。當然改變檔案管理工作人員的思想是最為重要的，必須要讓檔案管理人員在思想上認識到這項工作的重要性，從而激發主動學習意識。

二、加強文書工作和檔案管理的銜接

檔案和文書之間既有聯系也區別，在行政機關很多文書都涉及到了行政機關的決策，這就和行政機關的負責人有很大的聯系，如果是重大決策產生較為深遠影響的就可以載入檔案。從目前來看很多地方都是將文書和檔案分屬兩個們來管理，有的文書是由秘書等起草的，因此有一部分文書由秘書或者起草文書的人保管。部門不同就造成了文書和檔案管理之間的隔閡，兩個部門基本上是相互獨立的，二者很少進行溝通。這就要求在當前機關內部文書檔案管理工作開展過程中要注重文書信息的有效搜集，要以加強文件管理效率，提高文書管理質量作為檔案信息處理的核心環節。要逐步完善工作管理流程，通過強化二者的聯系來提升二者的銜接程度，逐步完善管理機制建設，按照規章制度對文件科學進行分類，注重文件信息的管理細節，從根本上保障文件的完整。在實際工作當中也會出現重要文書內容沒有及時收入檔案的情況，造成之后文書丟失或者損失等各種問題，影響了檔案管理，為了避免這種現象的發生就更要加強兩個部門之間的聯系，促進文書和檔案管理的銜接。

三、加強信息化的檔案管理工作

隨著科技的發展，電子文檔逐漸開始代替紙質文檔，在地區進行大規模流傳。電子文檔具有很大的優勢，首先是容量巨大可以節省紙張，其次保管方便，紙質文檔需要存放在柜子當中，占據的空間較大，而電子文檔可以存儲在U盤，網盤當中，不占用大空間，并且不用考慮紙質檔案的防潮和蟲咬的情況，想要尋找檔案也十分快捷，只要找準文件夾就可以快速找到。從長期來看成本也是比較低，值得推廣。但是目前各個地區的檔案信息化管理還不是很完善，首先是基礎設施的不完善，不能實現全面的網絡傳播，也不能保證電子檔案管理的絕對安全。因此在未來的建設當中應該加強對電子檔案的投入，包括資金和技術的投入，從各個方面提高檔案的管理效率。另外也應該積極的培養網絡化電子檔案開發和維護人員，人才投入是第一投入，目前電子檔案存在的最大困難就是人才缺失，無法建立全國統一的電子檔案管理系統，只能實現地區的小規模傳播。檔案管理的負責人也要積極的學習電子檔案的知識，積極與其他地區的檔案管理負責人進行溝通和學習，提高自身的管理技巧，從而提升管理效率。

綜上所述：檔案管理是一項重要的工作，與人們的工作和生活息息相關，當前的檔案管理工作效率較低，存在管理工作人員素質技能不能滿足需求和檔案文書管理脫節的問題。針對這種問題要強化檔案管理工作人員的思想覺悟，提升管理技能;同時還要加強檔案和文書的銜接工作，加強兩個部門的溝通，及時收入重要文書，提高檔案的完整性;最后要積極研究電子檔案的管理模式，提高檔案管理的效率，努力培養電子檔案管理人才，加強人才投入。

參考文獻

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