移動協同辦公在病區物資管理中的應用

陳曉蓉　史紅萍

[摘要] 目的 利用智能手機軟件輔助實現病區物資的移動智能化管理。方法 將病區物資分類整理并制作成Excel工作表，通過智能手機和微信、WPS office手機軟件功能進行工作表編輯、查詢定時提醒、共享、權限設置，以實現病區物資移動智能化管理。結果 通過該應用，病區建立了高效低耗的物資管理制度，物資管理缺陷率明顯下降，實施前后差異有統計學意義（P<0.05）。結論 基于移動協同辦公進行病區物資管理是可行的，獲得院內臨床護士一致認可，具有臨床推廣價值。

[關鍵詞] 智能手機;移動協同辦公;物資管理

[中圖分類號] F251 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）03（c）-0073-03

Application of Mobile Collaborative Office in Ward Material Management

CHEN Xiao-rong， SHI Hong-ping

Chongqing Three Gorges Central Hospital， Chongqing， 404000 China

[Abstract] Objective To use smart phone software to assist the mobile intelligent management of ward materials. Methods The ward materials were sorted and prepared into an Excel worksheet， and the worksheet editing， query timed reminders， sharing， and permission settings were performed through smart phone and WeChat， WPS office mobile phone software functions to achieve intelligent management of ward materials. Results Through this application， the ward has established an efficient and low-consumption material management system， and the defect rate of material management has decreased significantly. The difference before and after implementation is statistically significant（P<0.05）. Conclusion It is feasible to carry out ward material management based on mobile collaborative office， which is unanimously recognized by clinical nurses in the hospital， which has clinical promotion value.

[Key words] Smart phone; Mobile collaborative office;Material management

移動協同辦公是將移動通信元素與互聯網元素有機結合在一起，利用電腦、移動手機等設備作為溝通工具，集協同辦公、信息群發等多項功能為一體，實現信息溝通、資源共享的辦公新模式[1]。微信是騰訊公司的一款通過網絡快速發送文件、文字、圖片、語音等的手機軟件;支持主流的智能操作系統，不同系統間互發暢通。WPS Office手機版是運行于主流操作系統平臺上的辦公軟件，支持DOC/XLS/PPT等23種文件格式;支持查看、創建和編輯各種常用文檔，方便在智能手機使用，滿足用戶隨時隨地辦公的需求。該科將智能手機和微信、WPS Office手機軟件的強大功能聯合應用實現移動協同辦公，對科室物資進行量化、質控、安全、信息化、成本管理，收到良好效果，報道如下。

1? 資料與方法

1.1? 一般資料

針對該科物資2018年9—12月實施移動協同辦公管理前與2019年1—3月實施移動協同辦公管理后在物資管理中的護理質量、工作秩序、物資安全、勞動強度、查詢及取放物品耗時等進行對比。

1.2? 實施方法

1.2.1 整理整頓? 將現有的2個庫房功能分區，具體劃分為衛生耗材庫房和后勤物資庫房;庫房內物資按性質、體積、取用頻繁程度、價值高低分區域存放、固定基數，制作醒目可視化標識;將高值耗材和物品，專柜專鎖專人專管，杜絕物品的丟失。

1.2.2 移動協同辦公管理? ①將庫房柜體統一編號，對整理后的物資制成Excel工作表，將物資的存放地點、存放柜編號、類別、品名、單位、規格型號/產地、入庫價、計價材料銷售價、庫存數量、生產日期/批號、有效期、失效日期、圖片、管理權限等信息由管理員整理錄入。②將物資工作表上傳至科內工作微信群，便于科內每位成員接收、瀏覽、查看物資信息。③利用 WPS office手機軟件快速檢索物品信息：首先將微信群的物資工作表用“其他應用打開”選項中選擇”WPS office”軟件，利用“查找”功能輸入所需物品全稱或關鍵字符，即可快速檢索出物品的相關信息，同時可以點擊放大圖片精準確認物品。④利用“WPS office”軟件中的“編輯”“權限設置” “分享和發送”功能，護士長和總務護士具有對物資工作表隨時或定期更新、修改、發布在工作微信群的權限。通過移動協同辦公，科內的護士都能利用智能手機在最短的時間找到所需的物品信息，改變了傳統的人工尋找、查詢手工臺賬的方式，提高了護理工作效率和護理質量，實現了對病區物資的優質、高效、低耗的管理[2]。

1.2.3 物品效期安全管理? 拓展“WPS office”手機軟件定時提醒功能結合“色標預警制”用于物品效期管理。

設置定時提醒功能：在Excel工作表基礎上，通過“插入函數”功能中的TODAY函數和IF函數的嵌套，形成新的函數表達式而實現。設置物品失效期具體時間可以根據使用頻次、效期、領取規格、價值等圍度任意進行設定;同時可以通過對Excel工作表設置定時提醒欄的修改權限，確保有效期欄、預警提示欄內容不被隨意更改[3]。

色標預警制：設計制作“優先使用、效期? 年? 月日”字樣的紅色標簽、“次優使用、效期? 年? 月? 日”字樣的黃色標簽;根據物品有效期年限、使用頻次、月消耗數量、性質、價值、領用規格限制等對紅、黃兩種標識進行全面、詳細的定義及劃分適用范圍，對近效期物品進行預警提醒，保障物資使用安全。

1.2.4 多方位開展全科護士培訓，擴大使用覆蓋率? 隨著現代信息技術的發展和智能手機的普及，全科護士已經具備“人手一機”的條件，為移動協同辦公在病區物資管理的使用推廣提供優質基礎。科內通過開展專項培訓，編制相關PPT和小視頻、電子使用手冊幫助使用者熟悉界面和操作過程，感受移動信息技術的便捷和規范，從而惠及全科每一位護士的日常工作。

1.2.5 制度化管理? 將具體實施措施和現有的應用成果整理形成明文規章制度，移動協同辦公在病區物資管理的應用納入科內一級常規質控，護士長和質控專員持續追蹤檢查，督促護士養成良好習慣，維護鞏固成果。

1.2.6 效果評價? 評價指標：比較實施移動協同辦公前后病區物資管理的護理質量、工作秩序、物資安全、勞動強度、查詢及取放物品耗時等進行對比。為減少人員對環境熟悉度不同所造成的統計誤差，我們進行取放物品耗時、查詢物品信息耗時數據采集時采用科室物資管理的非責任人和非管理員[4]。

1.3? 統計方法

采用SPSS 22.0統計學軟件處理數據，計量資料以[n（%）]的形式表示，行χ2檢驗;計量資料以（x±s）表示，行t檢驗，P<0.05為差異有統計學意義。

2? 結果

實施移動協同辦公前后病區物資管理相關指標比較，實施后，查調物品信息耗時較實施前縮短，差異有統計學意義，見表1。

3? 討論

實施移動協同辦公前，該科是三甲綜合性醫院下屬婦女兒童專科醫院的急診科，承擔院前急救、院中急救、門診輸液工作，診療項目較多;涉及病區物資種類約400多種，數量高達5 500件左右，成本采用手工臺賬查詢、統計;且科內現有庫房兩間，空間有限，相隔較遠等因素導致物資分類不清、存放不規范;部分物資積壓、重復放置;物資找尋、取放時間長影響護士工作效率;物資過期浪費增加科室成本消耗，存在管理安全隱患。

實施移動協調辦公后，極大縮短了護士查詢、找尋、整理物品的時間，使有限的空間、時間人力資源得到最大的效能釋放;制定物資管理制度，規范護士的行為習慣，在提升護理質量、規范工作秩序、降低勞動強度等方面取得顯著的成效，得到使用者的認可。

利用Excel工作表的定時提醒功能結合“色標預警制”對物品有效期的預警制管理，實現了對物品效期的信息化、目視化管理，避免物品的積壓和過期浪費，降低科室成本，保障醫療護理安全[5]。

經過科內應用過程中不斷反饋和工作表的持續優化、相關軟件功能的拓展，功能性和適用性日益完善增強;并在院內護理持續質量改進項目成果展示比賽中取得優異的成績，目前已被全院多個科室借鑒使用，具有極大臨床推廣價值。

使用移動協同辦公人員需要學習手機軟件的操作，對于一些年齡較大不熟悉軟件操作的護理人員不適宜使用;工作表不能實時更新，需要管理員定期進行維護。

綜上所述，目前市面上的物資管理應用軟件多是針對醫院一級庫房管理，幾乎無針對臨床人員使用的病區二級庫房管理應用軟件。該科將辦公軟件和手機軟件聯合應用所帶來的移動信息化管理經驗，可以進一步探索聯合專業信息技術實驗室開發一款專門針對病區物資管理，集物資出入庫、基本信息、效期管理、實時更新、權限設置、申領配送、條碼識別等多項功能于一體的應用軟件，解決臨床護理人員的實際需要，減輕工作負擔，保障護理質量和安全，為全面推進現代化醫院管理進程奠定良好基礎。

[參考文獻]

[1]? 衡永樂，杜宣寧，沈嶸.基于移動技術的醫院協同辦公系統應用研究[J].中國醫院管理，2016，36（12）：61-62.

[2]? 蘇玉琴，李也菇.6S管理在醫院門診管理中的應用價值[J].醫療裝備，2019，32（4）：54-55.

[3]? 黃馨，楊玉才.Excel定時提醒功能在藥品有效期管理中的應用[J].護理學雜志，2014，29（20）：54-55.

[4]? 李云霞，舒陽.6S管理方法在臨床護理管理中的應用效果觀察[J].中國醫學創新，2017（4）.

[5]? 龍進，闕子文，余立萍.Excel預警在急救藥品有效期管理中的應用[J].中國醫藥指南，2016（30）.

（收稿日期：2019-12-27）

[作者簡介] 陳曉蓉（1981-），女，重慶人，本科，主管護師，研究方向：兒童危急重癥護理。

[通訊作者] 史紅萍（1976-），女，重慶人，本科，副主任護師，研究方向：急診護理，E-mail：811655486@qq.com。