北京安貞醫院OA系統開發中的管理問題與對策

孟繁星　吳興海

[摘要] 隨著信息化的推廣應用，在醫院管理中，OA系統已得到普遍運用。該文以安貞醫院OA 系統開發中的管理問題為例，介紹了OA系統實施的意義，系統結構、功能特點。結合OA 系統開發過程中系統分析等四個階段遇到的管理問題，并提出解決方案，保證開發進度和實際工作需求，提升OA系統的工作使用效率、降低醫院運營成本，促進醫院管理水平的提高。

[關鍵詞] OA系統;系統開發;管理

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）03（c）-0175-03

Management Problems and Countermeasures in the Development of OA System of Beijing Anzhen Hospital

MENG Fan-xing， WU Xing-hai

Beijing Anzhen Hospital， Beijing， 100029 China

[Abstract] With the popularization and application of information technology， OA systems have been widely used in hospital management. This article takes the management problems in the development of OA system in Anzhen Hospital as an example， and introduces the significance of OA system implementation， system structure and functional characteristics. Combining the management problems encountered in the four stages of system analysis during the OA system development process， and proposed solutions to ensure the development progress and actual work requirements， improve the working efficiency of the OA system， reduce hospital operating costs， and promote the improvement of hospital management.

[Key words] OA system; System development; Management

當前，信息網絡化已成為政府機構、各類企事業管理水平的重要衡量標準。隨著我國醫藥衛生體制改革的深化，信息化在醫藥衛生行業領域的作用愈加重要。特別是在大型三甲醫院中，管理部門專業化分工明確，各項工作事務形成了制度化、流程化的模式，同時也對工作效率、溝通方式甚至工作成本等管理方法提出了更高的要求和問題。而辦公自動化系統可以有效解決這些問題。利用計算機網絡和信息技術可以優化辦事流程、降低時間成本，更加有效地利用、探索和共享醫院信息資源，不斷提升醫院管理水平。北京安貞醫院于2018年進行新的OA系統開發，以滿足醫療、行政、后勤、教學、科研等多方面的管理工作。而OA系統開發過程中的問題直接影響OA系統的功能以及使用效果。該文結合OA系統開發工作實際情況，對如何更加準確有效地進行需求調研，滿足該院工作需要，進行系統設計，如何對全院職工進行培訓，系統調試期間保障業務順利開展而進行研究討論。

1? OA系統概述

辦公自動化系統（office automation，OA），采用互聯網技術，將計算機網絡功能和現代化辦公有機結合起來，是一種全新的辦公方式，也是社會經濟發展和信息化的產物，相對傳統的辦公方式具有極大的優勢，節省了人力、物力等各種成本[1]。

OA系統擁有功能特點有移動辦公、審批事項、資源共享，它代替或簡化已有的工作流程，作為提高醫院管理能力的基本信息化技術方法，對于醫院，可以獲得經濟效益和社會效益兩方面的改善。

2? 醫院實施OA系統的意義

2.1? 實施的必要性

大型三甲醫院的管理工作涉及醫療、行政、后勤、教學、科研等多個方面。在醫院日常管理工作中，由于科室眾多、業務繁雜，傳統醫院管理模式的執行緩慢、責任不清的弊端越來越明顯。利用現代化計算機技術和信息網絡技術改善醫院管理模式十分必要。OA系統在醫院的實施可以保證管理工作的制度化、規范化，加速工作運轉，有效提高管理水平。

2.2? 實施的作用

醫院的部門、科室分散在院區內不同的建筑之中，一項審批事務可能會通過本科室領導審批、不同職能部門審核，副院長、院長的審批。辦事人員要往返于不同的辦公地點。部分醫務人員在承擔自身臨床、科研、教學工作的同時還會處理很多行政事項。這也加大了人力、時間成本。OA系統的實施，實現網絡辦公，打破時間、地點的界限，協同工作，辦事人員在科室內通過聯網一臺電腦便可辦理，通過移動終端軟件，即使在外出期間也可處理工作事務，提高了工作效率。

OA系統實現對工作進程的跟蹤、監督和提醒，能及時有效地監控日常工作、業務進度等并且根據業務流程進度，還增設了催辦、督辦和自動提醒的功能，防止工作遺忘、誤辦的情況發生[2]。

2.3? 實施的目的

利用OA系統代替傳統的辦公模式，實現無紙化，可以降低了人力、物力成本以改善經濟效益。系統使用者擁有自己的操作權限，了解各項工作的操作流程，操作體驗透明、科學及規范，提高醫務人員事務性工作的效率，為其本職的醫療工作節約時間。OA系統可以實現信息公開、資源共享，實現人與人之間、科室與科室之間的信息傳遞，增強了工作人員的積極性，提高了醫院的整體凝聚力。

3? OA系統結構及功能分析

3.1? 結構設計

醫院OA系統是利用WEB技術、基于B/S架構設計，在internet上實現數據的交換與傳遞。易用性好，無需使用專門的客戶端，直接使用操作系統自帶的Web瀏覽器登錄門戶使用，易于系統集中維護管理。完善的移動手機端，便捷即時通訊，借助各種運營的無線網絡，可以隨時隨地進行查詢、瀏覽等業務處理。在安全性方面。采用用戶/密碼登錄機制，且密碼采用高強度加密措施。

3.2? 系統功能

醫院開發OA系統主要滿足各職能部門、臨床科室、職工之間的事務性工作、信息傳遞等需求，用戶登錄后進入個人工作臺（主界面）可以在個人辦公、信息管理、綜合業務、協同辦公4大模塊中進行辦公。

3.2.1 系統主界面? 醫院OA系統主界面為個人工作臺，員工進入各功能模塊的平臺。在此頁面上，該院OA系統設計了便捷、人性化的功能，可設有待辦工作、待閱工作、信息、公告、日歷等功能按鈕。讓使用者更加快速、方便地處理、閱讀待辦工作和重要信息。而通知公告、院務公開、醫療管理、辦事指南經驗知識等若干個功能欄讓院內信息得到共享和傳遞。

3.2.2 個人辦公模塊? 該模塊主要為個人工作需要所設計。除了擁有個人工作臺中待辦工作、待閱工作、已辦工作、已閱工作的功能，具有我的申請、個人群組、消息管理、工作委辦日程安排。針對跨部門合作、涉及相同或不同地點多名人員的項目型工作，利用個人群組、消息管理的功能，將涉及的人員設置為群組，能夠快速有效地發布信息、通知，代替了逐一打電話、發信息的低效率溝通方式。而工作委辦能夠系統、清晰地解決，員工因休假、外出工作交接的問題。

3.2.3 信息發布? 該模塊主要為知識、經驗共享所設計。該院不僅具有醫療功能，同時具有科研、教學、國際交流元素。信息發布模塊為醫務人員、科研工作者提供了一個官方開放式的知識經驗共享平臺。OA不僅解決辦公流程化問題，同時也可以為科研交流服務。

3.2.4 綜合業務? 該模塊整合了綜合辦公業務。其中會議申請項，快速、公平有效地處理各部門、科室申請會議室的需求，代替了以往電話預約的方式。每個科室通過登錄OA系統可以清晰地了解會議室預約資源情況，有效避免預約沖突、出現預約后不使用浪費資源的情況。而預約申請中加入會議主題、出席人員、設備需求等內容也是會議服務的工作效率有效提升。

3.2.5 協同辦公? 協同辦公是OA系統最常用的核心功能。解決了醫院職能部門通過網絡工作流轉、高效協同工作的問題。工作流設計主要以自定義表單和自定義流程兩部分組成，系統中提供了豐富的表單控件組成及流程分支、權限等控制[3]。管理員可根據醫院實際自定義工作流程的功能。以該院職能部門分類，根據工作需求特點，包括護士請假、新聞宣傳申請、中層請假、蓋章申請、證件利用申請、員工因私因公出國、耗材應用、各類后勤服務申請等功能。有效地梳理了各項工作流程，更加規范、制度化地辦公。

4? 醫院OA系統開發中面臨的問題與對策

4.1? 在系統分析階段，如何更加準確有效地進行需求調研

在管理信息系統開發中，系統規劃、系統分析、系統設計和系統實施，系統的維護與評價五個階段里，系統分析最為重要，它是根據系統開發計劃所確定的范圍，對現行系統進行詳細調查，描述現行系統的業務流程，指出現行系統的局限性和不足之處，確定新系統的基本目標和邏輯模型，其分析質量影響著系統開發的成敗，系統設計、實施也是在其基礎上開展[4]。該院OA系統開發的分析階段，需求分析工作要調研收集醫院各項管理工作的業務流程。每個職能部門都管理著若干醫院的業務。這些業務流程的特點獨立而相互聯系，在流程上基本需要不同級別領導的審批，有的業務流程還需要流轉兩個以上的職能部門甚至需要回轉、才可完成工作。以往很多組織在管理系統開發的需求調研中，由信息部門單獨到其他職能部門去調研需求，出現調研結果不清，職能部門不配合，工作進展緩慢等經驗問題。該院采取由院長辦公室、信息中心根據自身只能優勢聯合進行需求分析。首先，院長辦公室更熟悉各部門的工作流程、加之自身具有對職能部門統一組織協調的權力，進行收集、確認、整理各職能部門的工作業務流程，匯總至信息中心，再由信息中西進行下一步需求分析，與職能部門就業務流程如何在OA中運用進行系統分析。遇到流程出現職責矛盾或模糊時，及時召開協調會、依據相關醫院工作制度梳理結局。這樣有效地解決了調研需求不清晰，為下一步系統設計、系統實施打好了良好的基礎。同時兩個部門根據自身職能特點加快了系統分析階段的工作效率。

4.2? 在系統設計階段，如何科學、合理地滿足該院工作需要，進行設計

系統設計階段是在系統分析階段提出的邏輯模型的基礎上設計系統的物理模型。解決“如何做”的問題。在設計時要遵循系統性、靈活性、實用性、經濟性、可擴展性等原則。院辦與信息中心就以上幾個原則進行深入分析。首先，系統性要求OA系統要滿足該院各項工作需求，要根據系統分析階段梳理的工作流程進行設計，符合工作流程的正確邏輯。靈活性要求在設計OA系統時，要明確OA服務于醫院的工作，不可為了實施OA系統而開發，需要對提交的需求進行梳理，對不能提高效率或者需要筆記、紙質辦理的業務，不進入OA系統。對簡單的事務性工作流程、以前不需要領導審批的工作，不可增加審批環節。在實用性方面，用戶大多數為臨床工作者，平日臨床工作繁忙，可能還承擔科研、教學任務，也面臨一些業務考核等諸多工作，所以在設計上要盡可能地簡捷、易懂，特別是人性化的操作界面。經濟性原則，信息化建設需要長期投資，要求從硬件、軟件購買，系統功能衍生的費用，如電子簽章等，以及系統實施后維護，都需要大量投資。所以要結合系統設計科學、有選擇地投入。擴展性要求，整個系統不但要適應目前業務、管理的發展需要，更要考慮到未來業務、管理需求發生變化情況下，后續新的信息系統的擴展以及后續調整性系統的擴展。高擴展性是一個應用系統生命力的重要保證，也是保護單位信息化投資的重要保證[5]。該院OA系統中業務流程方面設計了可由用戶根據權限，對現有流程進行添加、縮減審批或者更改路徑的功能。

4.3? 在系統實施階段，如何全面有效地進行培訓

系統實施階段的需要進行計算機等硬件設備的購置、安裝和調試，應用程序的編制和調試，同時進行人員培訓。針對該院職能部門、科室設置及人員構成的情況，如何針對該院部門、科室眾多，人員數量大的特點進行全面、有效的OA系統培訓。該院通過不同方式的信息溝通、召開培訓會、制作發放培訓手冊對各科室進行有效培訓。首先院辦與信息中心首先通過醫院短信平臺通知全院為推廣、培訓職工使用新的OA系統，將召開OA系統培訓會，請各科室設置一名OA聯系人負責參會及科內培訓。針對科室眾多，臨床人員時間不統一的特點，靈活召開了多場OA培訓會，逐步對全院職工進行培訓，并且為OA系統的有效使用建立了OA工作群，讓大家方便提問交流。并且制作了詳細的OA使用手冊，印發給各位OA聯系人參考學習。

4.4? 在系統維護與評價階段如何改正系統錯誤保障業務順利進行

在系統維護與評價階段需要對迎檢、軟件、數據進行維護。對系統的性能進行檢查、測試。在醫院OA系統投入使用的開始階段，可能會發生系統錯誤，而其并未在測試工作中發現。工程師需要對系統進行修改、維護，甚至是一些優化改善性的修改，系統或者其中的某項功能會暫時停止使用。此時，為保證醫院業務正常開展。院辦與信息中心設立了相應應急機制，例如通過微信群提前通知、暫時改為人為操作等方式應對維護中帶來的問題。同時。信息中心也設立了系統問題反饋機制，鼓勵各科室提交意見、建議，不斷完善系統，提高系統評價水平。

5? 總結

該院開發OA系統是信息化建設的重要體現，OA系統的實施不僅可以提高醫院管理的工作效率、降低管理成本，還可以有效減輕了臨床醫務工作者的工作量。OA系統如何能夠滿足醫院的管理要求，有效應用于職能管理部門，被廣大職工接受并熟練使用，就需要在系統開發工作中，明確建設OA系統的開發目標，設計新系統的總體方案。在分析階段，采取行之有效的手段對各職能部門工作流程的調研要準確到位，遇到流程出現矛盾時，要及時溝通解決。在系統設計階段，要遵循分析階段的調研結果，設計模型，還要考慮系統運行后的經濟成本問題，功能擴展問題。根據臨床工作的特點，建立微信群等有效的溝通平臺、分批組織培訓，更有效地在全院推廣系統的使用。在維護評價階段，要通過反饋機制收集用戶的使用意見建議，查找系統問題，不斷完善系統，使其為醫院的管理工作服務。

[參考文獻]

[1]? 黃青菁，徐虹.淺談OA辦公系統在醫院信息化管理中的應用[J].辦數字技術與應用公室業務，2018（4）：56-57.

[2]? 李曉思.淺談OA系統在醫院中的應用[J].數字技術與應用，2017（8）：235-236.

[3]? 李磊.安貞醫院OA系統解決方案手冊[K].2018，34-35.

[4]? 張鵬.OA辦公系統在醫院的應用，醫療裝備[J].2015（7）：79.

[5]? 宿明，呂猛.醫院OA辦公自動化系統的總體架構[J].信息與電腦，2017（4）：103-107.

（收稿日期：2019-12-24）

[課題來源] 北京安貞醫院院長基金項目（2015G02）

[作者簡介] 孟繁星（1985-），男，北京人，本科，衛生管理研究實習員，研究方向：衛生信息管理研究、醫院管理。

[通訊作者] 吳興海（1979-），男，黑龍江哈爾濱人，研究生，助理研究員，研究方向：醫政管理，E-mail：441653382@qq.com。