如何提高辦公室文秘工作質量及水平探討

杜娟

摘要：對于企業發展來說，辦公室是處理眾多事務的重要場所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及，又能保證質量。所以在選擇文秘人員的時候要嚴謹仔細，要熟悉企業的基本業務，熟練掌握電子設備的使用，語言恰當且應急能力強，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點提高文秘質量和水平的有效策略，為企業提供大致的方向。

關鍵詞：提高;辦公室;文秘工作;質量;水平

一、增加辦公室文秘人員數量

眾所周知，企業單位的產業鏈較長，會有各種類型的工作需要整理。企業辦公室文秘工作量大，經常需要加班加點，使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去，這導致了文秘人員數量難以滿足企業辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得企業不得不選擇臨時或兼職的文秘人員進行處理，但是普通文秘人員由于沒有經過培養和訓練，專業能力較差，往往不能很好地完成企業辦公室的大量工作，這給企業的正常運轉帶來了或多或少的阻礙。在培養出優秀專業的文秘之前，企業必須增加文秘人員數量，并合理分配工作任務，以數量來彌補質量的欠缺。比如一個人的工作兩個人來做，特定的文秘人員只做特定部分的工作，緊急情況時在辦公室主任的指導下共同應對。這樣雖然多付了職工薪酬，但辦公室的工作也得到了暫時性的提速，不失為一種有效的方法。

二、構建良好的獎懲制度

對于企業的辦公室工作，為了切實地提升整體工作質量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業內部構建良好的獎懲制度，這也是一項重要的激勵手段。有利于更好地激發所有辦公人員的工作熱情。企業通過健全的獎勵制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念，激發文秘工作人員對自己提出更高的追求，從而自發地提升工作效率。同時，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進工作技能。此外，企業在制定獎懲制度的時候，還要具體根據內部各個工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評估。以確保制度的科學性、有效性、可行性，在推行獎懲制度過程中也要定期進行測評。

三、加強對文秘工作者的技能培訓

辦公室文秘的工作雖然每天都是任務繁重，數量巨大，但是每次的難易程度是不一樣的。那么，不一樣的工作難度就會有不一樣的工作效率。簡單的工作就會效率高，難度高的工作就會效率低，工作人員很難保證每一次的工作效率。因此，需要加強對文秘工作者的技能培訓，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前衛的工作思想是保證工作效率的一個有效手段。高技能的文秘工作者可以為企業或政府機構帶來更高的經濟效益，推動企業或政府機構辦公室文秘的發展。

四、完善辦公室規范條例

通過完善的制度條例對文秘進行行為規范。比如遵循職業道德規范，嚴格要求自身，保證良好的工作態度和職業素養，自覺遵守公司的規章制度;努力提高自身的職業素養和辦事水平;提高辦事效率和質量;服從上級安排，利用自己的專業能力維持企業辦公室工作的有序運轉。培訓和建立制度是對文秘人員專業素養的培養過程，是對辦公室工作質量和水平的有效提升，如果辦公室文秘能夠自覺遵守以上原則性要求，那么辦公室工作質量就會得到有效的提升。

五、激發文秘人員的創新意識

創新是國家、企業獲得發展動力的重要前提。很多人認為我國辦公室文秘工作不具備靈活性，只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實際工作中，文秘工作更需要在思想和行為上獲得創新。從文秘工作的工作性質來看，工作模式顯得十分重要，管理人員需要對文秘工作的工作模式進行反復思索，將工作效率過低的傳統模式剔除，通過激發文秘工作人員的思想創新，使其在實際工作中尋找更簡潔的工作方式，最終實現工作質量和水平的穩定提升。想要提升文秘工作的創新意識，可實施以下兩方面管理措施：第一，管理者可以鼓勵文秘人員在工作中進行大膽創新，以做好本職工作為前提，在辦公室中形成一種創新工作氛圍。例如，在進行通信信息收集時，除了報紙、內部雜質等傳統信息渠道，文秘人員可以對網絡技術進行合理應用，但網絡信息存在很多不真實情況，文秘人員在信息收集時需要逐一進行核實，避免信息的不準確而影響下一步工作的開展。第二，領導者應起到帶頭作用，將工作的前瞻性合理表現出來，利用合理方式將創新理念融入辦公室工作中，從而為其他工作人員帶來啟發。

六、結束語

總之，在文秘工作中，為了改善辦公室文秘人員的工作質量和水平，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎罰制度和人性化管理，增強文秘人員的責任心，不斷增強文秘人員的創新意識，提高文秘人員的工作能力和專業水平，提升文秘人員的工作質量和公司的綜合管理水平。

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