深化設備管理體制改革助力一流學科建設

陳 佳， 趙曉峰

（北京航空航天大學校園規劃建設與資產管理處，北京100191）

0 引 言

學科建設是大學“雙一流”建設的基礎，學科建設的質量關系著高校的學術聲望和行業排名，建設有中國特色世界一流學科的任務迫在眉睫［1-3］。而一流學科的建設離不開設備類物資的保障，需要先進的設備管理體系為學科建設做基礎支撐。現有的設備全生命周期管理體系雖是一種統籌管理、全局優化的先進管理方法，打通了設備管理全生命周期的業務流程，實現了多部門的設備相關數據共享［4-7］。但仍缺少了對標“雙一流”的管理方案和業務服務。

有鑒于此，本文探討了支撐一流學科建設設備管理體制的建設目標、內涵和意義，提出了體制的3 個關鍵要素，即管理制度改革、工作流程優化和技術手段保障，并結合已有的全生命周期的設備管理體制展開深入剖析。

1 支撐一流學科的設備管理體制

支撐一流學科建設的設備管理體制研究有3 個目標：①為一流學科建設服務，增加支撐學科建設的制度和業務，從設備管理角度加強學科層級的資源共享和科研合作；②提升服務和業務的自助和自主水平，為學科層級的多用戶角色構建自助和自主服務；③改進現有設備管理體制，進一步提升設備管理的流程化、信息化和規范化。對照以上目標，圍繞管理制度改進、工作流程優化和技術手段保障展開研究，提出了保障一流學科建設的設備管理體系，并融入已有的設備全生命周期管理體系。

管理制度在設備管理體制的改進過程中具有決定性和根本性的作用［8-10］。支撐一流學科的設備管理制度研究了一流學科相關業務的管理條款、學科相關數據收集管理條款、學科層級的虛擬實驗平臺政策、自助服務相關權責和激勵條款等。其中的虛擬實驗平臺政策是為了促進學科層級的設備小范圍共享和科研合作而專門設置。激勵政策是促進教師們主動打破現有學科壁壘，主動使用和維護虛擬實驗平臺，自覺文明地使用自助服務的關鍵性政策［11］。數據管理政策在現有制度中是缺失的，而在大數據時代，數據的管理、維護、分析、共享應加入設備管理體制，尤其是增加與學科建設相關的數據管理。

為保障新制度能充分發揮作用，新體制采用了流程優化和先進技術保駕護航。業務流程是指為達到特定價值目標而由不同參與者分別或共同完成的一系列活動［12-13］。設備管理新體制中的流程優化重在虛擬實驗平臺、學科層級設備共享的流程設計、學科相關業務的流程改進以及多種類自助服務的流程設計等方面。流程梳理和優化工作中，采用了國際通用的業務流程設計與優化標準（Business Process Modeling Notation 2.0，BPMN 2.0）［14］，確保各管理層級對制度與業務的統一認識和正確執行。

一流的高校管理必須用先進的計算機技術，尤其是其中的信息化技術保駕護航［15-16］。在業務流程優化的基礎上，新體制采用先進的信息化技術手段保障制度與業務流程的規范實施。①將優化后的業務流程轉換為信息系統需求，用信息系統輔助平臺業務的辦理。②設計數據架構和數據分析評價功能。充分考慮學科評價中的分析指標和用戶需求，以輔助“雙一流”建設的科研決策支持為目標。

由此可見，制度是設備管理體制的根本，業務流程保障了實施過程中的業務規范和優化問題，而技術則確保了體系的技術先進性。新體制以管理制度作為體系的依據和基礎，采用國際標準流程建設并優化相關業務，采用先進的技術手段保障管理系統的日常規范管理和數據管理與分析。現對這三個關鍵要素做分析闡述。

2 創新學科相關的設備管理制度

一流學科建設的管理體制創新了一流學科相關業務管理、數據管理、學科相關業務評價及激勵、自助服務相關權責和激勵條款等，改進了一系列現有業務的管理制度條款，包括設備建賬、設備查詢等。

與一流學科建設相關的業務分別包括支持學科管理的新設備業務設計和已有的設備業務改進，都需制定對應的制定條款。新設計的設備業務包括了虛擬實驗平臺、學科資源分析決策等，改進的設備業務包括設備建賬、查詢、共享等。應根據新設計業務的辦理規則、職責權限等制定相應的制度條款，并改進已有業務條款，使之能為學科建設服務。現以虛擬實驗平臺業務為例，虛擬實驗平臺是為教師和科研團隊所創新的學科設備業務，為跨學科的重大課題和項目聯合申請與研究提供已有基礎條件支撐。為了配合虛擬實驗平臺業務，擬定的設備制度包括虛擬實驗平臺的定義、流程、角色、各角色權責條款，平臺建設的備案審核、使用管理、激勵政策等。

數據管理制度重點研究設備數據的學科屬性管理條款，以及學科資源分析和決策支持的相關條款。相關管理條款包括設備數據的學科屬性定義、規范、來源、管理和使用條款，其他部門在設備數據管理與使用過程中的角色和權責。學科資源分析功能專為學科管理部門、“雙一流”建設部門設計，從設備資源角度分析學科建設效率，預測學科建設的趨勢，并為學校的戰略決策做輔助支持。從制度中明確資源分析和支持決策的數據范圍、分析條件、更新頻率等多項條款。

合理的激勵政策能使被管理者主動發起自主服務、維護、評價管理，降低管理成本、提高管理效率。激勵政策應遵循以下原則：①涵蓋并重點激勵虛擬實驗平臺、學科設備共享、自助服務等新建設內容；②激勵范圍應全面，不能僅激勵資金或設備類的物質貢獻，應同時激勵知識、技術和管理相關的貢獻；③將先進的激勵手段引入平臺的日常管理，實現低成本、短周期、自運行的激勵體系。遵循這3 條原則，分類設計具體的激勵政策。而將低成本、短周期、自運行的激勵手段引入設備日常管理，需要依賴信息化的先進手段保障。應在設備日常管理系統中加入業務評價功能、個人信用積累機制，并用相應的制度條款予以約束。

3 優化管理流程

全生命周期管理流程的改進包括兩部分：①加入并設計虛擬實驗平臺業務、學科資源分析等專為學科管理而設的業務活動流程；②在已有流程中改進設備建賬、設備查詢、設備共享等業務的具體流程。流程優化的目標包括3 點：①規范學科層級的共享流程和自助服務流程，促進研究團隊快速高效的合作；②將學科數據管理、評價激勵活動等加入業務流程，使得數據、評價和激勵成為日常工作的一部分；③改進現有的業務流程，使之能為一流學科建設服務。

對照以上范圍和目標，將設備管理全生命周期業務流程圖改進如下，圖1 所示為藍色的活動模塊即為本研究重點改進的流程。

圖1 支持一流學科建設的設備全生命周期管理流程圖

4 加強技術保障

技術保障的工作內容包括信息系統需求規劃、數據架構設計、數據分析及評價功能設計。

（1）通過對信息系統的需求規劃保障制度和流程。其主要工作是將已有的管理制度和業務流程轉化成信息系統的功能設計和數據設計，再做系統的技術選型，實現對設備管理系統中改進部分的需求分析。需求規劃設計的重點和難點包括自助功能、共享流程和用戶評價激勵功能。如自助功能設計時應注意兩點才能確保優化后的流程真正落地：①在信息系統中嵌入先進技術提高自助化程度，減少人工的使用。例如設計微信小程序中的設備自助預約功能、采用人臉識別技術做平臺的身份認證等。②設計系統后臺審批功能，減少前臺面對面的審批。后臺審批功能需要用戶上傳足夠的電子文檔做支撐，可大量減少用戶的往返跑，提高用戶滿意度和管理先進性。

（2）數據架構設計。數據架構設計是技術保障中的重點之一，用于實現數據管理制度中規定的數據定義、管理和維護，尤其是一流學科相關數據。對于一流學科的相關數據，架構設計時應重點關注更新和共享。例如設備的學科屬性數據交互，應架構好數據交互所使用的底層技術、設計好交互的方法、內容和頻率；與相關部門溝通交互的數據字段、類型和交互有關事宜，通過校數據中心簽訂數據交互文件，并由數據中心提供數據交互的空間、工具和安全措施。做到數據定期更新、滿足業務使用、且不增加設備管理系統和業務人員的負擔。

（3）數據分析與評價功能設計。數據分析和評價應與一流大學、一流學科的評價指標相結合，為學科建設相關部門和領導提供數據依據，用于保障對一流學科建設的支持。從設備、實驗平臺的學科歸屬、金額、設備分類、發展效率的角度，預測學科建設中的資源累積、項目建設的趨勢，為一流學科建設提供設備資源角度的動態評價和動態決策支持。

5 結 語

支撐一流學科建設的設備管理體制研究旨在構建“制度—流程—技術”一體化的設備管理架構。以支撐一流學科建設和改進設備管理為出發點，在管理制度、業務流程和技術層面均做了深入研究，三者的改進各有側重又相互配合，整體推進了設備管理的品質。未來的工作會以此研究為綱要，探討并制定多項設備制度條款、詳細分析并優化多項業務的流程，以及技術方面的設計架構和文檔的撰寫。