RPA下H集團FSSC費用報銷設計與實施研究

司宇 王薈晴

摘要：當今社會已經迎來了人機協同、跨界融合、共創(chuàng)分享的智能時代，伴隨著全球企業(yè)數字化轉型的熱潮，RPA（Robotic Processing Automation，機器人流程自動化）技術已經成為助力企業(yè)數字化轉型和發(fā)展最為重要的一項智能技術。隨著德勤財務機器人的問世，為企業(yè)財務共享服務中心業(yè)務流程優(yōu)化與改進提供了一個新的技術思路。現以H集團為例，在分析集團財務共享服務中心費用報銷業(yè)務現狀的基礎上，根據其存在的不足，引入RPA技術，來代替人工進行具有重復性、規(guī)律性且大批量的工作，提升費用報銷流程的運行效率。

關鍵詞：財務共享服務;RPA;資源整合;費用報銷

中圖分類號：F275? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2020）05-0062-02

一、引言

從最早的會計電算化，到上世紀90年代的ERP，再到近年來的財務共享服務，其發(fā)展的核心在于提高企業(yè)財務工作運行效率，而如今RPA（機器人流程自動化）技術的誕生，可以作為進一步提升企業(yè)財務工作運行效率的一種可選擇方案。德勤2018年報告《關鍵時刻——數字化世界的財務》中指出，流程機器人對于財務的影響將愈發(fā)顯著，將會成為新時代的財務工具之一。隨著數字化技術應用的不斷發(fā)展，許多企業(yè)的財務部門在引入新技術提升其運營效率的同時也致力于降低其運營成本、減少員工基礎性工作量，實現企業(yè)運營標準化、智能化。

二、財務共享服務中心費用報銷現狀

H集團是一家集醫(yī)藥制造、貿易、科研于一體的大型企業(yè)集團，是國內最具價值的醫(yī)藥品牌之一。近年來，隨著H集團規(guī)模的不斷擴張，業(yè)務量也逐年提升，致使企業(yè)財務工作中面臨的員工費用報銷業(yè)務量也隨之增加。H集團于2018年建立起了財務共享服務中心，企業(yè)的OA平臺雖實現了移動端和PC端同步使用，信息傳達速度和流程運轉效率都得以大幅提升。但在此過程中，財務人員仍需對報銷的金額、發(fā)票等相關事項真實性、合法性進行審核，財務人員的工作量也隨之增大，給費用報銷部門工作人員帶來了巨大的壓力。

H集團財務共享服務中心的費用報銷流程中包含多個業(yè)務環(huán)節(jié)，如員工報銷申請，報銷單據審批和賬務處理等。然而，將各個模塊進行信息集成不僅需要高額的投資成本，還需要一定的建設周期，費用報銷流程設計藍圖與實際操作還有一定的差距，尤其是費用報銷流程中存在著大量的紙質發(fā)票，影像掃描等技術沒有運用到實際的工作中，沒有達到壓縮人力成本的目的。目前來看，集團財務共享服務中心中仍然存在著許多具有高重復性、批量大的流程環(huán)節(jié)，進一步優(yōu)化解決費用報銷歷程中耗費大量人力的情況，正是下一步運用RPA技術進行設計與實施的關鍵所在。

三、財務共享服務中心費用報銷存在的不足

（一）發(fā)票處理手段落后

目前H集團費用報銷流程中，發(fā)票是唯一的報銷依據，且紙質發(fā)票占大部分。在財務共享模式下，由報銷申請人在報銷系統(tǒng)中進行報銷單據的填寫，通過審核后，再將紙質發(fā)票上傳至影像掃描系統(tǒng)，再由單位領導、財務總監(jiān)進行審批。在此過程中，發(fā)票需要財務人員手工進行查驗;影像系統(tǒng)與財務系統(tǒng)不能直連;報銷的電子發(fā)票不能直接上傳，需要打印出來再通過影像系統(tǒng)掃描。報銷發(fā)票的查驗、錄入財務系統(tǒng)等環(huán)節(jié)都會耗費大量的人力成本，甚至在報銷過程中還會摻雜票據造假、票據損壞以及丟失的現象，大批量且高重復性的工作導致了企業(yè)資源的浪費。

（二）票據審批智能化較弱

票據信息進行相應錄入時往往需要人工事先對票據進行相應整理和分類，財務人員通過影像設備對票據圖像信息進行掃描、上傳，查驗發(fā)票時就不得不采用手工錄入發(fā)票號碼、發(fā)票代碼等相關信息的方式來獲取有用的信息。與此同時，人工操作的方式往往會帶來不可避免的人為錯誤，隨著報銷單據的增加，此工作環(huán)節(jié)中投入的人力與時間成本也相應增加，不僅提高了企業(yè)的運營成本，而且人工的操作速度也難以得到提升。在發(fā)生報銷單據驟增的情況時，公司只能通過增加人工的方式來對票據進行掃描、查驗等工作，人工進行發(fā)票真?zhèn)蔚牟轵灩ぷ鲿r，失誤率難以得到有效控制，導致業(yè)務流程運轉減慢，難以提升工作效率以及服務質量。

（三）費用審核和資金支付無法實現優(yōu)先性排序

集團現階段費用報銷流程中，報銷審核以及付款時沒有進行分流控制，因此，一旦報銷單據驟增，相應財務崗位的工作人員面對大批量的工作，工作的繁多以及效率低下，容易使財務人員產生消極心態(tài)，進而導致員工頻繁離職或申請調崗的現象發(fā)生，造成財務共享服務中心費用報銷部門產生較強的流動性，員工的突然離職以及調崗還會導致工作交接不暢，進一步影響流程運轉效率，有悖于構建財務共享服務中心的初衷。

四、財務共享服務中心費用報銷業(yè)務設計與實施

（一）費用申報

在費用申報流程中，報銷申請人以電子郵件的形式將所需報銷的發(fā)票以附件的形式發(fā)送到企業(yè)費用報銷專屬郵箱以供報銷審核，財務機器人通過票面信息自動篩選出屬于本公司的發(fā)票報銷單據。借用UiPath軟件進行智能化讀取符合標準的未讀報銷郵件，實現系統(tǒng)直接進行自動化的操作，UiPath具體操作流程如下。

通過【Get IMAP Mail Messages】活動來獲取員工報銷發(fā)票，將讀取條件設置為僅讀未讀郵件，用來篩選已讀郵件，防止報銷重復的現象發(fā)生。添加【Build Data Table】活動和【Write Range】活動，以用來記錄發(fā)件人的郵箱信息。添加【For Each】遍歷循環(huán)，其中【Body】序列中的【Save Attachments】用來保存收到的發(fā)票附件，通過【If】條件判斷是否為新的報銷申請人。

（二）自動化獲取并驗證發(fā)票真?zhèn)?/p>

運用OCR影像識別技術，RPA財務機器人通過預先設定好的發(fā)票查驗規(guī)則高度模擬人工完成網上發(fā)票真?zhèn)尾轵灐：蓑炦^后系統(tǒng)會將核驗通過的發(fā)票驗證消息以郵件或者短信的形式發(fā)送至財務部門工作人員。如發(fā)票信息有誤，則返回通知報銷申請人，報銷申請人需重新申報，如此一來，財務工作人員就省去了發(fā)票真?zhèn)蔚牟轵灩ぷ鳎詫崿F發(fā)票管理的自動化，具體流程操作如下。

添加【Start Process】活動，輸入國家稅務總局網址，來登錄網站進行發(fā)票驗真，通過添加【HTTP Request】活動調用百度OCR接口來對需報銷發(fā)票中的發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、發(fā)票日期等驗證時需要輸入的信息。再通過【HTTP Request】活動調用第三方識別驗證碼接口來識別國家增值稅網站中的驗證碼，進行自動驗證發(fā)票真?zhèn)尾僮鳌?/p>

（三）資金結算

運用RPA財務機器人可以達到達到自動化的對比報銷金額的效果，同時建立員工信用等級制度進行報銷分流，對應著不同信用等級的報銷申請人在報銷審批環(huán)節(jié)過程中會出現與其對應的免審、審查、雙審制度，鼓勵員工維護信用，減少報銷申請人的負面情緒，運用UiPath自動對比金額流程如下。

添加【Build Data Table】活動創(chuàng)建數據表，添加【Write Range】活動用來記錄接下來讀取的發(fā)票信息進行比對，添加【For Each】活動，在內置的序列中添加【Export PDF Page As Image】活動，將報銷金額逐條登記添加【If】條件活動，將員工姓名與公司員工名單進行對比，對比成功后，對比報銷金額是否大于報銷標準，超出報銷標準的金額不予報銷，并在最后匯總給公司相關負責人進行登記員工信用程度。

（四）自動化登記憑證

財務部門工作人員在現階段需要根據報銷申請人的發(fā)票等憑證進行相關查驗、審核后手工進行填寫對應憑證。通過RPA財務機器人達以做到自動填寫憑證的功能，具體實施步驟如下。

添加【Build Data Table】活動和【Write Range】活動，通過OCR技術將讀取到的報銷申請人姓名、發(fā)票摘要、借貸方科目、所屬部門、報銷費用類型以及實際報銷金額寫入Excel表中。添加【Start Process】連接企業(yè)財務系統(tǒng)，添加多個【Type Into】活動，來輸入賬號、密碼等相關信息，添加【Click】活動點擊登錄財務系統(tǒng)，添加【Read Range】活動來讀取之前記錄下來的發(fā)票信息。添加多個【Assign】賦值活動，分別將對應記錄的報銷費用類型、借貸方科目以及金額等信息進行生成變量并進行對應賦值，依次添加多個【Type Into】活動和【Send Hotkey】活動來依次填寫憑證信息，信息填寫完畢保存后，添加多個【Write Cell】活動，將生成的憑證號、報銷申請人姓名、摘要、借貸方科目、員工所屬部門、費用類型以及報銷金額寫入一個新的Excel表中，最后添加【Send SMTP Mail Message】活動，以郵件的形式將此表發(fā)送給財務部門相關負責人作為留底。

本研究通過H集團財務共享服務中心費用報銷流程現階段存在的不足，結合RPA技術進行發(fā)票查驗、錄入憑證等環(huán)節(jié)的自動化操作，能夠有效地提升工作效率，增強預算控制，降低人力成本，為財務共享服務中心費用報銷流程進行優(yōu)化提供了一個切實可行的方案。

[責任編輯：王 旸]