基層單位檔案安全保密工作的現狀及對策

考拉

摘 要：基層檔案是各單位在生產和經營中形成的一種有價值的歷史記錄，是重要的隱形資產。原有的歷史檔案全部使用紙質及書寫文字進行記錄，隨著信息網絡技術和信息化的普遍應用，檔案管理也發生了翻天覆地的變化。紙質檔案逐漸由數字化檔案所代替，檔案管理中心也發生根本性質轉移，其安全管理及保密工作也正在發生著質的改變。

關鍵詞：基層單位 檔案安全 保密工作 現狀及對策

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

檔案對于提高整體工作效率和工作質量具有不可忽視的作用。其專業性強，內容龐大，是各基層單位又必不可少的一項綜合性管理工程。檔案管理工作要按照法律法規、內部處理章程等制度執行。要高度重視所有檔案管理工作，做好統籌安排，設置專人專崗，設置責任制度，做到管理和監督同步，管理安全與保密工作齊抓并進，以期實現檔案管理工作的重要角色。

一、檔案工作的重要性和特殊性

各單位檔案的管理涉及到本身生產運營的方方面面，從經濟角度出發來看具有極大的經濟價值，從政治角度分析可以起到維穩社會的重要作用。做好檔案安全和保密工作可以有效的防止個人信息、企業信息、商業信息等各層次的信息泄露，維護正常生產作業環境。如涉及到事業單位和政府機構，檔案管理工作可以防止政治泄密事件的發生，有利于政府機構和事業單位正常有序的開展工作，穩定社會關系等意義。

檔案管理工作的特點比較特殊，其主要表現在保密工作上。一是檔案安全和保密工作是單項負責機制，是因所收藏內容不宜公開，需保密操作管理。二是檔案安全和保密工作對內不對外，主要是指檔案所含部分內容可以在內部進行公開，對外部則需要保密。可根據自身經營性質、管理范圍、條款規定進行規范保存和整理。

二、基層單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作存在重視不夠等問題

在許多單位中存在一種現象，就是從事檔案管理工作的人員沒有經過相關的專業培訓和不具備檔案管理專業水平，部分領導從根本上不重視檔案管理工作。只是簡單的認為其管理就是 將資料歸類整理，然后入庫收存。其中的工作細節和工作著重點沒有完全參悟透徹，工作只停留在表面。這種現象普遍存在，而且根深蒂固，從一定程度上反映了所從事管理工作人員和相關領導對工作的不重視，反映了對基層檔案管理工作的不了解。

2.檔案管理環境不符合規范要

基層檔案室的建設要求是有一定的規范標準的，至少在檔案室中應配備專門用房、檔案用柜、溫濕度測試儀、控制儀、計算機聯網、專用消防設施等設備，同時要具備防火、防潮、防水淹等相關防控措施。而往往有一些基層單位為了降低成本，沒有配備專用的檔案用房，沒有考慮相應的技術規范要求和參照建設標準，甚至更多的檔案用房沒有按照科學布局、安全保密、規格標準來建設。嚴重影響了檔案管理工作的開展，制約了工作的發展，影響了工作的安全性和保密性的監管。

3.信息化檔案管理工作滯后

許多基層單位在現如今科技飛速發展的環境下依然采用傳統的檔案管理操作手段，依然使用紙質的媒體對檔案進行保存、留檔、備案。使檔案工作仍停留在繁雜的整理之中。應將計算機技術完全融合在其中，使用專業技術人員進行高質、高量的完成工作。應從上到下各層面重視，主動探索運用現代化、信息化技術科學的進行檔案管理工作，使檔案的管理水平和價值得到最大的發展。

三、做好檔案安全和保密工作的措施

1.檔案的審查工作要作為重點來抓

為了更好的做好檔案安全和保密工作，要將檔案進行性質的區分，并將檔案審查工作作為重點。從目前情況來看，檔案主要分為普通檔案和保密檔案兩種類別，而且保密檔案也存在保密級別，又可劃分為秘密檔案和絕密檔案。因其根本屬性的不同，在管理中，接收時，要對檔案進行審查，確定檔案保密級別。通過審查和對保密級別的確認，管理中就會采取不同的措施，就會從根本上保證在檔案管理中安全性和保密性的提升。

2.設置專管人員，加強法律約束和制度管理

在基層檔案管理中要設置專門的從業人員進行監管，要對各項管理制度進行完善，制定出對應的制度條款，明確分工，責任到人。這樣的措施實施后，檔案管理工作的責任范圍更加明確，在法律責任的確定方面也更加清晰明了。除此之外，還需要進行監管機制的完善和配合，使監管人員可以更好的發揮職能效應，完善監管基本作用，從而對一系列的檔案管理進行有效的監管，實現管理工作的質量提升。

3.加強信息化建設，實現規范化管理

基層檔案管理應將信息化網絡技術融入其中，因其科學的利用可加強檔案管理的深入開展，是提升整體檔案管理工作的重要舉措，更是信息時代檔案管理發展的趨勢所為。各單位應積極運用網絡終端、云計算、辦公自動化 APP、等先進科技手段，不斷提升檔案管理的專業化、標準化、自動化、和智能化的水平。使整體工作效率得以提升，減少檔案管理工作的壓力，為基層單位的檔案管理工作提供方便助力。

4.檔案管理的環境要求和設施配置要規范達標

因檔案的特性原因，要求管理環境和設施配置整體達標。嚴格按照標準檔案室建設，配置檔案管理設施。從用房的規劃、建設、到所有設施的投入使用，都要嚴格執行所有建設標準。使用中要加強水、火、盜等問題的防御措施，力求安全、實用、便捷，整體的檔案管理規范化工作會更好的提高檔案的利用價值。

5.加強工作人員的業務培訓，強化安全保密知識教育

不斷的進行業務培訓可以提高工作人員整體素質，了解新形勢，掌握現代科技知識。構建以網絡安全為基礎的安全保密平臺，使檔案管理人員向復合型人才轉化。用法必須先守法，強化檔案管理工作人員的安全保密知識教育。通過法制培訓，使基層單位的領導和員工更深刻的認識到檔案工作的重要性。對各項保密義務心中有數，不違法，不犯法，維護好各項安全保密工作。

結語

檔案是國家和社會的重要寶貴資源，歷史發展的今天，檔案安全和保密工作顯得尤為重要。我們應在思想上重視檔案安全保密管理工作，支持檔案基礎設施建設，完善其法律法規和規章制度的制定。加強檔案安全保密工作的領導，強化安全保密知識的教育和業務培訓，更要深層次的對檔案安全技術進行研究和利用，打造出完美的 檔案管理體系。

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