如何做好市政設施技術檔案的自身管理和建設

張令

摘 要：檔案管理是市政設施管理最為基礎的工作之一，其與市政工程順利展開以及竣工評定有著一定的關聯。新形勢下，要想進一步全面確保市政工程的穩定與安全，則必須要從多個方面做起加強市政設施技術檔案管理。本文闡述了市政設施技術檔案自身管理，分析了市政設施檔案的主要作用，并討論了相應的加強措施，以供參考。

關鍵詞：市政設施 技術檔案 管理 建設

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

一、市政設施技術檔案自身管理

為生產生活提供市政工程設施管理維護保障是市政設施維護站的宗旨，主要工作包括基礎設施維護、工程規劃、質量監督等等。根據我國相關文件的規定，市政設施維護管理部門應當及時地將年度工程所涉及到的技術資料整合并分類，提交到上級部門進行審查。第一要務需要檢查技術資料的完整性以及全面性;第二要務需要檢查資料內容的真實性以及規范性;第三要務則是在確保技術資料以及市政工程都無誤的情況下，繼續展開接收工作。隨著社會經濟的飛速發展，大量現代技術的涌現使技術檔案管理工作模式發生了明顯的變化，如今大多單位不僅要求紙質化資料的完整性，而且要求相關人員備份并上交電子版技術資料，在此基礎上實現綜合管理，避免出現紙質資料丟失導致審查不通過等問題。另外，電子檔案可大大節省翻閱時間，為審查工作提供便利。

相關人員根據工程項目進行資料分類、編號、整理，形成完整的技術檔案庫。之后，設置總目錄以及分目錄，增加相應的檢索卡，便于后期再次翻閱。市政設施維護站每年都需要對區域內各種市政設施的使用情況展開全面地統計，并及時完成清理養護和設施更新任務，最終確定年度設施量。

二、市政設施檔案的主要作用

隨著城市化進程的不斷加快，市政設施維護已然成為保障居民日常生活的主要工作之一。現如今，城市地下網管尤為錯綜復雜，在展開市政工作的過程中可能會出現挖漏管線此類問題，歸根結底造成這些問題的主要因素在于未能全面分析市政設施檔案。要想保障市政工程質量，則應當充分把握實際情況，盡可能地從根源上降低事故發生率。從本質上分析，市政設施檔案的主要作用有：第一，為管理層做出正確決策提供準確且真實的數據信息;第二，為市政維護運轉正常、設施完好等提供便利條件;第三，為全面展開地下網管普查工作創造有利條件，逐漸形成完整的框架;第四，為政治城市環境提供資料支持，大大提高工作質量;第五，為防汛工作順利且高效展開提供資料支持，確保市政設施可在汛期充分發揮作用。

三、加強市政設施技術檔案建設的有效措施

1.科學編寫設施技術資料

為了優化技術檔案管理，近些年市政設施維護站結合實際需求制定了相應條例和實施細則，在此基礎上調整管理模式，更為高效地整合技術資料。新形勢下，各種新型管理理念的涌現，為技術檔案管理模式的創新提供了更多可能。首先，相關人員可在現有檔案的基礎上進行基礎編寫，把握設施技術資料的共同特點，科學劃分相應的范圍，有效降低紙質檔案的查閱次數，增加其實際使用壽命，為審查提供更多便利。其次，通過分析可發現目前基礎資料編寫仍舊存在明顯缺陷之處，未能有效構建統一整體，難以在統一資料內直接地反映出某一工程、某一道路的全部情況。因此，目前需要從設施使用情況、道路各項實際數據、管徑走向等多個角度出發，提高技術資料的廣泛性以及全面性，進而確保后期檔案建設工作的順利完成。

2.建立健全資料管理制度

相對來說，市政設施檔案具有數量龐大、分類繁多、查閱較為頻繁的特點，若是未能加強制度建設，則必然會極易發生技術檔案缺失、丟失等問題，為市政設施維護單位造成不必要的麻煩。新形勢下，應當立足于根本，建立健全市政設施技術檔案管理制度，對各項資料展開綜合且有序的管理，并盡可能查閱電子檔案，避免出現一系類問題。若是要將技術檔案外用，必須經過一定的審批，并要求在規定時間內及時歸還。查閱技術檔案時，使用人需要在相應的表格上如實填寫個人信息以及檔案編號，并明確查閱的目的。除此以外，為了進一步全面保障市政設施檔案的安全與穩定，必要時可以增設“押金保障”制度，即要求查閱人事先交押金進行擔保，后續按時歸還檔案且檔案無誤，即可歸還押金。

3.重視技術檔案庫房管理

庫房是市政設施維護站存放紙質化檔案的地方，其內部環境的優劣對檔案管理有著必然的影響。新形勢下，相關人員必須要重視庫房管理，結合實際情況，實現環境優化與完善，從根本上提高技術檔案的使用壽命，同時加強檔案保護。首先，需要根據檔案使用情況科學調整庫房內的溫濕度，確保溫濕度適宜，避免出現蟲害問題，影響檔案存放質量。其次，庫房人員需要定期展開通風工作，避免發生過于潮濕減少檔案使用壽命等問題。同時，還應及時檢查，噴灑藥物，防止有害生物啃咬檔案。最后，實現綜合管理，并對進入庫房調出檔案的人員例行檢查。

4.實現信息化技術檔案管理

信息化時代背景下，要想加強技術檔案建設，則必須將各種現代技術應用至檔案管理工作當中，實現信息化、微機化管理。以往市政單位檔案管理以手工記錄、手工整理為主，這樣的模式可有效確保工作質量，但難以滿足效率要求。現如今，相關人員應充分掌握現代信息技術，科學應用相應的檔案管理軟件，將現有技術檔案全部掃描備份在數據庫內。在整合檔案的過程中，需要結合實際需求劃分總目錄以及分目錄，便于后期查閱與審查。因市政設施維護站技術檔案尤為繁多，故切勿急于求成，應當在保證質量的同時有效提高效率，循序漸進地完善檔案微機化管理工程，提高檔案管理的綜合價值。

結語

綜上所述，新時下加強市政設施技術檔案建設對確保市政工程的安全穩定有著極為重要的意義。因此，現階段相關人員應當充分把握技術檔案自身管理以及其主要作用，并從科學編寫技術設施資料、建立健全資料管理制度、重視技術檔案庫房管理、實現信息化技術檔案管理等多個方面做起，探索行之有效的加強措施，優化技術檔案管理建設，從而進一步提高工作質量與效率。

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