推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化探析

劉冉冉

摘 要：檔案管理工作的開展對于整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展有著重大影響以及重要意義，其不僅正面體現(xiàn)著領(lǐng)導(dǎo)的管理能力，而且會(huì)直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)展和運(yùn)行。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員必須堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理原則，不斷深化落實(shí)信息化手段與自身檔案管理事宜的融合，提升信息檔案管理的現(xiàn)代化水平。基于此，筆者依照自己多年的工作心得寫下本文，將從多維度闡述機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的途徑，希望對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的良性發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號(hào)：D630.1;G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）05-00-01

引言

近些年來，各大機(jī)關(guān)事業(yè)單位紛紛就檔案管理工作展開無紙化、電子化改革。但是，受到技術(shù)因素和管理水平的限制，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位還仍舊存在管理滯后、科學(xué)化水平低等實(shí)質(zhì)性問題，導(dǎo)致檔案管理僅能算是差強(qiáng)人意。隨著信息量的激增，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作難度將會(huì)進(jìn)一步增加。因此，相關(guān)工作人員必須想方設(shè)法，早日推行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展注入競爭力。

一、提高標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理意識(shí)

各單位在進(jìn)行檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的規(guī)劃時(shí)，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的制定是基準(zhǔn)點(diǎn)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的相應(yīng)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該加大對新時(shí)期的管理工作的認(rèn)知，不要把這項(xiàng)工作看作是一個(gè)簡單的工具的角色，而應(yīng)該把這作為一項(xiàng)藝術(shù)。客觀來說，檔案管理人員應(yīng)該在大量的工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，合理利用已有的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)對檔案服務(wù)材料進(jìn)行健全完善。尤其是在提取和應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)信息的過程中，相關(guān)檔案管理人員可以適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，提高電子化建設(shè)意識(shí)，同時(shí)還要盡可能保證檔案服務(wù)的價(jià)值能夠被充分發(fā)揮。因此，這也就要求檔案管理人員以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的責(zé)任意識(shí)找準(zhǔn)檔案管理的目標(biāo)位置，以嫻熟牢靠的技術(shù)對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)查詢，確保檔案管理工作的各方面效率得以滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行需求，保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長足進(jìn)步。

二、健全規(guī)范化檔案管理體系

檔案管理工作的質(zhì)量和效率直接關(guān)乎著機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)事物的運(yùn)行效率，間接影響廣大人民群眾的切身利益。是以，相關(guān)工作人員應(yīng)該早日將規(guī)范化檔案管理體系的構(gòu)建提上日程，打造可以支持檔案管理人員高效率展開相應(yīng)工作的檔案管理系統(tǒng)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該組織檔案管理的一線人員集中學(xué)習(xí)行業(yè)的相關(guān)要求準(zhǔn)則以及先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對每一名工作人員的職責(zé)分工進(jìn)行精細(xì)化管理，早日達(dá)成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，提高檔案管理的有效性和安全性。由于規(guī)范化檔案管理體系的構(gòu)建需要用到先進(jìn)的信息技術(shù)，因而機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層人員可以酌情而定，適當(dāng)提升對檔案信息管理系統(tǒng)的資金支持力度，盡可能壓縮健全規(guī)范化檔案管理體系的周期。除此以外，這項(xiàng)工作還講求實(shí)效性和動(dòng)態(tài)性，因此，相關(guān)工作人員可以結(jié)合實(shí)際情況采用大數(shù)據(jù)技術(shù)來篩選檔案信息，為規(guī)范化的檔案管理體系賦予動(dòng)態(tài)化監(jiān)測職能，實(shí)現(xiàn)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案的全面掌握。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該針對人員的崗位職責(zé)制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?zé)任追究制度，確保檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案管理工作開展的各項(xiàng)細(xì)節(jié)能夠得到有效落實(shí)，避免在推動(dòng)其規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程的過程中出現(xiàn)推卸責(zé)任的問題，提升部門人員的責(zé)任心。

三、升級(jí)現(xiàn)代化檔案管理模式

近些年來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作任務(wù)愈加繁重，在工作過程中應(yīng)用到數(shù)據(jù)信息的頻率愈加頻繁，多項(xiàng)工作的實(shí)施中都可能涉及到對檔案數(shù)據(jù)的分析和研究。面對全新的工作發(fā)展態(tài)勢，以往的紙質(zhì)檔案管理方式顯然難以達(dá)到機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的新需要。因此，檔案管理工作人員應(yīng)該協(xié)同專業(yè)技術(shù)人員創(chuàng)新檔案管理模式，來提升檔案管理效率。在實(shí)際的工作過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案不僅數(shù)量上繁多，種類上也令人眼花繚亂，所以，只有借助先進(jìn)的工作模式，工作人員在開展相應(yīng)工作的過程中才能有章可循、有據(jù)可依。比如說，檔案管理人員日常必備的檔案維護(hù)工作就使保證病毒查殺、數(shù)字化掃描等各個(gè)環(huán)節(jié)都落實(shí)到位，切實(shí)保障各類檔案的安全性和保密性。尤其是在對一些十分重要的檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，必須要對其進(jìn)行備份。所以說，檔案管理部門的人員必須嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位章程的具體要求，一絲不茍的做好各項(xiàng)檔案查詢與管理工作，在不斷的探究摸索中，逐漸形成全新的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化檔案管理模式。

四、完善信息化檔案管理流程

在推動(dòng)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程中，相關(guān)人員必須將信息化管理理念和信息化技術(shù)滲透到整個(gè)管理流程中。首先，在案卷普查階段，檔案管理人員應(yīng)該有一雙火眼金睛，定期清理價(jià)值不高、制作粗糙的檔案，避免資源的浪費(fèi)。同時(shí)，對于價(jià)值較高、對事業(yè)發(fā)展具有重要意義的檔案要進(jìn)行強(qiáng)化管理，并對不同部門、不同性質(zhì)、不同種類的檔案進(jìn)行分類整理，提高檔案管理的實(shí)效性。其次，檔案管理涉及到重組檔案的環(huán)節(jié)。因此，檔案管理人員應(yīng)該借助大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而后對檔案加以重新組合。尤其是對于一些缺乏目錄和頁碼的檔案，檔案管理人員更要高度重視，確保檔案在重組之后完全符合國家和相關(guān)部門的要求標(biāo)準(zhǔn)，并大范圍地解放檔案室的場地。最后，由于各大機(jī)關(guān)事業(yè)單位正在不斷推動(dòng)紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的進(jìn)程，因而檔案管理人員應(yīng)該對檔案的分類號(hào)進(jìn)行重新編碼管理，提高計(jì)算機(jī)檢索識(shí)別的精確度。除此以外，對檔案的精準(zhǔn)分類將會(huì)大幅度提升計(jì)算機(jī)的檢索效率，相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該著重檢查檔案的前后標(biāo)引是否一致，對不合理的部分進(jìn)行及時(shí)修正。

結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的改革正處于進(jìn)行時(shí)，在改革的關(guān)鍵時(shí)期，檔案管理人員必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的大方向，加大信息化技術(shù)在該項(xiàng)工作中的使用力度，制定更加科學(xué)有效的管理模式和管理體系，確保檔案管理工作能滿足實(shí)際需求。

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