高職院校學生資助檔案管理優化建議

盧清 龍萍

【摘 要】學生資助檔案是在各項資助工作過程中，對家庭經濟困難學生進行扶貧助困的各種形式的歷史記錄，學生資助檔案體現了黨和國家對貧困學子的關心，是國家改善民生、建成小康社會、構建和諧社會的有力見證，具有重要的參考價值和可靠的憑證作用。隨著受助人數的增多，高職院校資助檔案管理呈現資助類型多樣、內容復雜、數量劇增等特點，本文從資助檔案管理的現狀、職責、原則、存在問題進行分析，進一步改進檔案管理方法，提出了優化管理方法的建議。

【關鍵詞】學生資助;檔案管理;優化建議

學生資助是一項利民惠民工程，是幫助貧困學生順利完成學業、成長成才的有力舉措。黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央高度重視貧困家庭子女的受教育問題，隨著我國學生資助制度不斷健全、資助范圍的擴寬，資助資金投入力度加大、資助工作內涵加深，迫切要求學生資助檔案管理要緊跟步伐，與時俱進，更加科學、規范地做好檔案管理工作。

一、學生資助管理中心檔案管理現狀

高職院校受資助學生數量較大，資助檔案管理存在資助項目多樣、內容復雜、數量劇增等問題，需要及時改進和優化檔案管理方法，提高工作效率，更好地推進資助工作順利開展，用好管好資助檔案，服務貧困學生，服務社會。

二、學生資助檔案管理的職責

學生資助檔案管理的職責是負責檔案的收集、分類、整理、裝訂、歸檔、保管、移交等工作，將學生資助工作過程中形成的，能夠客觀地反映各項資助和助困育人的歷史記錄完整保留下來，對學校、上級相關部門、社會、國家具有保留和參考價值，也是是職業院校落實各項國家資助政策的重要憑證。

三、學生資助檔案管理原則

（一）邊收集邊整理，集中收集原則

按照資助項目進度，完成資料收集，要求資料準確、齊全、真實、規范，于每個資助項目結束后、學期期末前整理完畢。

（二）分類存放原則

按學年度、學習類型、資助項目進行分類整理，檢查各級各類資助資料的完整性和準確性，確保學生在受助過程中的每一環節都有依據可尋。檔案膠裝后，按照各類資料規范排列，按學期順序裝入專用檔案柜，并在檔案柜上進行編碼標識。

（三）保密原則

檔案管理人員對資助檔案有保密的義務，應樹立保密意識，不得隨意將紙質和電子資料泄露給其他無關人員;涉及學生個人信息的資料，未經同意，不得復印、摘抄，不得擅自擴大傳達、閱讀范圍;檔案查閱涉及學生個人信息等保密資料的，與工作無關的人員不允許隨便查閱。

四、學生資助檔案存在的問題

（一）檔案管理不規范，高職院校大多未制定關于學生資助檔案管理的制度，導致檔案管理缺乏章程，在檔案管理過程中難以保證規范性。

（二）高職院校資助檔案管理呈現資助項目種類多樣、內容復雜、數量劇增等特點，加大對檔案管理的難度，容易出現錯誤分類、資料不全等問題。

五、學生資助檔案管理優化建議

（一）建立和完善資助檔案管理制度和辦法、在辦法中明確規定檔案管理的部門、職責、歸檔范圍、查閱、移交等內容，學生資助檔案要在相應的制度辦法下進行科學化、規范化的歸檔和管理。

（二）建立資助檔案管理的歸檔指引、完善分類方法、創新整理方法，在歸檔標準下進行資料的整理和分類，使檔案管理更加清晰和規范。

1.建立合理的歸檔指引

高職院校的各項資助以國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金、國家助學貸款、教育精準扶貧、中職（技）免學費、中職（技）國家助學金為資助主體，以校內獎助學金為重要支撐，以勤工助學、學費減免為輔助手段的多種形式有機結合的高校家庭經濟困難學生資助政策體系，學生資助檔案管理根據學校資助政策體系，建立合理的歸檔指引，指導資助檔案合理、規范、有效地進行歸檔。

2.完善資助檔案分類方法

（1）三級評議分類法：按照評審程序，根據班級、二級學院、校級三級評議和評審流程來進行分類，分為班級評議資料、二級學院評審資料、校級審定發放資料。

（2）學習類型分類法：按照學生學習類型進行分類，可分為高職類、中職類、中技類資助資料。

（3）資助項目分類法：按照資助項目的不同進行分類，分為免學費、助學金、獎學金、困難補助金、勤工助學、助學貸款等項目資助資料。

（4）資助途徑分類法：按照資助途徑的不同分為國家資助、校內資助、社會捐助進行分類，體現了多渠道資助扶困的政策。

（5）資助目的分類法：按照資助目的，分為助學助困、資助育人資料。

3.創新檔案整理方法

（1）評審過程整理法：檔案在整理過程中要按照資助評審程序來進行整理，體現評審過程：接收國家、省、市資助通知、部門通知→資金下達文件→班級評議資料→二級學院評審資料→校級審定資料→學生簽字確認→銀行發放流水明細。

（2）部門聯動整理法：檔案管理員在整理資料時需要協調各系資助負責人、本部門資助管理員、財務部門資金發放管理員、銀行等多家部門和單位，才能完成資助評審及發放資料的整理和歸檔，任何一個環節的滯后與脫節，將會影響檔案的整理的完整性、正確性，影響檔案整理歸檔的效率。

六、結束語

學生資助檔案記錄著學校貧困學生的受助痕跡，在遵循檔案管理的原則基礎上，更新觀念，創新和優化管理方法，善于反思，總結好的經驗和做法，探索適合高職院校特色的資助檔案管理模式，充分發揮檔案憑證與參考、橋梁與紐帶等作用，助推資助工作的順利開展，服務貧困學生、國家和社會。

參考文獻：

[1]曾范紅. 高職院校檔案管理中存在的問題分析及對策研究[J]. 財富時代.2020（04）.

[2]張海蛟，付軼.高校學生資助檔案管理的優化路徑探討.新校園（上旬刊）.2017（07）

作者簡介：

盧清（1987-8），女（漢族），貴州安順人，大學本科，任職于安順職業技術學院，助教，主要研究方向：電子商務 檔案管理。

龍萍（1984-9）女 苗族 貴州省安順市西秀區，助理館員，本科生，方向：檔案管理。

（作者單位：安順職業技術學院）