淺談在建項目檔案管理工作的提升

史美偉

摘 要：隨著城市化建設的加快，工程項目建設在管理、建設等方面發生了一系列的變化，對工程檔案的收集、管理提出了新的要求，而檔案管理工作也隨之出現了很多新情況、新問題，企業和單位對檔案管理正越來越關注。尤其是在建項目檔案的完整準確度，對企業單位后續使用將產生一定的影響，如何充分發揮檔案管理對企業單位管理工作的支撐推進作用，成為當前在建工程管理工作的當務之急，需要重點關注在建項目檔案管理工作水平的提升。

關鍵詞：項目建設;檔案管理

一、在建項目檔案管理工作內容

在建項目檔案管理的主要內容是整理完善保存項目檔案、城建檔案等，記錄項目建設過程，保存建設數據等，以供項目工程建成后正常使用。

眾所周知，工程項目從立項、審批、開工建設到工程竣工，需要經歷經歷較長時間，在此期間會形成大量的有價值的資料，這些資料將全面反映項目的情況。因此，只有做好這些資料的收集、整理、歸檔，才能將項目建設整體情況保存記錄下來，同時對項目施工過程管理和竣工投產后的正常生產組織維護，也具有十分重要的意義。

二、項目建設檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視程度不夠

在建設項目實施過程中比較重視項目施工進度，但對項目施工過程中的檔案管理重視程度很不夠。項目建設初期，大部分單位都會將工作重心放到施工建設上去，一般會首先成立項目部，項目部又下設很多職能部門，但很少會設立檔案管理的相關職能部門。而實際在項目建設過程中會形成很多的文件材料，如果沒有足夠的重視，沒有成立檔案管理機構的話，等到項目建成、竣工驗收時，需要對檔案資料進行驗收，才開始整理，這時前期很多的資料，有可能丟失，或收集不全。

（二）檔案管理制度規范不健全

國家在檔案管理方面很是重視，出臺了很多的規范性文件，例如：國家性檔案管理規范性文件，DA/T28-2018《建設項目檔案管理規范》;GB/T50328-2014《建設工程文件歸檔規范》等。這些規范性文件中規定了一般建設項目檔案整理的規則和歸檔范圍，但是這些規范并不一定與各單位或建設項目的資料收集和管理完全符合，需要單位負責人和檔案管理人員根據規范性文件制定適合本單位和本項目管理的規范性制度文件和操作細則。尤其是由于大型項目建設初期，籌劃組織人員少，人員分工不固定，機構臨時，在檔案管理規章制度的建設方面欠缺，不能很好的制定出適合本單位和本項目管理的文件。

（三）項目檔案管理人員缺乏

由于項目建設初期，人員組成復雜，且項目管理人員大部分是項目建設人員，對施工管理比較專業，但對檔案管理不熟悉，缺乏對項目管理和檔案管理都熟悉的檔案管理人員，無法進行系統的整理和歸類，而且檔案管理人員的頻繁變動會使的檔案在整理、收集很難做到一致。比如，技術人員如果不懂得檔案管理，他就不知道檔案的歸檔范圍、整理規范等，就無法確保第一手資料的保存;而檔案管理人員如果不懂項目建設管理，就不知道怎么樣收集資料和該收集哪些資料，哪些資料需要整理、歸檔，哪些不需要整理、歸檔。

三、從“三早”入手，提高檔案管理質量

（一）管理早重視，檔案管理工作籌劃在前

項目檔案形成后，可以作為項目審計、審查備案查詢依據，更是為事故追溯提供了依據。這里舉一個現實例子：哈爾濱陽明灘大橋，位于哈爾濱西部松花江干流上，因主橋穿越松花江陽明灘島而得名，工程于2009年12月5日開工建設，2011年11月6日建成通車，2012年8月24日早晨，哈爾濱陽明灘大橋發生垮塌事故，造成3人死亡5人受傷，事故發生后7人專家立即展開調查，施工材料進行檢驗檢測和鑒定，并對工程設計、質量檢查、日常管理等方面進行調查取證、期間調查取證105人次，調取相關資料297份，經調查建設單位、施工單位、監理單位原始資料齊全完成，真實有效，調查結論：橋梁質量檢驗符合要求，使得所有參建單位沒有一個受到處罰。從上面的事例中，我們可以看到完整檔案管理對項目工程的重要性。因此，項目檔案管理必須在項目籌劃建設階段就要列入單位管理重要事項，并且指定專門的檔案管理人員和明確檔案管理的分管領導，并明確其各自的職責，從上到下提高單位全員對檔案管理的重視，并形成與項目建設同步的績效考核機制。

（二）制度早制定，檔案管理工作規范在前

雖然國家在檔案建設中出臺了的規范性文件，但單位在做好國家規范文件的學習和落實的同時，要結合單位實際情況，在項目建設初期，就要建立相關的檔案管理機構，組織專人制定適合本單位和項目的檔案管理的規范化文件，并形成制度，嚴格落實。著重從以下兩方面入手：一方面要制定監督管理制度，定期對施工單位和監理單位的前期材料進行監督檢查，發現問題，及時修改，缺少資料，及時補全，確保最后形成資料的完整性;另一方面要制定統一的歸檔范圍，根據項目進展，收集相應的資料，使得收集的過程資料完整，不要缺失。

（三）人員早培訓，檔案管理工作夯基在前

本單位檔案管理人員對項目是否熟悉，將直接決定檔案管理的質量，因此，在項目開工之前對檔案管理人員進行必要的培訓，并且要早要深。在平常可以參加國家檔案管理部門定期舉辦的檔案管理人員的培訓，也可以跟其他檔案管理人員學習，多學習規范性的文件，通過學習掌握項目檔案知識，如何分類，如何歸檔，如何整理，如何編碼。對于一些施工復雜的大項目，要及時開展該項目的專業培訓。

結束語：

在建項目檔案管理工作應該作為一項重要工作對待，貫穿項目建設始終。在項目建設前期，應對工程建設資料及時進行收集，形成早抓;項目建設中后期，檔案管理人員參加項目建設例會，及時了解工程建設的進度及環節，是處于立項手續的辦理階段，招投標階段和施工過程，還是竣工驗收階段，這樣才能確保檔案管理接收及整理工作的全面性和及時性，確保項目檔案的完整性。