醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理分析探討

呂濤

摘 要：工程檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，對于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展有著極為重要的作用，也是醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。以云南省曲靖市中醫(yī)醫(yī)院異地新建項(xiàng)目為例，結(jié)合我國醫(yī)院工程項(xiàng)目的建設(shè)情況來看，此類型工程項(xiàng)目普遍具有工期長、規(guī)模大、工藝復(fù)雜、資金投入大等特點(diǎn)，涉及醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理內(nèi)容較多。本文主要內(nèi)容研究了醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理工作，希望能為我國醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;工程

在醫(yī)院工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案管理工作是工程項(xiàng)目建設(shè)的重要內(nèi)容，維護(hù)醫(yī)院工程檔案的完整性有助于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的發(fā)展。但是結(jié)合當(dāng)前我國醫(yī)院工程檔案管理工作的開展情況來看，目前很多醫(yī)院還未構(gòu)建一個(gè)完整的檔案管理體系，導(dǎo)致檔案管理工作無章可循，再加上部分醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高，這些因素都為醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理工作的順利開展帶來阻礙。以云南省曲靖市中醫(yī)醫(yī)院異地新建項(xiàng)目為例，項(xiàng)目占地150畝，一期建設(shè)面積18.85萬平方米（地上建筑13.65萬平方米，地下室建筑5.19萬平方米），估算總投資9.95億元，編制床位1100張。建設(shè)內(nèi)容主要是醫(yī)療綜合樓、制劑樓和中藥制劑研發(fā)中心、全科醫(yī)生臨床培養(yǎng)基地及倒班宿舍和醫(yī)院配套設(shè)施。

一、開展檔案管理工作的重要性

醫(yī)院工程建設(shè)檔案管理工作實(shí)際上就是根據(jù)工程項(xiàng)目的管理規(guī)定，對工程建設(shè)活動進(jìn)行記錄，其中會涉及到圖片、影像資料、文字等相關(guān)材料。醫(yī)院工程建設(shè)檔案材料的積累對于工程項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量有著十分重要的影響，也是工程項(xiàng)目建設(shè)活動完成之后的交付條件。此外，工程檔案還能夠?yàn)楹笃诠こ添?xiàng)目改建、維護(hù)提供強(qiáng)有力的信息支持。結(jié)合當(dāng)前我國醫(yī)院工程檔案管理工作的開展情況來看，不少施工單位不能對檔案管理工作引起重視，導(dǎo)致工程檔案管理工作不能高質(zhì)量開展，為醫(yī)院工程項(xiàng)目后期運(yùn)行帶來影響[1]。

二、開展醫(yī)院工程建設(shè)檔案管理工作的相關(guān)對策

（一）建立科學(xué)合理的工程檔案管理體系

要有序開展醫(yī)院工程檔案管理工作，首先，需要結(jié)合工程建設(shè)情況構(gòu)建完善的檔案管理體系，分配專業(yè)的工作人員成立獨(dú)立的檔案管理部門，這是開展工程檔案管理工作的必要條件。在此過程中，建設(shè)單位和施工單位需要從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，還要在合同條款中簽訂相關(guān)檔案管理?xiàng)l款，以便檔案管理工作能夠在開展過程中有章可循，在此過程中要嚴(yán)格按照我國出臺的有關(guān)檔案法律，有效落實(shí)檔案管理工作。

（二）做好施工階段的檔案收集工作

施工前期的檔案收集工作是檔案管理工作有序開展的前提，管理人員需要將已經(jīng)完成的記錄材料進(jìn)行收集整理。在工程項(xiàng)目中期施工階段需要將已經(jīng)分單元的檔案進(jìn)行收集整理，方便管理人員對檔案進(jìn)行歸類審查，分類處理也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的不足，進(jìn)而及時(shí)補(bǔ)救。在后期施工階段，驗(yàn)收工程項(xiàng)目時(shí)需要對檔案管理工作一同驗(yàn)收，以便能夠?qū)n案管理工作存在的問題及時(shí)補(bǔ)救，減少工程項(xiàng)目檔案材料丟失、損毀現(xiàn)象。此外，還需要重視檔案材料的質(zhì)量，對于其中不合格的信息記錄要及時(shí)完善。總得來看，醫(yī)院工程項(xiàng)目檔案管理工作管理重點(diǎn)在于工程前期準(zhǔn)備階段與設(shè)計(jì)階段，對工程項(xiàng)目立項(xiàng)申請、批復(fù)文件、概念性方案、初步設(shè)計(jì)及批復(fù)等都需要進(jìn)行詳細(xì)記錄。在設(shè)計(jì)階段要將項(xiàng)目合同、相關(guān)部門的審批文件、投標(biāo)文書等進(jìn)行記錄。還需要對工程項(xiàng)目建設(shè)活動中的重大事件進(jìn)行記錄，如工程設(shè)計(jì)變更記錄等，最后在項(xiàng)目驗(yàn)收階段要完善竣工報(bào)告，全面記錄工程建設(shè)活動中的信息，為后期工程檔案材料查閱提供依據(jù)，促使醫(yī)院得以長久穩(wěn)定的發(fā)展[2]。

（三）提高醫(yī)院基本建設(shè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

結(jié)合當(dāng)前我國醫(yī)院工程項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)際開展情況來看，不少施工單位因?yàn)闄n案管理人員綜合素質(zhì)有待提高的原因，為檔案管理工作帶來阻礙。因?yàn)獒t(yī)院工程項(xiàng)目的特殊性，與普通工程項(xiàng)目檔案管理工作有所不同，會涉及到諸多專業(yè)知識。基于此，想要有效開展醫(yī)院工程項(xiàng)目檔案管理工作，首先，要從提高檔案管理人員素質(zhì)入手，選擇綜合素質(zhì)較高的人才入職。其次，可以對管理人員定期開展多元化的培訓(xùn)工作，定期參加檔案知識培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水準(zhǔn)，在完成培訓(xùn)工作之后要建設(shè)科學(xué)合理的考核機(jī)制，只有管理人員考核成功才能夠上崗，確保醫(yī)院基本建設(shè)檔案管理工作得以順利開展[3]。

綜上所述，醫(yī)院工程建設(shè)檔案的管理分析，不僅是建設(shè)工程竣工完成后進(jìn)行整理的資料，同時(shí)也是建設(shè)工程的收尾的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。管理人員要結(jié)合實(shí)際情況不斷完善管理體系，還需要重視施工階段的檔案收集工作，不斷提高自身綜合素養(yǎng)，為檔案管理工作的順利開展提供保障，維持醫(yī)院得以長久穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 生國棟，丁八一.淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)問題與研究進(jìn)展[J].中國醫(yī)學(xué)工程，2014（6）：194，196.

[2] 陳霞.大型醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理工作探討[J].中共青島市委黨校.青島行政學(xué)院學(xué)報(bào)2017，（4）：23-25.

[3] 陳霞.大型醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理工作探討[J].山西建筑，2017，43（15）：255-256.