事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

梁雙江

摘要：隨著現代技術的快速發展，事業單位的檔案管理工作也發生相應的變化，當前事業單位的檔案管理信息化建設已經成為了時代發展下的必然趨勢，是一種新型的檔案管理方式。但是，事業單位檔案管理信息化建設在建設的存在中還存在一些問題，因此事業單位的相關人員需要對此有充分的認知，并積極的采取針對性的解決方案進行處理。才能夠推進事業單位檔案信息化的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

事業單位的檔案管理信息化建設就是將紙質檔案利用信息技術相關手段進行轉換，然后保存在計算機上，并建立相關的數據庫，從而在需要查閱資料時能夠快速準確的查找到所有內容。

1 事業單位檔案管理信息化的重要性

在信息化時代，事業單位檔案管理信息化的建設，不僅符合時代發展的趨勢，同時也能夠促進整個事業單位的辦公信息化，從而有利于事業單位的發展。此外，檔案管理工作的信息化能夠提高當管理人員的工作效率，保證了紙質檔案的完整性，能夠減少檔案管理工作人員的工作量。因此，事業單位相關人員需要重視檔案管理信息化建設。

2 事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 缺乏對檔案信息安全的保障

事業單位與普通的民營企業不同，事業單位的很多資料涉及到國家機密，因此在對相關資料進行信息化的過程中，一定要注重相關內容的安全性和保密性。因為一旦泄露部分資料內容，就會導致國家保密信息被泄露，從而造成不良的社會影響，危害到國家的安全。但是在日常的檔案管理工作時，部分的事業單位的領導以及檔案管理人員，對信息內容的安全性缺乏足夠的重視，部分檔案管理人員使用存儲機密信息的計算機進行購物、網頁的瀏覽等，就會導致國家機密文件被泄露。因此事業單位的領導和檔案管理工作人員必須要重視這些問題，要在確保了檔案內容安全的基礎上進行信息化建設。

2.2 檔案管理工作人員綜合素養較低

當前在我國事業單位的檔案管理工作中，從事該項工作的大多為受教育水平較低的人員，因為大部分人員認為檔案管理工作缺乏技術性和專業性，而且受重視程度較低，導致部分事業單位的檔案管理工作人員綜合素養降低，專業性較差，甚至部分人員無法熟練的應用計算機。而檔案管理工作人員的綜合素養也直接影響到檔案管理工作的信息化建設。

2.3 信息化建設速度較慢

將事業單位的檔案管理信息化是一項需要投入大量人力、物力和財力的工程，需要相關領導的重視以及檔案工作人員的積極配合，但是在實際上部分事業單位的領導對于檔案管理信息化的建設重要性較為忽視，部分單位甚至到目前為止還沒有進行全面的檔案管理信息化建設，導致了當前部分事業單位的大部分檔案是傳統的紙質管理模式。而紙質管理對于檔案存儲的環境有一定的要求，而且紙質管理容易丟失，容易損壞，查找起來較為困難。因此，相關領導需要加強重視，加快信息化建設速度。

3 解決方案

3.1 保障信息安全

事業單位的部分資料涉及到國家的機密，如果泄露將會影響到國家的發展，造成嚴重的后果，因此事業單位的領導人員需要重視信息的保密性和安全性，可以安裝安全軟件，對事業單位的網絡環境進行保護，降低事業單位信息竊取和信息接泄漏的機率。其次，還需要加強對檔案管理人員的培訓，加強他們的安全意識，并簽訂保密協議，防止信息的泄露。

3.2 提高工作人員的綜合素養

要加快事業單位的信息化的建設，首先就需要重視相關人員的信息化技能以及綜合素養的提高，事業單位需要定期的對相關人員進行培訓，讓相關人員能夠了解到檔案管理工作對于事業單位的發展的重要性，增強他們的職業責任感。其次，還需要對相關人員進行信息技術相關內容的培訓和專業知識的學習，如掃描儀的使用，相關數據的錄入、數據庫的檢索方式等，提高他們的信息化能力和專業素養。在工作人員完成了培訓后，還需要定期的組織考核，并將考核結果與薪資水平相結合，提高工作人員的培訓積極性，促進工作人員綜合素養的提升。

3.3 加速推動檔案管理信息化建設

事業單位的領導需要加強對檔案管理信息化的重視，并根據自身的情況制定檔案管理工作的制度和監督制度，對檔案管理人員進行約束和管理，使檔案管理工作規范化，并充分的保障相關資料的安全性。此外，事業單位的領導需要做好檔案管理工作重要性的內部宣傳，加強基礎配套設施的建設，從而激發相關人員的工作熱情。

4 結語

隨著信息化時代的到來，事業單位也需要加強信息化建設，尤其是檔案管理工作，檔案管理水平直接影響到事業單位的發展。因此，事業單位需要重視檔案管理工作的信息化建設，加強對相關人員的培訓，提高信息化建設水平。

（作者單位：內蒙古興安盟扎賚特旗紀檢監察干部培訓中心）