事業單位財務檔案管理創新模式研究

高磊

【摘要】事業單位財務檔案管理是事業單位檔案管理工作中的重要組成部分，在新時代背景下，事業單位需要創新財務檔案管理工作模式，適應時代發展。本文就事業單位財務檔案管理現狀指出當下財務檔案管理工作的不足，并就信息化時代的發展需要，對事業單位財務檔案管理的創新模式進行探索研究。

【關鍵詞】事業單位? 財務檔案管理? 數字化

引言：面對新形勢下新的工作內容，國家對事業單位的財務檔案管理工作，有了新的發展要求。因此，相關職能部門在修改財務檔案管理機制不足之處的基礎上，要對財務檔案管理工作加強創新模式研究，使財務檔案管理工作更加高效、規范、科學，保證事業單位平穩運轉。

一、事業單位財務檔案管理現狀

（一）財務檔案管理意識薄弱

事業單位財務部門由于日常工作繁重，歸檔意識不足等原因，往往對財務檔案管理這一后續收尾工作不能引起足夠的重視，并且現階段事業單位財務部門中從管理層到操作人員對財務檔案管理工作的觀念陳舊，不能形成連貫的工作模式，通常在完成好財務中的保管、查詢、核算等方面工作之后，忽視了對財務檔案的管理，造成需要進行財務檔案調取時，操作的方向性不明確，增加了工作流程。

（二）財務檔案管理方式落后

在現階段大多數事業單位的財務檔案管理工作中，依然采取傳統的分類擺放，用紙質便簽來分類索引的歸檔管理辦法，這類檔案管理方式極易造成財務資料的損壞，還會由于時間的侵蝕使陳年檔案形成查找困難的窘境。并且由于對財務檔案管理的忽視，財務檔案管理方面不能被劃撥充足的經費，導致用于財務檔案管理方面的設備及場地陳舊，加大了資料毀損或丟失的風險，降低了工作效率。

（三）財務檔案管理工作散亂

制度不規范、管理體系混亂在現階段財務檔案管理的實際工作中是一項突出問題。一方面，財務檔案管理人員業務水平不符合工作實際需求，造成任務執行能力不高，工作效率低下;另一方面，從檔案立卷到后期歸檔缺少相應的制度規范，同時相關的驗收監督機制不完善，對具有關聯的核算、查詢、銷毀等財務工作都帶來了一定的影響。

二、新時代事業單位財務檔案管理的創新模式探究

（一）提高檔案管理意識

要想創新財務檔案管理模式，事業單位相關從業人員需要從根本意識上加強對財務檔案管理的重視，轉變發展觀念，落實政策措施，積極學習創新工作技術，提升業務能力。事業單位領導需要具備全局觀念，組織員工定期參加崗位培訓，讓員工意識到檔案管理是財務工作的重要組成部分。例如：山東省園林局通過在員工中開展對《園林局財務管理范本》的學習活動，使規范的管理意識在員工中傳播，提高了從業人員對財務檔案管理的認識。此外，需要加強各相關部門間的協調溝通，細化部門間合作，完善財務工作流程。最后，可以樹立先進個人作為行業標桿，起到模范帶頭作用，加大宣傳，引導整個行業財務檔案管理意識的提高。

（二）增加檔案管理的信息化技術投入

檔案數字化建設是在信息化時代背景下形成的，使財務工作從票據化向影像化轉變的科技概念。其通過財務檔案的數據化管理及檔案文件的云端存儲機制等技術的運用，大幅提高了財務檔案管理的工作效率及檔案存放的安全性。通過財務檔案電子數據庫的建設，簡化了財務檔案信息的更新、提取、補充等操作，配合電算化技術手段，提高現代財務工作智能化水平的同時，保障了財務檔案管理的科學性。近幾年，山東省加快園林管理部門智能化辦公水平建設，在財務檔案管理工作中加強了數字化技術的引入，例如數字傳輸加密技術、區塊鏈技術、身份認證技術等在財務檔案管理上的實際應用，簡化財務工作流程，提高了檔案管理工作效率。此外，指紋識別、ORC識別、數據掃描識別等自動化管理技術，在財務檔案管理模式中的實際應用，實現了檔案信息檢索、整合、提取等操作的自動化管理，加快了財務檔案管理工作的智能化創新步伐，推動了檔案管理的信息化發展。

（三）完善財務檔案管理內容

隨著深化事業單位體制改革要求的提出，查閱財務歷史賬單、整合賬目信息資源等工作成為事業單位改革中的重要一環，因此，加強財務檔案建設，提高財務檔案信息的檢索及查閱速度顯得尤為重要。這就需要在檔案管理中形成一條從歸檔到調取的高效且完善的操作鏈條，利用數字化、智能化、自動化技術完善財務檔案管理內容，適應體制改革的需要。除了信息化技術的引入，事業單位相關財務管理部門還需要建立財務檔案共享網絡平臺，提高財務檔案管理工作輸送、運輸、接受及儲存信息的能力。財務檔案管理中共享系統的建設，實現了多點在線信息檢索，支持多環節對相同信息的提取，大大擴展了相關部門的工作范圍，實現了信息化檔案管理平臺的構建。此外，在內容建設的完善上還要加強安全防范技術的應用，利用身份識別，訪問權限等數字技術，加強檔案管理，提高信息平臺的安全性及工作效率。

（四）加強檔案管理行為的規范

制度的完善是工作計劃得以實施的基礎，對于事業單位財務檔案管理模式的建設不僅要注重技術創新，還要完成制度創新，保證創新模式良性健康發展。事業單位的財務管理部門需要從檔案歸檔、檔案存儲、相關手續建設、檔案備份等方面加強財務檔案管理制度建設，規范工作內容，結合實際情況制定工作統一標準。例如：事業單位中對財務檔案裝訂及黏貼標準的統一制定，保證工作人員對財務檔案的管控的同時，避免弄虛作假情況的出現。因此管理行為的規范，保證了創新工作的有序開展。

三、總結

綜上所述，事業單位財務管理檔案創新模式的研究，需要在新時代背景下結合信息化技術，在提高從業人員檔案管理意識的基礎上，對原有體制進行數值化改革，規范行業標準，借助共享網絡技術加快信息化平臺建設，達到事業單位財務管理檔案模式的創新，推動行業發展。

參考文獻：

[1]張撐柱.事業單位財務檔案管理創新模式研究[J].辦公室業務，2020（01）：107-109.

[2]高春雷.會計電算化背景下機關事業單位財務檔案管理創新[J].辦公室業務，2018（08）：111.