現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國企檔案管理中的應(yīng)用

楊祎

【摘要】國企檔案管理工作是國企管理工作中極其重要的一個環(huán)節(jié)，其主要是因為在國企管理工作之中，檔案是一切的基礎(chǔ)，如果檔案出現(xiàn)了問題，那么就會直接導(dǎo)致國企的相關(guān)工作沒有依據(jù)和憑證，所以檔案管理工作的建設(shè)是當(dāng)前最重要的內(nèi)容。但是最大的問題就是，我國當(dāng)前的國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度不夠，從而引發(fā)國企檔案管理工作效果不佳的情況出現(xiàn)。為了徹底的解決這種情況，最好的辦法就是在國企檔案管理工作之中，增加現(xiàn)代化的管理手段和服務(wù)方式，從而有效的提升國企檔案管理工作的效果。針對此類情況，則本文將從當(dāng)下國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及問題入手，全面展開現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國企檔案管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代管理? 服務(wù)方式? 國企檔案管理

一、當(dāng)下國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及問題

（一）檔案質(zhì)量管理

在這個信息爆炸的時代，國有企業(yè)需要保存和處理的文件檔案也日益增多，如何在數(shù)量大幅增加的情況下保證檔案的質(zhì)量成為首要問題。企業(yè)的發(fā)展通常伴隨著活動內(nèi)容的增加，一些業(yè)務(wù)的擴展和行業(yè)的跨界合作也讓日常經(jīng)手的檔案文件種類、數(shù)目激增，如果不能保證這些文件檔案的管理質(zhì)量，在后期項目落地或者有新工作需要進行參考時，一是查閱起來較為麻煩，二是資料很可能產(chǎn)生遺失，為公司帶來不必要的損失和麻煩。

（二）檔案的進一步開發(fā)利用

很多國企確實比較注重檔案的管理，但大多數(shù)只是遵照質(zhì)量管理文件執(zhí)行，具體檔案管理起到什么作用并沒有受到足夠的重視。如果對檔案的管理僅僅只停留在簡單的整理、編目上，則檔案就失去了其管理的價值，我們應(yīng)當(dāng)知道檔案對于企業(yè)未來發(fā)展起到的不可或缺的重要作用，提高檔案利用率，對檔案作進一步的開發(fā)利用將有助于企業(yè)挖掘和分析出資料背后的潛在價值，幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

電腦已經(jīng)成為了每個企業(yè)必備的電子設(shè)施，但許多國企中并未將檔案管理與現(xiàn)代科技手段相結(jié)合，一方面是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)未意識到電子檔案管理的必要性和重要性，另一方面則是因為檔案管理人員的素質(zhì)水平普遍不高，不能對電子設(shè)備有效利用。隨著電子設(shè)備的普及，許多重要文件資料都開始以電子檔的形式出現(xiàn)，如果檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)水平達不到檔案電子管理要求，企業(yè)則無法正常與社會、市場進行接軌。

除以上問題外，當(dāng)下國企檔案管理還存在著諸多亟待解決的問題，包括檔案科目分類不合理、未建立科學(xué)的系統(tǒng)性的管理模式、信息化管理不完善等。

二、現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式的應(yīng)用

（一）充分認識國企檔案管理現(xiàn)代化的必要性

受傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，一些國企管理檔案的方式方法依然遵循老舊思想，難以在管理手段和服務(wù)方式上進行有效提升，從而造成了落后的檔案管理與企業(yè)對檔案信息日益增加的需求之間的矛盾逐漸凸顯。無論是國企高層還是從事檔案管理的人員，都必須及時轉(zhuǎn)變觀念，意識到企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的必要性和緊迫性，提升檔案管理效率，為企業(yè)長遠發(fā)展和健康運營提供保障。

（二）利用先進技術(shù)手段進行國企檔案科學(xué)化管理

引進現(xiàn)代化手段有助于實現(xiàn)國企檔案管理信息化，其中包括利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對檔案資料進行深度分類、歸檔和分析;利用數(shù)據(jù)存儲技術(shù)對檔案資料進行有效儲存，免去人工存檔所耗費的時間與精力;利用數(shù)據(jù)安全技術(shù)對儲存數(shù)據(jù)的輸入與輸出進行管理，保證企業(yè)資料信息的安全;利用數(shù)據(jù)檢索技術(shù)對已存檔的信息資料進行隨時隨地的清查與閱覽，極大地提高了檔案檢索的效率等。這些技術(shù)手段的應(yīng)用為國企檔案管理提供了一個有效的管理平臺，在傳統(tǒng)管理方式方法的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了信息化發(fā)展，同時也增加了企業(yè)資料的信息載體方式。

（三）提升工作人員整體素質(zhì)水平

國有企業(yè)檔案管理工作一直以來最大的問題就是 工作人員的素質(zhì)存在一定的問題，這種情況出現(xiàn)的原因主要是因為國有企業(yè)檔案管理工作中，為了更好的節(jié)約人力成本，往往不會進行專業(yè)人才的聘用，導(dǎo)致很多的國有企業(yè)檔案管理工作人員 自身都不是專業(yè)人才，能力上無法滿足國有企業(yè)檔案管理工作的需求，從而讓國有企業(yè)檔案管理工作效果較差。為了充分的改善這種情況，則當(dāng)前最重要的工作內(nèi)容，就是要努力的提升國有企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)。一般分為兩種辦法：第一種辦法就是在國有企業(yè)檔案管理工作中，進行相關(guān)的人員培訓(xùn)。國有企業(yè)對自身的員工進行全面的培訓(xùn)，從而確保員工的能力可以滿足國有企業(yè)檔案管理工作的需求。第二種辦法就是獵頭招聘，這主要是因為國有企業(yè)檔案管理工作中沒有高端人才，所以需要國有企業(yè)使用獵頭招聘，來精確的獲得人才，這些人才的能力較強，可以幫助國有企業(yè)做好檔案管理相關(guān)工作。但是獵頭人員一般價格高昂，需要慎重衡量人員價值和實際付出。

三、小結(jié)

綜上所述，我國的國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題比較嚴重，其核心主要是國有企業(yè)的檔案管理工作在工作過程中呈現(xiàn)出工作方法和手段老舊的情況，根本無法滿足當(dāng)前國有企業(yè)對于的檔案管理管理工作的需求。這種情況下，國有企業(yè)檔案管理工作的更新已經(jīng)勢在必行，為了更好的解決相應(yīng)的問題，則需要在國有國有企業(yè)的檔案管理工作之中增加現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式，從而提升國有企業(yè)檔案管理工作的效果。同時，現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式的 融入也讓國有企業(yè)檔案管理工作的人員需要做出改變，其自身的能力需要適應(yīng)現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式才能更好的完成自己的工作。針對此類情況，則本文提出了上述內(nèi)容，詳細的闡述了現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式內(nèi)容，希望我國的國有企業(yè)能夠謹慎的參考 ，從而提升國有企業(yè)檔案管理工作的效果，促進國有企業(yè)的發(fā)展。但是需要注意的是，本文提出的內(nèi)容均為參考性的內(nèi)容，想要獲得較好的效果，則需要按照實際情況進行調(diào)整。

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