面向聯合辦公環境下的智能工位設計研究

■馬 寧，孔 競，孫德林 Ma Ning & Kong Jing & Sun Delin

(1.中南林業科技大學材料科學與工程學院，湖南長沙 410000；2.中山四海家具制造有限公司，廣東中山 528400）

社會意識形態總是伴隨著科技文化的提升在不斷發展與完善。自步入21世紀以來，在5G時代、萬物互聯、信息化的強大影響下，人們的生活迎來了質的飛躍。信息技術影響著生活方方面面：無紙化辦公、智能家居、無人駕駛、人工智能等日新月異。辦公空間也迎來了新的挑戰：傳統劃網格分為的辦公空間的不足逐漸顯露，尤其是即將步入工作崗位的年輕一代在辦公理念上有了更新的變化，聯合辦公等新型的辦公模式應運而生。

聯合辦公模式的出現最早可以追溯到2010年美國的眾創空間We Work，其于2016年7月份進入中國市場。自進入中國以來，許多企業為了急于搶占市場份額，抄襲現象數見不鮮，整體的市場環境缺乏對空間設計和辦公家具等設施的重視，而工作中與員工聯系最為緊密的正是其所處的環境以及辦公所使用的設備。針對這一現狀，本文將圍繞著聯合辦公環境重點分析員工的工作狀態，提出辦公家具的具體設計研究策略，擬為聯合辦公工位的智能化提出有效建議。

1 辦公空間形態的轉變

縱觀歷史，辦公空間是隨著社會意識形態的發展不斷演變的，它的特點與眾多社會因素構成的大環境交相呼應，并非以一個獨立的個體存在。現代的辦公空間自20世紀初出現以來，發展衍生出了一系列的辦公類型，人們先是經歷了20世紀初開放式、排列整齊的標準化辦公桌；到20世紀中葉，人們開始在開放式的辦公空間里靈活的組合桌椅；之后出現了格子間辦公室，講究空間效率的利用和工作私密性的綜合考量，其所映射出的空間形態各有不同，從各個發展階段可以看出，隨著時代的演變辦公空間不斷地發生著變化，而辦公空間的更迭無不緊密聯系著辦公模式、管理方式以及工作效率的改變。

1.1 傳統辦公模式

在傳統的辦公空間，就像是在一個大型空間里，切分格子間作為個人工位，大多數員工的工作崗位或者工作區域都是固定的，充滿著工業化流水線的味道。同時，傳統的觀念也影響著企業管理方式，金字塔式的層級化管理模式使得辦公空間被相對獨立地分割開來，互不干擾，由于員工們彼此之間缺乏交流，團隊討論和協作的頻率較少，大大降低了辦公空間的工作效率。同時隨著社會的發展，人們對于職業的訴求也在不斷發生變化。公司人對于工作空間、時間等方面的觀念也隨著時代更新。所以亟需一種新的辦公模式來改變這種現狀，以聯合辦公模式為代表的自由、舒適的辦公模式應運而生[1]。

1.2 聯合辦公模式

聯合辦公這一概念興起于美國硅谷，是一種為降低辦公室使用成本而進行共享辦公空間的辦公模式，它將各類空間組合起來，創造出符合現代公司人需求的工作環境：既有開放區域，又有私密空間，并通過富有設計感的裝修產生審美、心理上的愉悅；更重要的是，它打破了單個公司自我封閉的工作模式，把不同公司的員工放在一個空間中，創造了社區感——這在傳統空間中是很難獲得的。

隨著“大眾創業，萬眾創新”時代的到來，國內也迎來了聯合辦公的熱潮，以上海的We Work旗艦店為例，整個空間可以容納千人辦公。這里的空間被分成了移動工位、專屬工位和私人辦公室等區域，分別提供給自由職業者、微小型公司、大規模公司。每個工位以月租的形式交付員工進行使用，當支付月租成為會員后，會劃分給你相對應的工位，會員在享用工位的同時還可以使用聯合辦公區域內的其他公共區域和設施以及配套的物業服務等增值服務。最重要的是We Work會員在這樣的辦公環境下可以和多個領域的人一起交流合作，不僅可以共享辦公空間還可以共享知識，甚至是共享客戶。這種開放式的共享辦公方式，其靈活性和互動氛圍越來越受到創客、大企業和自由職業者的青睞。

2 聯合辦公環境下的辦公家具

聯合辦公環境在共享經濟的時代下發展迅速，在國內已覆蓋包括北京、上海、深圳、南京等多個城市。作為最能體現聯合辦公品牌特點的空間設計，現有的聯合辦公品牌如We Work、The Work Project、SOHO中國等都將重點放在了辦公空間環境的塑造。其中The Work Project將自然環境融入到辦公空間中，構成一種和諧自然的感覺（圖1-圖2）。而在倉庫廠房的基礎之上改建而成的“四合院村落”箭廠胡同文創空間（圖3），以一種溫文爾雅的古典風氣質呈現在人們眼前，但它的內部不僅提供了接待、會議、展示、放映的工作區域，同時還設有圖書館、休閑娛樂等公共休息區，文化創意公司匯集于此，箭廠胡同已經儼然成為了他們的“集體公社”。

這些聯合辦公空間將包括空間設計等底層的基礎模塊做到標準化，而后往上疊加包含稅務、人力資源、工商注冊等增值服務。在模塊中通過空間的設計能在一定程度上營造一種愉悅、舒適的工作氛圍。但辦公最重要的是一張可供員工使用的桌子，這也是和員工工作狀態聯系最為緊密的，許多工作崗位的員工可能一整天都在自己的工位區域內進行工作。而現實狀況是企業大多采用只能滿足員工基本使用需求的辦公家具產品，不得不在一定程度上犧牲辦公家具的體感和功能性，以此來節約企業運營成本。

聯合辦公空間內部設施中的固定工位的家具一般選用與開放型大空間融合度高的產品[2]，造型上也更加趨向于簡潔，會根據不同區域的具體需求加裝屏風、文件柜、置物架等設施，如SOHO 3Q（圖4-圖5）。但聯合空間作為一個共享的空間，每個固定工位的位置是固定的，但使用它的員工會隨著時間階段的不同而迎來新的使用者。每一個使用者的使用習慣是不同的，尤其是工位的高度的選擇，因此需要在工位的選用和設計中添加更多有關于人性化的思考。有一些公司針對這一個存在的問題做出了一些嘗試，推出了具有升降功能的智能辦公桌，但其機械化的升降模式很難滿足員工的具體使用需求。下面本文將從普適性、人性化、綠色環保設計三個方面來對聯合辦公環境下的辦公工位進行分析，在此基礎之上制定辦公工位的設計策略。

■圖1-圖2 The Work Project辦公空間

■圖3 箭廠胡同文創空間外景

■圖4-圖5 SOHO 3Q固定工位

2.1 人群定位和普適性

聯合辦公所服務的是來自不同公司或組織的團體或個人，對辦公環境和設施以及配置的辦公服務進行共享的一種辦公模式，而辦公工位作為設施中重要的一環也應該符合“共享”的原則，可以滿足不同個體的使用需求。人們日常工作時，工位的桌面高度是否合理，直接關系到員工在工作時眼部、肘部肌肉、脊椎、等身體組織和器官的健康舒適[3]。在共享的辦公環境下，每張工位所服務的人群在不同的時期可能是不同的，他們與工位之間所對應的人機交互關系也在不斷發生著變化。

要想真正服務好每一位員工，辦公工位應該具備智慧的“思想”，每一位員工使用工位時，他都會調節到使用者最舒適的工作高度，可以在保障員工的身體健康的同時還可以一定程度上提高員工的工作效率，提升整個聯合辦公環境的服務體驗。

2.2 人性化設計

面向辦公過程中工作姿態的研究分析表明，長時間保持低頭或固定前傾身體的坐姿，會嚴重損害人的健康和辦公效率[4]。所以在達到工位的差異化協同服務的基礎之上，可以在產品的細節上為員工提供更加人性化的設計。例如在員工到達公司后，工位自動調節到對應員工的適合高度，在使用過程中會隨著工作時間的變化，智能提醒員工調節桌面高度以切換辦公姿態，避免由于久坐而引發的健康問題，為員工提供一個健康舒適的辦公平臺。在構建辦公平臺的同時，一張整潔的桌面也會給員工帶來一個美好的心情狀態來迎接一天的工作[5]。可以將桌面的網絡線路及電源插孔安置在桌面下方，通過抽拉的方式取出和收回，這樣的布線收納設計既可以達到整潔辦公的需求，也可以達到更好的使用目的。

2.3 綠色環保的工位

綠色化辦公家具從具體的設計原則上看，首先應遵循環保原則，在辦公家具的設計制作過程中，采用對環境友好型的可循環使用材料。在此基礎之上，將重點放在家具的功能品質的把控上。功能方面，應圍繞實用性原則，在滿足使用者日常辦公需求的前提下不添加繁瑣無用的功能及裝飾，從源頭上減少材料的浪費；在品質上，遵循經濟性原則，在合理的預算范圍區間內選用品質較好的原材料，減少后期的配件更換所帶來的材料浪費，以達到綠色環保的設計理念，從整體的角度考慮如何將綠色環保理念注入到辦公家具之中[6]。

3 智能工位設計策略

新興辦公空間和辦公模式建立的初衷是在滿足企業和員工的需求基礎之上，盡可能地降低公司的運營成本。總的來說，可以歸納為三個層面的概念：第一層是物理空間，第二層是服務，第三層是數字化的基礎設施。聯合辦公未來作為與物聯網聯系最為緊密的行業，從進入辦公空間的身份識別開始，所有的業務都將在智能辦公系統內進行[7]。當聯合辦公模式有了數字化的基礎之后，又會對其模式內的服務、空間起到優化提升的作用。

■圖6 辦公系統運行流程圖

3.1 智能辦公系統的構建

智能化辦公家具的出現是順應當前時代發展的必然，也是使用者面對高壓工作環境下的迫切愿望，因而，智能化的技術在辦公家具中的應用是未來發展的重要趨勢之一[8]。面向于聯合辦公環境下相對流動性的員工所使用的辦公工位，第一要素是桌面高度的“協同”，“同”不是字面意思上高度的完全一致，而是每個員工對于桌面高度滿意度的一致。通過第二個要素“智能化”的手段將工位與辦公系統相結合。當員工到達公司完成面部或指紋的打卡后，系統會識別出員工的身份信息，并即時喚醒該員工所屬的工位。隨后，工位頂部的光源將結合周圍環境的光感度情況，點亮并調節到適宜亮度，桌面會由位于底部的電機制動緩慢抬升到指定的高度，桌面上的設備隨之打開，員工到達工位后可直接開始一天的工作任務（圖6）。

指定高度的設定依附于一套完整的智能系統，剛步入聯合辦公空間的新員工，通過工位側邊的工位桌面高度調節按鈕調節桌面高度，系統會記憶學習員工的使用習慣，結合員工的生理特征，計算出員工專屬的高度調節系統。不僅可以在每天清晨工作時喚醒到初始高度，還會隨著工作時長自主或被動地調節桌面高度，在員工保持坐姿狀態過久后切換至站姿的工作形態，使用站坐交替辦公方式，避免靜止不動的限制，增加身體的活動量改善久坐辦公的習慣，為員工提供一個健康高效的智能辦公平臺。

3.2 辦公工位的人性化設計考量

人們現如今大約有一半的時間與家具產品共度[9]。在日常的工作生活中，隨著人們對品質追求的不斷提高，家具設計中所要考慮的因素也應該做出相應的轉變，不應僅限于其基本的功能性要求，更要在“以人為本”的基礎理念之上，滿足人性化家具的設計要求。

在辦公工位中的人性化設計包含著功能、人機交互、材質、色彩等多個要素，以人機交互為例，當員工需要調節桌面高度時，可以用更加方便的交互方式來替代傳統的機械或屏幕按鍵。員工可通過位于桌面兩側的觸摸感應區控制工位桌面的升降，輕拍下部的感應區后桌面抬升，手指離開感應區后停止抬升，反之輕拍桌面上部感應區為降低桌面高度操作。通過對辦公家具進行人性化的設計，使員工工作時可以通過更加簡化的操作來達到使用目的，在一定程度上提升了員工的工作品質。

除此之外，人性化的設計范圍不僅限于辦公工位，它是囊括了包含燈光、網絡、休閑設施等一系列要素，現在，聯合辦公剛剛起步，辦公家具在功能性和人性化尺度上還存在很多的問題，在聯合辦公不斷地發展過程中，隨著人性化的不斷注入，辦公家具一定會取得一個長足的發展。

3.3 辦公工位的可持續性設計

家具產品在做到“以人為本”的同時，也要注重以“自然”為本[10]。近年來，人們的環保意識隨著全球環境污染問題的惡化而逐步增強，綠色環保理念在建筑、家居等各個領域的應用也越來越廣泛，家具作為建筑功能的補充和完善，它未來的發展趨勢也將會緊緊圍繞著綠色健康的發展理念[11]。在辦公家具的材料選用上，應充分重視綠色環保理念，使用可循環降解的材料，將可能的污染降到最低。在功能性上充分考慮實用性和人性化的設計原則，從使用者的具體需求出發不斷地去優化辦公家具產品，使工作環境變得更加的健康和高效，給使用者帶來工作上的愉悅感和舒適性。

4 結語

時代的發展需要科技的支撐，而科技的發展需要我們一步一步腳踏實地去創新、去探索。隨著未來時代的發展，共享經濟的模式會覆蓋到人們生活中的點點滴滴，越來越多的共享模式會呈現在人們的眼前。比如受我國近期受新型冠狀病毒性肺炎的影響，許多公司推出“共享員工”模式，即讓員工在企業之間進行臨時的調動，讓員工具有一定的流動性，實現人力資源的再分配，以此來降低人員用工成本。聯合辦公模式作為共享經濟中重要一環未來一定會取得長足的發展，也意味著越來越多的人會走進聯合辦公的空間去工作、去生活。我們要不斷地去探索創新，優化空間結構和辦公家具的模式，隨著智能化的辦公系統的發展，不斷為員工提供更加靈活、健康、舒適的辦公環境。