高校工作室運行模式下檔案管理存在的問題與對策研究

崔鸰

【摘 ?要】在高校工作室運行模式下，科學地對教學檔案進行管理，不僅可以使高校的教學活動更加高效，而且可以促進教育教學改革和教學質量提高。但是一些高校在教學檔案管理上存在形式化傾向，有必要規范檔案管理的內容，推進檔案管理的數字化建設，實施科學高效的檔案管理。

【Abstract】Under the operation mode of university studios， scientific management of teaching archives can not only make university's teaching activities more efficient， but also promote the reform of education and teaching and improve the teaching quality. However， there is a tendency of formalization in the management of teaching archives in some universities. It is necessary to standardize the contents of archives management， promote the digital construction of archives management， and implement scientific and efficient archives management.

【關鍵詞】檔案管理;工作室模式;對策

【Keywords】archives management; studio mode; countermeasures

【中圖分類號】G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）04-0023-02

1 引言

近年來，教學檔案管理與創新的研究日益深入，但各高校教學檔案管理部門存在檔案檢索效率低的問題，一些高校檔案管理工作中資料內容與實際應用之間缺乏一致性，管理者的實踐操作性較差，這嚴重制約了當前高校教學水平和辦學質量的進一步提升，必須引起高度重視和及時妥善處理。同時，作為高校教學檔案管理工作的從業人員，應繼續學習檔案方面的相關知識，充分掌握計算機知識，盡快適應新形勢的需要，積極參與學校教學檔案管理改革，更好地做好管理工作，以促進學校檔案管理整體水平的提高。

2 高校工作室運行模式概述

2.1 模式簡介

工作室運行模式在歐美藝術院校中首次出現，工作室（模式）在西方有著悠久的歷史，逐漸被我國一些藝術院校采用，在高等教育中具有一定的生命力。該模式一般以學術權威為主導，工作室模式不是把全班同學簡單集合起來，宣布工作室的成立，而是學生根據自己的思維能力和學習能力分成幾個小組來進行。特別是設計學科，市場的變化為高校從事設計的學生提供了機會。這些學生可以發揮他們的全部創造力，將創新設計帶入設計市場。加強教育領域的合作，設計項目進入教師工作室，進行課題化實踐教學。在為學生提供廣泛實踐機會的同時，促進設計教育鏈、設計人才鏈與設計產業鏈、設計創新鏈的有機銜接，逐漸形成專業鏈狀工作室，打造產教共同促進的協同創新平臺。

2.2 模式優勢分析

工作室運行模式的教學方法不僅能調動學生的學習自主性，而且有助于提高教師的專業水平和整體素質，在三四年級，工作室是大多數學生向往的地方，這是學生的目標，學生努力學習，目標明確，進步越來越大。經過學習，學生的能力得到了顯著的提高，很快適應了這種新的教學模式，各工作室應根據不同的研究方向，提出設計實踐、制作要求和計劃等項目，根據具體的計劃或目標，教師從教學轉向強調學生解決問題的過程和實際操作的能力[1]。

設計要與市場需求相結合，抓住實踐與市場的結合度，學生只有通過大量的個人實踐才能達到這一目的，工作室主課的假設題目越少越好，題目越多，使學生更接近專業、商業和市場，同時，發揮高校服務社會的職能。

3 高校檔案管理的問題分析

高校檔案是指教學活動開展時編制的歷史記錄，這些資料對社會、學校和學生都有很大的保存價值，因此，檔案內容將以各種形式被獲取。重要資料的影響評價、教師經驗的總結、課程教學的評價等教學內容和其他參考資料是反映高校教學整體情況的重要指標，高校負責人可以通過檔案全面了解學科發展的形勢和歷史，也是專業戰略規劃制定的重要參考點。

3.1 對檔案管理的重要性認識不到位

由于高校的主要任務是教學和科研，高校對教學檔案管理的認識不到位，有的教學部門甚至沒有設立專職的教學檔案管理人員。此外，高校對教學檔案管理缺乏應有的重視，高校教學檔案管理基礎設施建設滯后，一般不注意資料的收集和整理，導致教學檔案不完整。例如，有的教學檔案留有書面記錄，但不留音像、圖像、圖表等，最終導致材料不全。

3.2 檔案管理制度落后

目前，各高校都建立了相應的檔案管理制度，但高校建立的管理體系科學性和系統性欠佳。一方面，一些高校在管理體制建設方面缺乏理論上的建議和支持;另一方面，也存在盲目借鑒的現象。此外一些高校雖然建立了比較完善的教學檔案管理制度，但在缺乏專職人事管理的情況下，會損害教學檔案的價值，不能充分發揮其應有的作用。

3.3 工作室運行模式下的檔案資料不規范

由于高校教學檔案管理內容具有復雜性，與高校幾乎所有的內容都有著密切的聯系，同時，檔案的存儲要求也很高，高校各教學單位的檔案管理職責不明確，管理范圍混雜或重疊，甚至出現了檔案丟失的現象。目前，隨著新的工作室教學模式開展，高校教學檔案管理體制沒有升級，導致日常管理中缺乏創新。所涉活動與高校檔案單位分類要求和高校相關標準不符，檔案分類不夠明確，對檔案資料的重要性認識不清，在實際操作中往往只考慮紅頭文件的收集和整理。高校忽視了對一些零散資料的收集和整理，對其部分總結和整理的教材收集和整理不認真、不規范，對原始文獻資料的收集和整理也不重視，而且材料的分類也不嚴謹，導致在之后的使用過程中會出現丟失的現象。

3.4 缺乏專業的檔案管理人員

在大多數高校檔案管理部門中，很少有具有檔案學專業背景的檔案工作者，由于受到評價等因素的影響，這些管理者近年來不能單純從事對檔案的管理工作。許多從事檔案管理的工作人員由教學秘書兼任，其還涉及教學管理、行政工作和學術研究等方面，缺乏專業知識和技能，也沒有具體的理論知識儲備，以上對高校的檔案管理水平會產生負面影響。

3.5 工作室運行模式下的檔案管理方法和設備落后

高校檔案管理水平是學校管理水平和高校管理能力的重要體現，以及衡量高校綜合素質的基本指標。一方面，紙質檔案在檢索過程中比較復雜，存在一定的問題，如果不確定是否能找到檔案，往往會放棄檢索;另一方面，雖然我國大多數高校都采用了計算機管理模式，但計算機設備不升級，管理人員計算機水平偏低，一旦網絡出現文件泄漏或損壞的風險，就會對校園安全帶來隱患。

4 高校檔案管理的改革措施

4.1 完善檔案管理制度

高等學校要提高各部門開展檔案工作的能力，明確學校檔案管理、教育行政管理的職責，在教學檔案管理和教學檔案培訓過程中，要向各高校、各部門、各教學單位和單位負責人、專職檔案員（兼職）、專業系主任、專職教師明確檔案管理的重要性。制定嚴格、完善的制度，明確具體要求，確保文件的完整性。明確課程的評價體系，根據各部門教學檔案的實際情況制定指標，定期進行評價和檢查，要求各部門重視和支持檔案管理工作，高校檔案管理工作要堅持集中管理、同步管理、專項管理以及綜合管理的原則，特別是調動管理者和教師的積極性和主動性，創造良好的合作機制。

4.2 提升對檔案管理的重視程度

為了提高對檔案管理的認識水平，可以利用公告欄、微信公眾號、校園網等媒介獲取基礎知識，在師生中提升對檔案管理的重視程度。應該開展各種活動，重視、參與和支持高校檔案管理工作水平提高，支持高校教學檔案的管理。

4.3 提高檔案資料的規范性與真實性

首先，為加強教學檔案的收集工作，各高校應評估各教學部門的檔案管理范圍;其次，領導各部門有計劃、有步驟地組織收集相關資料，檔案室的工作人員要及時了解各教學部門的工作情況，盡最大努力幫助他們解決實際困難，如選擇一些完整的教學檔案，組織其他教師相互學習、共同提高，并采取相應措施完成檔案管理工作。

4.4 優化檔案管理方式，提升管理設備穩定性

高校教學檔案具有大而多的特點。一些高校雖然從開學到學期末一直在集聚資源，但也不能在規定期限內完成。檔案收集是一個復雜的、周期性的、分散的過程工作。現代計算機技術、數字技術、管理信息技術等高新技術產品得到廣泛應用，這是提高工作效率、合理分類檔案的有效途徑。

5 結語

隨著我國城市現代化進程的加快，許多高校都開設了設計專業，以創新創業人才培養為核心，在具備較為深厚的理論知識的基礎上，提高學生的專業實踐能力，推行工作室教學改革。在此背景下，高校檔案管理工作需要進一步揚長避短，以滿足教學改革和高校發展的需要。

【參考文獻】

【1】姚國勤.高校教學檔案管理存在的問題及對策[J].辦公自動化，2016（16）：46-48.