新媒體環境對高校檔案管理的影響及對策創新

周麗

摘 要：隨著科學技術的發展，媒體行業也呈現著突發猛進的變革，新媒體的發展正在以迅雷不及掩耳的速度進行中，帶來了機遇的同時也有著非常大的挑戰。在高校檔案的管理工作中，由于新媒體的發展，也使得檔案信息呈現多元化和多樣化的特征，需要通過一定的變革以此來適應新媒體下的檔案管理工作。

關鍵詞：新媒體環境;高校檔案管理;對策創新

檔案工作在高校工作中起著重要的傳承作用，是高校工作不可或缺的一部分。在近些年以來隨著新媒體行業的發展，高校檔案工作呈現著多樣化的發展局面，高校檔案工作的信息來源和儲存方式也在不斷更新，這是一個多方位記錄的同時也成為一個新的挑戰。

1 新媒體環境下高校檔案的管理

高校檔案的管理工作在現階段看來具有多個層面的影響，具體來分析，主要體現在以下幾個層面上：第一個層面就是對于隱私問題的涉及，也就是說，高校檔案工作涉及檔案的隱私性難以保證的問題。在很大程度上，高校的檔案工作有一部分工作會交由學生管理，而對于檔案管理的學生僅僅只有口頭上的束縛沒有實際制度上的約束，這就一定程度上使得高校檔案管理工作的檔案缺乏一定的安全性，容易使得學生個人的隱私信息被泄露，對于一些保密性的文件，高校并不能夠對此加以重視，而是存在一定的僥幸心理，這就說明著高校檔案工作缺乏一定的安全性和制度上的束縛力這是一個方面;還有一個方面就是新媒體環境下對高校檔案宣傳工作的影響，在傳統的高校檔案管理宣傳工作中，很長一段時間都是通過一次又一次的會議來讓管理人員深化檔案管理的意識，從而形成一定的管理能力，進而起到相應的宣傳效果，但是這種宣傳方式不僅需要重復性的工作，而且宣傳耗費時間之長，也成為一個弊端，在新媒體環境下，高校宣傳檔案管理工作正朝著多元化和多層次的方向發展，新媒體的優勢就是可以通過多種渠道和多種方式實現宣傳效果的增加，這是傳統媒體遠遠不及的方面，對于高校宣傳工作來說，要牢牢地把控這一個層面的優勢，實現在新媒體環境下高校檔案宣傳工作的創新性發展;還有一個方面就是工作方式的不同，對于高校檔案管理工作的方式來說，這是個極大的變革，傳統的檔案管理工作由于檔案多為紙質檔案，需要一定量的人力和占地來實現檔案工作的管理，但是在新媒體環境下檔案管理工作開始出現了新階段的發展，新媒體環境下檔案不僅僅局限于紙質資料，更多地變為數據信息存儲在硬盤中，所以這就可以說明檔案管理工作出現了根本性的變革，可以說不需要使用過多的人力資源和占地就可以實現檔案的永久保存，資源利用率也隨之提高;最后一個方面就是檔案工作的工作思路的變化，在現階段很多地方的高校檔案管理工作還是保留最原始的工作思路和工作方法，在新媒體環境下，數據系統的應用就開始成為檔案管理工作的一個新的思路。

2 新媒體環境下高校檔案管理工作的應對

2.1 檔案管理觀念的轉變

通過對高校檔案管理工作的分析可以得出高校檔案管理工作呈現著傳統于新型管理方式兼容性比較難的問題，所以首先就需要轉變檔案管理理念，要實現這一點，需要通過幾個階段依次來實現：首先得從檔案管理工作的內容上入手，也就是說高校檔案管理工作內容要通過新媒體環境下的系統相結合，以此來實現內容的時代性劃分，以及檔案內容隨時間的變化而增加，內容更具備一定的時間順序調理性;其次，從檔案管理的服務上來說，高校檔案管理服務更要呈現多元化的發展趨勢，也就是對于主動權的把控;再者就是高校檔案管理工作的管理手段上的問題，需要注意的就是管理手段的更新，在進行管理的過程中，要改變的一點就是注意信息的流通性，以便于根據不同的實際情況進行管理工作的不斷改善，增強檔案管理工作的互動性;還有就是要有一定的前瞻性，對于這一點來說就比較偏向于檔案管理工作的策略了，對于檔案管理工作的策略來說，一定要有前瞻性，在思考過去管理和工作的弱點的同時要對未來的發展有一定的展望;最后就是注意明晰檔案管理工作的空間特征，所謂空間特征就是高校檔案管理工作在進行的過程中，不能夠限制檔案管理范圍的空間性，也就是說，高校檔案信息管理工作必須要保持公開和透明的狀態，在互動性的基礎上能夠做到管理水平的提高。這點是很重要的一個層面。

2.2 檔案管理制度的建立健全

新媒體環境的發展過程中最需要注重的一個發展平臺就是網絡媒體的發展，網絡媒體的發展在現階段的媒體行業中發揮著重大的作用。所以對于檔案管理工作來說，高校應該通過構建系統完備的檔案管理體系，通過新媒體環境和傳統媒體環境的融合，實現建立一種更加科學有效地管理模式。這種科學有效的管理模式建立后需要一定的制度制定來健全管理體系，這就需要通過加強各部門之間的互相監督工作來實現不同部門之間的溝通合作，最終實現媒體技術的發展讓檔案工作呈現合理化和創新性的發展。

2.3 檔案的個性化與特色

對于新媒體環境下檔案的個性化和特色來說，主要的區別在于各個媒體平臺與軟件的自身特性，同時，這也是檔案管理工作個性化發展的重要基礎。在高校檔案管理工作中，應該創新檔案管理和工作的方式，從具體來看，高校可以通過微博和微信公眾號等媒體平臺，通過整合自家高校的資源，將自家高校的各類型會議等工作通過一周一發送或者一天一篇的工作推廣保存到各類型的媒體平臺上，同時可以借用各種教學資源平臺，通過整合教師資源來建立自己高校的師資檔案，以此來實現師資資源的存檔。還有就是可以通過各種媒體平臺自帶的功能，讓全員參與，對自己的檔案進行相應的更新，以此來做到豐富師資力量檔案的作用。使得檔案更具有真實性和可靠性。

2.4 媒體化的重視

對于這一點來說要深刻明確高校檔案工作的最終目的。高校檔案工作的最終目的是實現檔案工作能夠為高校的科研教學服務，這是一個層面，還有一個層面就是要實現黨機關工作部能夠隨時隨地調用檔案資源時，檔案資源的真實性和全面性有一定的保證。要實現這兩個層面，就要求高校領導要做到對高校檔案管理工作的重視，也就是說高校領導可以通過轉變高校檔案工作的管理理念，通過創新管理模式，優化人員配置，或者說是通過一定程度上的政策鼓勵和支持，一定數量上的物料支持，來實現檔案工作的管理，使得高校檔案工作成為一種媒體化的發展。

2.5 人員綜合素質的提高

高校管理人員要有一定的專業水準，可以通過不斷培訓和加大審核通過力度來做到人員綜合素養能力的提高。在具體的做法中，高校檔案管理工作在選拔人才的過程中，要注重人才專業技能和管理技能的發展，在傳統的檔案管理和工作中，相當一部分人員并沒有好的檔案工作的專業素質，或者說是檔案管理的專業素質隨著社會的發展變化而逐漸脫節。這就需要通過不斷學習來改善這一個無奈的局面。高校要開設關于檔案管理工作和計算機檔案儲存工作的一些專業課程，通過培養和提升相關的復合型人才，再加以一定的考核，使得管理人員的綜合素質和專業技能都能夠得到相應的提升。

2.6 注重現代化的信息系統

現階段高等院校每年的擴招，生源數據的增加，對于高校檔案管理工作而言就是一個極具挑戰的工作。每個學生的信息在進入學校系統之前需要通過填寫紙質資料備份，但是紙質資料有一個缺點就是在進行調查以及查閱的時候非常不便，所以說就需要現階段新媒體環境的融合。通過現代化信息系統的應用，實現實體檔案和數字化存儲系統的轉變，通過規范化學生數據信息，實現學生檔案工作系統的高效處理。在學生數據檔案形成的過程中，需要的一個必要的步驟就是管理人員通過計算機系統的數字端口將各個數據接口利用起來，最終實現文件數據的共享，從而可以實現學生檔案管理的信息方便傳導性，還不容易丟失，但是在一個系列過程中需要注意的一個層面就是歸檔電子文件和元數據的處理，這是很重要的一個層面，也是確保檔案管理工作安全性的重要保證。通過及時調解檔案的數字化管理，來做到在節約儲存空間的同時做到信息灌輸效率的高效，避免出現了在信息傳輸過程中的信息丟失。

3 新媒體環境下高校檔案管理的深刻轉變

3.1 實體管理的轉變

對于傳統檔案管理工作而言，傳統檔案工作主要是對紙質檔案管理資料進行管理，而現階段的變化就是，紙質媒體轉變為多種類型的數據信息，相應的，管理工作的重心就從實體檔案管理轉變為人力資本管理，這是一種新的轉變，也是一種根本性的變革，通俗點來說就是從管理檔案到管理用戶的轉變。不同點在于，管理檔案是一成不變的工作，而對于用戶的管理是為了讓檔案實現其應有的價值。這是很重要的一個層面。堅持以人為根本的思想，通過管理制度的不斷創新，實現用戶和檔案之間的一種友好的聯系，這點是特別重要的一個方面。這樣做的優點在于能夠充分發揮出檔案管理工作者的工作積極性，然后可以降低檔案管理工作者的壓力，還能夠確保檔案工作的高效性。

3.2 專業媒體化管理的轉變

高校在不斷發展的過程中，由注重專業和高度的發展方向慢慢轉變為融合性的方向發展，也就是說，高校跨越式發展的基礎上，經驗管理能力的不斷加深深刻影響著檔案信息的管理，所以需要通過傳統經驗管理的模式來實現專業化的發展過程，通過實現設施的管理來實現管理能力的提升，從而使得檔案管理資源的可利用價值得到不斷地提升。

3.3 全方位，網絡化管理的轉變

全方位網絡化管理工作的實現需要從把控原始檔案的全局開始做起，從區域管理到網絡化的管理，再到細節管理，管理層次的不斷加深，也意味著管理能力的不斷深化。這是保證新媒體時期高校檔案管理工作能夠創新的重要基礎也是一個必要的過程。還有就是需要加強網絡的多媒體管理制度，通過管理工作的監督和管理水平的提高實現管理效果的提升。

4 結束語

高校要想實現新媒體環境下檔案管理工作的創新，必須要做到的一點就是能夠通過專業的技術培養和運用新媒體技術人才，通過融合新媒體和檔案管理工作的創新點，來實現檔案管理工作的教育性和引導性的作用。

參考文獻

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