新時期加強學校檔案管理的有效措施

王虎

摘 要：通常而言，學校的檔案的主要構成部分為完成教育教學活動后保留的原始資料，教師教學的成績和學生認同教師教學情況的程度均記錄在學校檔案之中。同樣學校實際的管理水平也能通過學校檔案管理工作得以體現。在日常經營和管理中，學校要積極對檔案管理模式進行優化與管理，最大化借助檔案資源，促進學校良好發展。對此，本文主要對新時期加強學校檔案管理的有效措施進行了探討，以供參考。

關鍵詞：學校;檔案管理;意義

隨著黨的十九大順利召開，我們進入了中國特色社會主義新時代，在黨的正確領導下，中國特色社會主義教育事業以及檔案工作發展迅猛，在此形勢下，對檔案工作以及教育工作的要求也越來越高。不斷深入推進的教育工作，使得各級各類學校越來越重視檔案管理工作，這對學校檔案管理工作的開展提供了極大的幫助，但仍有很多問題存在。對此，學校檔案工作應與時俱進，通過黨的正確領導，對科學健全的管理模式進行大力研究，從而更加好地服務于新時代教育工作，推動新時期社會主義事業良好發展。

1 學校檔案管理工作的重要意義

首先，可以真實記錄學校的發展情況。作為一種文件材料，學校檔案的形式多種多樣，如音像、圖標和文字等，可以真實記錄學校的管理工作和教師的教學工作，把學校的歷史情況直觀呈現出來，同時真實記錄了全校師生的實際情況[1]。學校檔案中學校發展檔案的占比最大，此外還涉及了各個優秀教學成果和各種先進經驗。真實記錄學校的管理者以及教師們的心血，將學校的教學水平直觀呈現了出來。其次，為學校的良好發展服務。在學校的不斷發展過程中，學校檔案隨之形成，同時其具有一定的變化性，檔案存在于學校教育教學工作、管理和組織之中，其可以真實記錄學校管理、教學和運行軌跡，是學校十分重要的信息資源。借助學校檔案可以充分掌握本校的現狀、歷史、發展規律和特點，通過分析學校現存檔案，可以加深對學校教育教學工作各方面發展情況的了解，進而更好地歸納總結學校自身形象和價值觀建設的缺陷與成果。新形勢下，做好學校檔案管理，是社會以及學校自身發展的切實所需。在學校建設中檔案工作是一項基礎性工作，是對學校工作進行評估的重要內容之一，是使學校保持良好形象的關鍵。把檔案管理工作做好，可以更好地服務于全校師生，促進學校良好發展。

2 新時期加強學校檔案管理的有效措施

2.1 高度重視學校檔案管理

學校領導的想法和一個學校的發展有著極為密切的聯系，因此學校領導應以身作則，對學校的檔案管理工作引起高度重視，充分了解加強檔案管理工作的重要性，將檔案管理部門地位提升，可以加大對檔案管理人才的引進力度，組建具有較強專業性的檔案管理部門。學校要基于國家提出的要求把自身工作做好，和自身實際情況相結合制定切實可行的檔案管理制度。此外，要借助典型事例宣傳、參觀學習、會議等形式，積極對黨和國家有關檔案工作的法律法規進行宣傳，同時抓住一切機會與具體事例相結合展開宣傳，以此加深教職工對檔案重要性的認識，充分了解檔案和自己生活以及工作的緊密聯系，為檔案管理工作提供大力支持，從而促進全校所有教職工檔案意識增強。

2.2 建立健全檔案管理各項制度

對科學的檔案管理體系予以構建，積極完善檔案管理制度，是實現規范管理檔案工作的重中之重。各學校要和本單位檔案工作的實際情況相結合，制定一套系統、完整、科學的檔案管理制度。集中統一管理和考核各處室以及各類檔案材料，同時評價與發展檔案管理和教學管理。用文件的形式為各教研組和處室下發制度，對檔案的重要性進行大力宣傳，促進其檔案意識增強，以此獲得相關人員的積極配合。此外，必須由專門的人負責收集和上交檔案材料，在人員晉升和考核的條件中納入進歸檔質量，嚴格實施所有檔案工作制度，以此確保材料收集的完整性、齊全性，從而充分發揮出檔案的實際作用。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員的業務水平直接影響著檔案工作的質量，因此，應大力促進學校檔案管理人員綜合素質提高[2]。首先，學校要積極組織管理人員參加職業道德培訓，以使其思想覺悟得到提升，安全意識和服務意識更強。其次，加大職業技能培訓力度，促進技能水平提升。不論何種職業均是以專業知識和職業技能為支撐，檔案工作同樣如此，只有將檔案管理人員的自我學習能力增強，不斷充實自己，積極投入到各種培訓以及相關活動之中，促進其職業技能和業務水平全面提升。新上崗的檔案管理工作人員要積極參與各地檔案局組織的崗位培訓活動中，將是否具備從業資格證書作為上崗的硬性條件;就一些穩定的檔案管理人員，還要注重不斷學習新的方法和知識技能，需要參與檔案繼續教育培訓，顯著提高自身綜合素質水平。最后，多關心檔案管理人員，構建獎懲機制，促進其責任心增強。

2.4 加強建設信息化的檔案管理設施

學校在檔案管理中需要的基礎設備較多，如計算機硬件設備、基礎網絡設備、計算機軟件設備和其他輔助設施，要想順利開展檔案管理信息化建設，首先必須配備充足的檔案管理設施。所以，應把檔案資料收集工作中的切實所需納入考慮范圍，確保檔案管理室中基礎設施齊全，為檔案管理工作效率的提高奠定堅實的基礎，如為檔案收集配備好計算機、信息系統、掃描儀以及光盤刻錄機等設備。做好上述工作后，再借助這些設備建立電子目錄以及電子檔案，確保被接受中心可以順利接管錄入電子檔案，促進電子數據采集效率提高，為收集電子文件提供方便。檔案管理的相關軟件系統，其具備的文件管理功能形式多種多樣，如收集、檢索以及歸納整理文件等功能，同時可以與其他種類的數據庫展開連接和數據交換工作，從而將學校檔案信息管理流通性提升[3]。

2.5 保證學校數字檔案安全

不斷發展的互聯網技術，在帶給學校檔案管理方便的同時，也導致其面臨的信息風險越來越多。當前，我國對信息的安全性十分重視，學校應根據國家頒布的信息安全管理法規， 立足于學校的實際情況，對行之有效的安全保密規范以及檔案管理規范進行制定。如數字檔案信息安全儲存規范、數字檔案應用系統的安全操作規范等，借助人為力量有效保護學校檔案信息安全。迅速把技術保證體系建立起來，有效提高系統和網絡的安全性。學校檔案部門應積極運用各種先進技術，對各種網絡威脅進行有效防御，如，數據加密技術、訪問控制技術、身份認證技術、病毒防范技術等技術，從技術上有效保護數字檔案信息的安全。

3 結語

總之，在學校管理工作中檔案管理占據著極為重要的位置，所以務必要把檔案的收集、整理和歸檔工作做好，增強服務意識，將檔案的價值與功能充分發揮出來。同時，管理人員要把檔案資料掌握好，促進自身的綜合素質和專業能力提升，分析和研究檔案的利用信息，及時將工作中存在的問題發現，保持嚴謹、科學的工作態度，使檔案管理水平與質量有效提高，進而充分發揮出檔案功能為學校穩定、健康發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]孫玉萍.學校檔案管理工作現狀分析及其對策[J].好家長，2018（90）：32-32.

[2]孫杰.關于做好學校檔案管理工作的思考[J].新課程（中），2018（8）：12-14.

[3]楊貝戈.學校檔案管理存在的問題和對策[J].辦公室業務，2017（2）：129-129.