淺談信息化背景下的單位人事檔案管理

李沅蔓

摘 要：信息技術的發展與應用改變了各行各業，也讓單位人事檔案管理模式、思路有了較大轉變，本文聯系實際。就單位如何應用信息技術推進人事檔案管理創新等相關問題展開探究，希望能為相關工作的開展提供些許幫助。

關鍵詞：信息化技術;人事檔案;管理對策

隨著互聯網技術的迅猛發展，社會各行各業都深受信息技術影響。如就單位人事檔案管理工作而言，在信息技術的支持與推動下，單位能在短時間內從海量數據中提取出有價值信息，并對其進行處理、保存、傳輸與應用，讓人事檔案管理水平與效率得到提高，管理效益得到增強。下面結合實際，首先就當前單位人事檔案管理中對于信息技術的應用做簡要分析。

1 信息技術在單位人事檔案管理中的現實應用

1.1 數據庫技術的應用

近年來，信息技術發展迅猛，在社會各領域、各行業都有了廣泛應用，尤其是給單位人事檔案管理工作的開展帶來了很大便利。如單位基于大數據技術、互聯網技術，構建起一個人力資源檔案庫，將單位人事信息分類存入該檔案庫中，有效避免了信息數據的丟失，并給后續的查詢以及應用等提供了便利。目前，數據庫技術在信息網絡的發展下已經逐步形成了一個巨大集合體，而該信息結合體的時空內部蘊藏著各種各樣的數據信息，且這些信息數據呈次方式的爆炸態勢增長。因此單位若能充分應用數據庫技術，將數據庫技術與單位人事檔案管理工作有機結合，那么單位人事檔案管理工作將更易開展。但值得注意的是，數據庫技術在給單位人事檔案管理工作帶來了便利的同時也帶來了挑戰。如讓人事檔案信息的安全性遭受到威脅，單位人事檔案信息被竊取、盜用的風險增大。因此，要想讓數據庫技術更好地服務于人事檔案管理工作，單位就要重視數據庫與管理系統的有機結合。單位對于數據庫技術的應用，不能僅是簡單在桌面上建立數據庫，而是要將數據庫與管理系統有機結合，給予單位人事檔案信息更大的安全保障[1]。

1.2 壓縮技術的應用

近年來單位嘗試將壓縮技術應用于人事檔案管理中。這一技術的應用在很大程度上彌補了傳統管理模式的不足，減少了人事檔案管理成本，提高了人事檔案管理水平與效率。具體如，將壓縮技術應用于人事檔案管理工作中后，便能對各項重要信息進行備份，這樣既避免了的丟失，也減少了工作人員的任務量，提高了工作效率。在將壓縮技術應用于人事檔案管理工作中后，檔案管理只需要將備份的檔案信息輸入到電腦系統中，即可完成存儲。整個操作流程被大大簡化，管理效率也得以提高。更為重要的是，利用壓縮技術不僅能完成對文字、數據等一般信息的處理，還能對圖片、音頻等較難管理的信息進行處理與保存，有效保證了單位人事檔案信息的完整性[2]。

1.3 音頻視頻處理技術的應用

在傳統技術模式下，對于部分音頻資料的存儲主要是利用磁帶光盤或錄音筆來完成。但實踐表明，錄音筆以及光盤等載體在保存過程中會受到物理性因素影響而出現磨損等問題，導致信息內容質量受到影響。因而近年來已經有不少單位引進了更為先進的音頻視頻處理技術來開展檔案管理工作。具體如，將錄制中的聲音信號轉換為數字信號，這樣就可規避物理因素對信息質量的影響，保證了信息的真實性、完整性。

2 信息化背景下單位人事檔案發展策略

2.1 更新人事檔案管理信息化管理設備

計算機等硬件設備是單位開展人事檔案管理工作的重要基礎，是單位人事檔案管理信息化建設的基本保障。在新時期背景下，單位管理層必須轉變人事檔案管理理念，正確認識到人事檔案管理朝信息化方向發展的必要性與重要性，在此基礎上科學規劃單位資金，適當增大人事檔案管理方面的資金投入，采購一批先進的技術與設備，并對單位內部人事檔案管理系統進行改造升級。通過這一系列舉措為人事檔案管理工作創造良好的內外部環境，從而促進人事檔案管理效率與質量提升[3]。

2.2 充分利用計算機設備

對于當前的人事檔案管理工作，單位必須要充分發揮出計算機的輔助作用，要充分應用計算機開展管理工作，讓計算機的功能作用得到真正發揮。具體而言，單位需要利用計算機來編制檔案檢索工具，根據具體的信息內容對數據進行進行分類歸檔，實現對數據信息的有序化管理。具體如，管理人員可將單位人事檔案信息系統編制出分類目錄、專題目錄、案卷目錄等多個科目，并將各項紙質信息全部按照新管理部門的要求以及響應文件格式進行操作，以此保證單位人事檔案信息的可靠性與通用性。除做好以上工作外，單位也需要對計算機系統的服務功能做進一步強化，增強計算機系統與單位人事檔案管理工作的適應性，讓人事檔案管理工作更好地開展。具體如，檔案管理人員在利用計算機來檢索檔案信息時，計算機要能最大限度以及最迅速地滿足檢索人員的閱覽需求。如以最直觀的形式讓檔案管理人員了解本部分檔案信息的內容特征、形式特征等。最后，單位還可根據日常工作需求建立起專門的檔案室網頁，以便檔案管理工作能更好、更快速的開展[4]。如下圖是某單位基于RFID 技術創建的檔案自動化管理系統。在該系統中，只通過標準數據接口就可以將原有的通過手工操作的業務轉移到自動化系統上來，從而大大提升檔案管理效率。

2.3 做好數據庫安全防范

前文已經提及，信息技術的應用雖給單位人事檔案管理工作帶來了極大便利，在很大程度上彌補了傳統管理模式的缺陷與不足，提高了人事檔案管理水平與效率，但也給單位人事檔案信息帶來了一些安全方面的威脅。因此，在日后工作中，單位要能結合以往經驗，科學采用一系列防護手段消除安全隱患，提高人事檔案存儲的安全性。具體如，單位應建立起相應的安全防控機制，對單位內部人事檔案管理制度進行完善優化，在單位內部做好有關人事檔案信息安全的宣傳教育，提高工作人員的安全防護意識，保證工作人員能做到檔案信息備份工作，能合理利用計算機壓縮技術建立檔案恢復機制等。單位要認真落實以上每一項防護措施，將信息安全防護工作滲透到單位日常經營發展的每一環節。

2.4 提高檔案管理人員能力素質

檔案管理員是一切工作的落實者，檔案管理人員的能力素質將對人事檔案管理的信息化建設產生直接性影響。為此，單位應高度重視對檔案管理員的培訓與再教育。在單位內部建立起科學長效的人才培養機制，定期組織工作人員參加專業技能培訓與職業素養教育，定期組織工作人員參與技能考核。通過這一系列再教育措施提上檔案管理員的業務水平、操作技能，增強其服務意識與職業道德，提高管理人員的風險防范意識，為單位人事檔案管理工作的開展提供保障[5]。

3 結語

綜上所述，人事檔案管理是單位一項重要工作，加強人事檔案管理對于單位的建設發展具有重要意義。在當前的信息化背景下，人事檔案管理信息化已然成為該項工作的主要發展方向。為此，單位要結合自身業務性質、人事檔案管理工作的特征特點采取有效手段進一步促進信息化技術與人事檔案管理的深度融合，推進單位人事檔案管理信息化建設朝著縱深方向持續推進。

參考文獻

[1]徐紅.信息化背景下事業單位會計檔案管理的優化研究[J].中國管理信息化，2019，22（24）：159-160.

[2]付亞萍，劉廷利，趙亞.信息化背景下事業單位會計檔案管理的優化策略探討[J].蘭臺內外，2019（29）：67-68.

[3]張瑤.信息化背景下人事檔案管理的創新研究[J].辦公室業務，2019（05）：122-123.

[4]楊秀春.信息化背景下單位人事檔案管理研究[J].現代農業，2018（11）：104-106.

[5]陳興龍.關于信息化背景下事業單位檔案管理科學化的思考[J].才智，2018（23）：219.