工程設計電子文件的歸檔管理

楊刈奇

摘 要：現代社會是信息社會，海量信息以電子文件形式進行繁忙的交流。在勘察設計領域，工程設計手段從最初的人工計算繪圖階段，通過快速發展，逐漸演變到現在利用專業軟件、計算機輔助設計系統階段，隨之產生了大批的工程設計電子文件。本文從工程設計電子文件的特點、收集、鑒定、歸檔、保管和利用維護等方面，根據實際工作情況提出工程設計電子文件歸檔存在的問題、解決手段和管理措施。

關鍵詞：工程設計;電子文件;歸檔;管理

在信息高速發展的今天，各類電子文件及其檔案數量倍增，新的記錄方式取代舊的記錄方式，是社會發展的必然趨勢和重要標志。工程設計從手工繪圖發展到現在計算機制圖以及網絡和大數據等多種現代信息技術參與的日常工作，工程設計文件從單一紙質載體變為以電子文件與紙質文件共同服務的階段。電子文件不僅方便檔案館的歸檔保存和管理，也方便檔案的查詢與利用。作好設計資料電子文件、紙質文件即“雙軌制”檔案管理十分重要，其中對電子文件的安全管理工作更顯突出。

1 工程設計電子文件特征

1.1 工程設計電子文件易保存、易查找

與傳統紙質文件相比電子文件檢索快、易儲存、易攜帶、可以滿足多人同時閱讀，也可以通過網絡傳輸，更可以修改利用，大大提高辦公效率和設計速度。

1.2 工程設計電子文件對設備軟件依賴性

工程設計電子文件的形成、存儲、閱讀、處理與傳輸都離不開相應設備和軟件環境，如果離開相應的設備、匹配的軟件平臺，就不能利用和查閱電子文件。

1.3 工程設計電子文件內容可修改、保存存在一定的不安全因素

工程設計電子文件可編輯、修改，為其他工作提供了便利條件，但是不論是采用磁盤等介質保存或者云盤、數據庫保存，難以絕對保證文件安全。采用磁盤等介質保存，介質對環境的溫濕度、防磁性等條件要求很高，如達不到容易造成載體的損壞致使信息丟失，或者電子文件無法讀取。在網絡環境中的云盤或數據庫，電子文件儲存和傳輸易受到病毒感染、木馬盜取、信息外泄等不安全因素。相比較紙質文件對環境要求較低，存儲更安全。

1.4 工程設計電子文件的規范管理有待提高

目前工程設計電子文件管理工作處于發展完善階段，電子文件存在易感染病毒、易篡改等弱點，以及辦公軟件等多方面的因素，結合國家信息安全管理相關法規，急待細化工程設計電子文件管理辦法，確保電子文件存放安全，使用安全。

2 工程設計電子文件收集整理中存在的問題

2.1 工程設計電子文件的產生、收集和流轉管控不嚴

設計電子文件從起初產生到完成歸檔，要經過多人多部門流轉，給設計電子文件的收集帶來很多干擾因數。主要表現在;一是各部門的軟件存在差異，文件兼容差。二是有些人員不重視設計電子文件歸檔，沒有明確專人負責，使有價值的設計電子文件不能及時歸檔或留存在個人手中。三是設計輸入的條件反復變化，出現AutoCAD文件多版本及圖紙多套的現象，對后期的歸檔工作帶來很大影響，電子文件流轉收集管理不嚴格，經常出現圖紙與電子文件不配套。

2.2 設計人員對于電子文件保護不到位

設計電子文件的記錄形式有易改、易變、易逝等數字化特性，所以對存放條件要求比較高，存儲要用中間設備，通過檢驗、備份、復制、轉換、封裝、遷移等過程比較復雜，而現在電子文件存儲的載體又不太穩定、不耐用，難以實現長期保存。

2.3 設計人員與檔案館對接不緊密

個別電子文件在有些方面缺乏前端控制，與檔案館脫節，電子文件歸檔后不利于檔案管理和查閱利用，需要重新錄入、整理分類，增加了文件歸檔的工作量。

3 提高工程設計電子文件歸檔管理

針對工程設計電子文件的管理，國家出臺了一系列的法律、法規和標準，目的就是要確保電子文件的信息安全。一般的設計院都建立了適合本單位的工程設計電子文件管理規章制度，明確了管理機構和相應職責，對于容易出現問題的環節制定了特別的管理措施，定期核查加強管理，對于規章制度者從嚴處理，大大減低電子文件的安全風險。另外，要提高電子文件傳遞者及管理人員信息安全意識和素養，自覺遵守制度，才能避免絕大多數的信息泄露事件。

3.1 提高工程設計電子檔案管理的前提條件

提高工程設計電子檔案管理人員業務水平設計電子檔案必須得到很好的管理，首先要提高管理人員的自身素質和業務能力，了解現代化信息技術，熟練應用計算機操作系統，熟悉工程設計制圖軟件，熟悉工程設計、文字處理等內容的電子文件生成過程和儲存形式等知識，否則難以勝任電子文件歸檔、電子檔案的檢索利用等管理工作，如：圖紙文件可存儲為*.dwg、*.bak、*.pdf等形式，文字處理文件則可存儲為*.docx、*.doc、*.txt、*.bak、*.pdf等形成。其次，大力培養電子檔案管理人才，建立高素質的工程設計電子檔案管理隊伍，提升電子文件的鑒別能力，提高電子檔案的保管維護和檢索利用水平。第三，不斷更新殺毒軟件，堅持定期對電子檔案進行殺毒處理，有效維護電子檔案安全，避免文件不被修改、刪除或讀不了等問題。這樣方能確保電子文件歸檔準確無誤，完整可靠，有利促進電子檔案向規范管理方向發展，不斷提高工程設計電子檔案的質量。

3.2 提高工程設計電子文件的篩選甄別

項目電子文件及各專業有參考價值的設計電子文件都列入歸檔范圍，明確歸檔時間，根據實際內容進行鑒別認定，特別加強對各階段的設計圖和報告的鑒定工作，一是專業負責人對AutoCAD圖紙和報告等電子文件的質量把好第一道關口，甄別剔除無價值的過程版本，刪除與內容無關的文件。二是對于簽署不完整、不準確的部分，要進行補充，保證電子文件的完整和準確。三是對電子文件按價值劃分，輕重分明，重點保證重要電子文件的真實性、完整性。

要把認定歸檔的設計電子文件歸類管理，存儲在U盤、光盤的等載體上可單獨存放保管，為節省存儲空間，對有用的電子文件可實行數據壓縮。同樣的數據文件材料應備份兩份，以便出現丟失、損壞時備用。

3.3 及時組織工程設計電子文件歸檔

歸檔主要是把收集整理的電子文件由設計部門按檔案管理的規章制度向檔案館移交，設計負責人要確定電子文件的歸檔范圍。一般設計文件在一個階段完成后，一定時間段內要求完成歸檔工作，對于邊設計邊歸檔的項目，電子文件與紙質文件務必對應，可以確保歸檔資料的準確性和完整性，但設計人員設計負責人要確定歸檔資料的價值，免造成不必要的歸檔和重復性歸檔。生產經營過程中如設計電子文件不能及時處理，不斷修改，版本較多，避免混亂的最好辦法就是電子文件和紙質文件一一對應，也便于甄別管理和使用。加強電子文件在校審等流轉過程中的管理，設計負責人要實時跟蹤設計電子文件的流向，檔案管理人員對存入的設計電子文件和紙質文件的流轉情況也要實時對監控。

工程設計電子文件與紙質文件保持一一對應的匹配關系，將紙質文件和電子文件利用其不同的存儲載體方式，分別歸類存放，妥善管理。紙質文件和設計電子文件之間要保持一定的聯系，同時鑒定、同時整編、同時錄入系統以提高利用效率，這既能發揮紙質文件和電子文件的長處又可以其缺點，很好地解決電子文件易被篡改、紙質文件不便攜帶等短板，充分發揮電子文件易查找檢索的優點。

在實際工作中，嚴格執行設計院制定的工程設計電子文件管理辦法，選擇適當的電子文件的儲存格式，選擇最佳的歸檔方案，及時組織歸檔工作，同時要加強甄別鑒定工作，做好設計電子文件儲存設備的定期維護和檢查工作。

4 工程設計電子文件的保管和利用

4.1 工程設計電子文件的安全保管

工程設計電子文件保管最主要的原則是備份，分本地備份和異地備份兩種。其次，在電子文件保管過程中要預防儲存介質損壞的一些不利因素，確保工程設計電子文件安全可靠。

工程項目設計周期長、參與人員頻繁變動，規劃設計電子文件涉及的人員比較廣泛，對于電子文件信息數據的真實性、完整性、有效性和安全性提出很高要求，所以，工程設計電子文件應以統一的格式標準存儲備份到符合保管要求的脫機載體上，要劃分查閱權限、區分權責，最大限度減少操作次數。

4.2 工程設計電子文件的利用與維護

工程設計電子文件檔案的利用有固定的流程，要嚴格執行規定，存儲在數據庫的電子文件可通過設置各級別、各部門、各專業以及檔案管理人員的訪問權限，通過網上隨時查詢，方便地提供信息服務。

對于存儲的工程設計電子文件的軟硬件環境要定期檢查和保護，特別加強脫機載體介質狀況的鑒定和檢查，保證設計電子文件可讀和原數據的完整性，防止因載體的損害而導致信息丟失。

5 結束語

工程設計電子文件的收集、形成、鑒定、歸檔等要實行全程監控與管理，才能保證檔案管理工作的準確性、完整性。各個環節都不是獨立存在的，是相互聯系、相互影響、相互作用、相互滲透的有機過程，生產經營過程中隨著電子文件的流轉程序、方式等一系列的制度的不斷完善和信息技術的不斷發展，工程設計電子文件管理將不斷進步，也對檔案的管理工作帶來深刻的變化和影響。

參考文獻

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