小學(xué)學(xué)生檔案工作規(guī)范化高效開展探討

阮斯虹

摘 要：小學(xué)學(xué)生檔案管理工作的開展，能夠?qū)W(xué)生實際發(fā)展水平呈現(xiàn)出來，為孩子們升入初中獲得有針對性的教育引導(dǎo)提供支持。文章從提升學(xué)生檔案管理意識、構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺、建立健全學(xué)生檔案管理機制、提升檔案管理人員素質(zhì)技能這幾個方面入手，探討如何加強小學(xué)學(xué)生檔案管理工作，旨在促進學(xué)生檔案管理水平的顯著提升。

關(guān)鍵詞：小學(xué)學(xué)生;檔案管理;意識;數(shù)字化;管理機制

小學(xué)教育階段，是學(xué)生檔案記錄的起點，對學(xué)生后續(xù)的成長過程記錄起著基礎(chǔ)性支撐作用。良好的學(xué)生檔案管理工作開展，能夠促進學(xué)校辦學(xué)行為的規(guī)范化，對于教育教學(xué)質(zhì)量的提升至關(guān)重要。因此，深研小學(xué)學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新開展策略，切實提升學(xué)生檔案管理水平，對于學(xué)生和學(xué)校獲得良好發(fā)展皆具有重要意義。

1 提升學(xué)生檔案管理意識

在小學(xué)學(xué)生的檔案中，教育學(xué)籍檔案占據(jù)著重要的地位，主要包含一些基本信息。比如姓名、性別、身份證號、政治面貌、籍貫等，除此之外還包含學(xué)生家庭情況、中考成績、學(xué)籍變動等。在小學(xué)學(xué)生檔案管理工作中，教育學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性與完善性不足，成為了影響檔案管理質(zhì)量的一個重要問題，究其原因不難發(fā)現(xiàn)，很多家長和學(xué)生對于檔案管理缺乏正確的認識，并未明確檔案對于學(xué)生的重要性，這就導(dǎo)致學(xué)生信息采集不夠全面、不夠準(zhǔn)確，尤其是學(xué)生之前所錄入信息并未隨著學(xué)生基本情況的變化而及時更新，導(dǎo)致學(xué)生檔案信息采集的精確度不足。為全面提升小學(xué)學(xué)生檔案管理質(zhì)量，要注重檔案管理意識的提升，在師生、家長乃至全社會范圍內(nèi)宣傳檔案管理的重要性，學(xué)校和教師應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，讓學(xué)生和家長都能夠認識到學(xué)生檔案管理相當(dāng)于是學(xué)生的第二身份證。在小學(xué)學(xué)生檔案管理過程中，要對各方面管理事項加以關(guān)注，從細節(jié)入手，規(guī)范基本信息錄入。學(xué)校要注重現(xiàn)代技術(shù)的合理化應(yīng)用，增進教師與家長之間及時密切溝通，確保學(xué)生檔案信息得到及時更新和完善，保證檔案管理的有效性。比如在學(xué)生進入小學(xué)時，需要對學(xué)籍檔案進行建立，對學(xué)生信息進行反復(fù)核實和完善，包括學(xué)生個人信息、家庭情況等，提高信息錄入的準(zhǔn)確性，保證小學(xué)生檔案管理的規(guī)范化。若學(xué)生學(xué)籍出現(xiàn)變動，應(yīng)及時通過學(xué)籍管理平臺精準(zhǔn)操作，確保學(xué)生檔案信息完整且準(zhǔn)確，促進小學(xué)學(xué)生檔案管理質(zhì)量的提升。

2 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺

數(shù)字化信息時代，部分小學(xué)對于學(xué)生檔案的保存仍采取紙質(zhì)方式，檔案記錄比較繁瑣，并且管理難度較大，后期收集、歸納與利用十分不便。一旦學(xué)生檔案未及時上交或者丟失，則會導(dǎo)致檔案管理人員工作負擔(dān)加重，并且學(xué)生資料納入的真實性、準(zhǔn)確性也無法得到保證，若出現(xiàn)學(xué)生檔案信息模糊、無法辨認的情況，則會對檔案管理人員工作造成一定困擾。當(dāng)前，小學(xué)學(xué)生檔案管理工作要與時俱進，充分構(gòu)建數(shù)字化管理平臺，及時收集整理學(xué)生檔案資料，保證材料齊全且信息完整，保證檔案歸檔的及時性，并做好定期分類整理，確保小學(xué)學(xué)生檔案管理規(guī)范。在小學(xué)學(xué)生檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)及時對學(xué)生檔案資料進行完善和分類歸檔，便于及時查缺補漏。若學(xué)生檔案中存在重要文件缺失的情況，則需要及時向上級部門匯報，查找并進行復(fù)印，以補充完善檔案資源。小學(xué)學(xué)生檔案管理工作具有一定復(fù)雜性和長期性，需要檔案管理人員端正態(tài)度，保持積極向上的工作熱情，強化責(zé)任意識，重視學(xué)生檔案收集與歸納工作，保證學(xué)生檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化與時效性，從而為學(xué)校各項工作的開展提供資料支持。

3 建立健全學(xué)生檔案管理機制

二胎政策的放開，使得小學(xué)學(xué)生數(shù)量增多，學(xué)生檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員工作難度加大。在學(xué)校方面，學(xué)生檔案管理缺乏完善的機制，這就極易對小學(xué)學(xué)生檔案管理的規(guī)范化和有效性產(chǎn)生一定影響。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，在小學(xué)學(xué)生檔案管理過程中，有必要對檔案管理機制進行建立健全，并在實際工作中加以規(guī)范落實，以促進小學(xué)學(xué)生檔案管理工作的穩(wěn)步開展。在這一方面，可依據(jù)《工作保密制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案工作人員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度出發(fā)，對小學(xué)學(xué)生檔案管理制度進行建立，并結(jié)合實際工作情況來逐步進行完善，確保學(xué)生檔案管理工作開展具有制度支持，促進小學(xué)學(xué)生檔案管理和分享的高效化、及時化、便利化順利實現(xiàn)。嚴(yán)格落實所建立的學(xué)生檔案管理制度，其基本表現(xiàn)，即是責(zé)任到人。學(xué)校需要明確檔案管理人員的具體職責(zé)，依據(jù)《查閱檔案制度》、《檔案歸檔制度》等出發(fā)，細化檔案管理人員的具體職責(zé)，為檔案收集與整理等工作的規(guī)范化開展提供依據(jù)，整體檔案工作也得以順利運行，提升組織管理成效。學(xué)校方面應(yīng)當(dāng)建立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，為學(xué)生檔案管理工作的開展提供指導(dǎo)，校長作為領(lǐng)導(dǎo)者，各部門負責(zé)人為小組成員，確保學(xué)生檔案管理責(zé)任嚴(yán)格落實到人，整個檔案管理工作也能夠有序開展，人力資源價值得到充分發(fā)揮。

4 提升檔案管理人員素質(zhì)技能

戶籍政策放開進一步加劇了學(xué)生家庭的流動，學(xué)生家庭住址發(fā)生變化，但學(xué)籍檔案中信息更新的時效性不足，家長聯(lián)系方式改變而學(xué)生檔案信息更新不及時，諸如此類情況的出現(xiàn)，都會在一定程度上影響學(xué)生檔案的完善性。以信息技術(shù)為支持所開展的小學(xué)學(xué)生檔案管理工作，能夠促進檔案管理信息化水平的顯著提升，在這一過程中，實現(xiàn)了檔案信息收集與整體的電子化，學(xué)生檔案的查閱與利用更為便捷，學(xué)校檔案室也扮演著信息提供中心的角色。這就要求學(xué)生檔案管理人員需不斷提升自身的信息化操作水平。然而，當(dāng)前小學(xué)學(xué)生檔案管理工作的開展，由于檔案管理人員的專業(yè)水平不高，相應(yīng)管理能力不足，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)問題也無法采取有效的應(yīng)對措施，這就制約著學(xué)生檔案管理工作的開展。因此在新時期下，要注重檔案管理人員素質(zhì)技能的增強，確保其具有較強的信息化素養(yǎng)，能夠運用檔案管理知識與專業(yè)管理技術(shù)開展檔案管理工作。綜合性檔案管理人員的培養(yǎng)至關(guān)重要，提升小學(xué)學(xué)生檔案管理的規(guī)范化水平，檔案管理人員要積極參與培訓(xùn)活動，明確檔案管理新要求，掌握檔案管理新方法，切實提升自身業(yè)務(wù)水平。同時，學(xué)校應(yīng)特別重視檔案管理人員在學(xué)生檔案管理工作中的主體地位，為切實提升學(xué)生檔案管理成效，必須要注重檔案管理人員素質(zhì)技能的培訓(xùn)提升，以更好的勝任崗位工作。學(xué)校要積極向兄弟單位汲取小學(xué)學(xué)生檔案管理工作經(jīng)驗與方法，可邀請檔案局專家來校指導(dǎo)，促進檔案管理人員專業(yè)知識水平的提升以及業(yè)務(wù)操作能力的強化，切實提升小學(xué)學(xué)生檔案管理效率。另外，要加強學(xué)生檔案管理人員的服務(wù)意識，促使檔案管理人員深刻把握檔案管理工作所具有的服務(wù)性特征，切實推動檔案資源的開發(fā)與利用有效服務(wù)于學(xué)校各項工作。為確保檔案查詢服務(wù)的便捷化，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極配合學(xué)校組織開展工作，通過完善且優(yōu)質(zhì)的檔案資料提供來優(yōu)化教育教學(xué)服務(wù)，促進小學(xué)學(xué)生檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

總之，在小學(xué)教育階段，學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范有效開展，能夠為學(xué)校的教育教學(xué)工作開展提供有力的支持。學(xué)生檔案管理工作無定法，能夠促進學(xué)生檔案效能最大化發(fā)揮即為好的方法。小學(xué)學(xué)生檔案管理過程中，要側(cè)重強化檔案管理人員的管理意識，提升其檔案專業(yè)素質(zhì)技能，建立健全學(xué)生檔案管理機制，科學(xué)運用信息技術(shù)手段，確保學(xué)生檔案管理成效得到明顯改善，推動小學(xué)教學(xué)與管理水平的顯著提升。

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