信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

何綺敏

摘 要：隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，每個(gè)行業(yè)的工作方式也在變化和更新，辦公室文書(shū)檔案管理工作也不例外，傳統(tǒng)的收集和整理模式已經(jīng)無(wú)法滿足廣大工作人員的需求，必須要制定科學(xué)合理的管理模式和先進(jìn)方式，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。本文針對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的問(wèn)題和創(chuàng)新進(jìn)行分析和整理，提出具體策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供參考與建議。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì);時(shí)代發(fā)展;文書(shū)檔案管理;改革與創(chuàng)新

在信息化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展，這些技術(shù)已經(jīng)慢慢滲入到社會(huì)活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，并對(duì)人們的生活和工作帶來(lái)極大的改變和影響，這其中也包括各個(gè)企業(yè)、事業(yè)單位的辦公環(huán)境和管理工作。最為重要的辦公室文書(shū)檔案管理工作面臨著傳統(tǒng)人工操作和創(chuàng)新方式的考驗(yàn)，只有抓住新時(shí)代整改的潮流，才能提升辦公室檔案管理水平，順利解決文書(shū)檔案管理工作中遇到的各類難題，讓管理工作順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。

1 辦公室文書(shū)檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題

從目前的情況來(lái)看，辦公室文書(shū)檔案管理工作的問(wèn)題主要是在工作人員配置和管理制度兩個(gè)方面，首先是工作人員的配置上有所不足，大多數(shù)企業(yè)、事業(yè)單位的工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度比較低，認(rèn)為這是屬于常規(guī)工作，并不會(huì)帶來(lái)高效益，加之在分配人員時(shí)會(huì)壓低該工作的合理資源，從而導(dǎo)致檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)、待遇水平普遍偏低，工作者對(duì)職積極性不高，這對(duì)工作質(zhì)量也有一定的影響。

其次是檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力偏低，很多事業(yè)單位會(huì)把這項(xiàng)工作安排給年紀(jì)偏大、技術(shù)欠缺的員工來(lái)負(fù)責(zé)，這些工作人員對(duì)信息技術(shù)的掌握水平不高，對(duì)新事物的接受比較慢，所以其工作的方式比較陳舊，也沒(méi)有創(chuàng)新的積極性。久而久之會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的效率停滯不前，遇到問(wèn)題不能及時(shí)解決而堆積著，等到有需要時(shí)再來(lái)重新處理，在資源和時(shí)間上造成浪費(fèi)和低效率。

在管理制度上的不足則體現(xiàn)在大多數(shù)單位并未制定科學(xué)合理的檔案管理工作制度，在資料的裝訂歸檔、電子檔案的格式等方面沒(méi)有規(guī)定的形式，導(dǎo)致后期浪費(fèi)大量時(shí)間在整理上。加之大部分事業(yè)單位的文書(shū)檔案是以紙質(zhì)為主的，在收集和處理上十分麻煩，用信息化的方式來(lái)管理比較有難度，長(zhǎng)期用人工操作致使工作效率低下。

2 辦公室文書(shū)檔案管理工作的重要性

對(duì)于企業(yè)和事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，每個(gè)活動(dòng)的舉辦都需要以文書(shū)檔案的方式記錄并保存，為后續(xù)活動(dòng)的開(kāi)展和日常管理工作提供證明和參考，同時(shí)對(duì)培養(yǎng)人才也有一定的作用，讓新人在文書(shū)檔案中學(xué)習(xí)活動(dòng)的開(kāi)展流程，全面認(rèn)識(shí)其中的優(yōu)勢(shì)與不足，以保證新工作的順利開(kāi)展。無(wú)論是紙質(zhì)文件或是電子檔案，每一份文件都是一個(gè)活動(dòng)或者會(huì)議的重要記錄，工作人員在做文書(shū)檔案時(shí)要以專業(yè)的態(tài)度面對(duì)，保障文件的完整記錄與內(nèi)容真實(shí)性，它也是事業(yè)單位后期的發(fā)展和創(chuàng)新提供真實(shí)可靠的工作依據(jù)，更是一個(gè)單位管理水平和企業(yè)規(guī)范的重要體現(xiàn)，所以說(shuō)做好文書(shū)檔案管理工作是很有必要的。

3 辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，我們需要對(duì)其展開(kāi)針對(duì)性的改革，并在改革的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，為傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作注入信息化時(shí)代的處理方式，充分提升其使用率和工作效率，讓管理人員和管理制度在改革中進(jìn)步，充分展現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作在企業(yè)和事業(yè)單位中的重要性。

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想

要從傳統(tǒng)思想上轉(zhuǎn)變到對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作上，提高其重視程度，我們都知道思想是萬(wàn)物的起源，只有從思想上改變，才能對(duì)整個(gè)事件的行動(dòng)、結(jié)果發(fā)揮積極作用，從而得出最為正確的判斷和處理方式。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)干部必須摒棄陳舊的觀念，充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展是對(duì)單位文化的宣揚(yáng)，也是對(duì)其發(fā)展歷史和策略的傳承，是一個(gè)單位最有利的名片，必須做好管理工作;其次，檔案管理工作人員必須端正態(tài)度，積極做好文書(shū)檔案的整理、分類，用合理有效的方式對(duì)所有檔案進(jìn)行歸檔，以方便其他人員的查閱，不斷學(xué)習(xí)新的方式方法，改進(jìn)文書(shū)檔案工作中的不足，有問(wèn)題有想法及時(shí)向上級(jí)反映，努力成為一名優(yōu)秀的檔案管理者。

3.2 提高工作者素質(zhì)

積極鼓勵(lì)年輕人才，提升工作者的整體素質(zhì)，目前大部分企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理工作是比較枯燥無(wú)味的，有很多年輕人并不愿意從事這個(gè)工作，沒(méi)有新鮮血液和思想的注入，這也是管理工作無(wú)法進(jìn)行創(chuàng)新的重要因素。所以，要積極鼓勵(lì)年輕員工投身到檔案管理事業(yè)中，定期組織檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)或講座，拓展工作者的知識(shí)面。另外，要注重培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，在學(xué)習(xí)中提高管理水平和經(jīng)驗(yàn)，可以把薪酬待遇和福利作為獎(jiǎng)勵(lì)方式，提高工作者的積極性。

3.3 規(guī)范檔案管理工作制度

經(jīng)過(guò)對(duì)多家企業(yè)的觀察后發(fā)現(xiàn)，大部分單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作并沒(méi)有正規(guī)的工作制度和規(guī)范，都是按照最傳統(tǒng)的整理和歸檔方式進(jìn)行操作，員工之間也沒(méi)有明確的分工和職責(zé)。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)要規(guī)范文書(shū)檔案管理工作的制度，從文書(shū)的制定到入檔，都必須通過(guò)制度來(lái)執(zhí)行，包括資料的制定格式、如何呈報(bào)、借閱期限以及丟失的責(zé)任處理等，要制定相應(yīng)的制度來(lái)規(guī)范工作者的行為，從而促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

3.4 引進(jìn)先進(jìn)的辦公管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的人工操作歸檔經(jīng)常有紕漏或者遺失，有的文件年份久遠(yuǎn)，要從大量的文書(shū)文件中找到資料是一件難度比較大的事情。可以在單位條件支持的情況下引進(jìn)先進(jìn)的辦公系統(tǒng)，把文書(shū)文件以智能的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，只需要在系統(tǒng)中搜索就能找到，減少人工尋找的時(shí)間。同時(shí)也可以按照安保系統(tǒng)，只有內(nèi)部資源才有資格登錄系統(tǒng)進(jìn)行處理，保障文書(shū)檔案信息的安全和資料外泄的風(fēng)險(xiǎn)，讓文書(shū)檔案管理更加便捷有效，從根本上解決文書(shū)管理工作的問(wèn)題，進(jìn)而讓其的用處發(fā)揮到最大化。

3.5 定期清理過(guò)期文檔

眾所周知辦公室中經(jīng)常會(huì)堆積大量的文件，其中很大一部分是短期使用或者打印錯(cuò)誤的，因工作人員沒(méi)有及時(shí)清理而混淆在一起，長(zhǎng)期積累下來(lái)會(huì)很難辨認(rèn)文件的作用，也會(huì)造成資源浪費(fèi)，不利于文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)行。所以，檔案管理工作者必須定期對(duì)單位文件進(jìn)行清理，對(duì)所有資料文件做好分類和歸檔，對(duì)于失效或過(guò)期的文件及時(shí)清理，不要過(guò)多占用辦公空間，讓單位的工作效率得到提升。

3.6 優(yōu)化文書(shū)檔案管理的工作方式

相比傳統(tǒng)的管理工作中，會(huì)有人員職責(zé)不清晰導(dǎo)致文件出現(xiàn)疏忽的問(wèn)題，所以對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化刻不容緩。當(dāng)工作人員在工作過(guò)程中接收文件資料后，要對(duì)文件內(nèi)容和信息有準(zhǔn)確的定位和了解，通過(guò)辦公室內(nèi)部的分工系統(tǒng)明確到具體負(fù)責(zé)人上，保障文書(shū)檔案信息的安全，再對(duì)其進(jìn)行整理、分類和歸檔，科學(xué)規(guī)劃管理工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

如今的信息化時(shí)代發(fā)展迅速，各行各業(yè)都在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，辦公室文書(shū)檔案管理工作一直被認(rèn)為是基礎(chǔ)工作，可卻對(duì)一個(gè)企業(yè)和單位的發(fā)展有著重大影響，而信息化社會(huì)也對(duì)檔案管理工作有更高的要求。只有對(duì)辦公室文檔管理工作進(jìn)行積極的改革和創(chuàng)新，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和思想素質(zhì)，才能在一定程度上提高工作效率，完善單位和企業(yè)的辦公職能，從而促進(jìn)辦公室文書(shū)檔案管理工作的不斷發(fā)展。

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