電子檔案異地備份研究

楊婧

摘 要：火災、地震等自然災害、操作失誤等人為因素都可能會威脅到檔案實體或者檔案信息的安全。檔案異地備份可以化解檔案安全存在的潛在危險，有效的避免檔案實體或檔案信息遭受損害。本文對檔案異地備份相關研究進行搜集整理，在此基礎上進行簡單的梳理和評述并提出對檔案異地備份的一些建議。

關鍵詞：電子檔案;異地備份

1 引言

筆者以“主題”為檢索項，以“檔案”、“電子文件”和“異地備份”為檢索詞，在中國知網數據庫中的發表于1999年—2019年7月的文章進行了檢索統計，去除掉關于異地備份的通訊報道以及明顯不相關文章，共檢索到133篇關于異地備份的研究文章。

從檢索結果可以看出，檔案界關于檔案或者電子文件的異地備份的研究文章最早發表于1999年。在2009年以后，關于檔案異地備份的研究文章呈迅速增長趨勢。

2 檔案異地備份研究

早在20世紀30年代初期，周總理就提出：“黨中央的所有檔案均搞三套，一套送中央文庫保存，一套送中央特科，一套送共產國際。”可見異地備份的思想早已存在。在檔案領域關于異地備份的研究早已開展。從檢索到文獻的情況看，關于檔案異地備份的研究主要集中在以下幾個方面：

2.1 異地備份的必要性和可行性

在關于異地備份的研究中，很多文章從不同的角度對開展異地備份的必要性和可能性進行了探討。他們普遍認為，影響檔案安全的主要有自然因素和人為因素，而異地備份是能夠有效避免這些危害檔案安全的因素，因此開展檔案異地備份工作是十分有必要的。另外，信息技術的不斷成熟為檔案異地備份的開展提供了更多的可能性。電子備份技術、通訊網絡等的發展也為檔案的異地備份提供了必要的支撐。

2.2 異地備份的方式

1）檔案館結對的方式。檔案館間互相保存對方重要檔案是檔案館的互相結對，依靠對方的檔案庫房保管自己的重要檔案，確保重要檔案的安全，有效的避免因自然災害等原因造成的對檔案的破壞。

2009年在上海召開的全國檔案館工作會議指出，為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份。同年，南京市檔案館和哈爾濱市檔案館簽署互建重要館藏檔案數據備份基地協議，兩地重要檔案數據異地備份工作正式啟動。2010年，更多檔案館開展檔案數據異地備份工作，如湖北省檔案館和青海省檔案館、大連市檔案館和杭州市檔案館等。

2）建造重要檔案異地備份基地。20世紀60年代，我國許多檔案館建設后庫來保存重要檔案。在相關條件允許的情況下可以將后庫改建為重要檔案異地備份基地，既節省資源投入，也可以保護重要檔案的安全。如果改建后庫無法滿足重要檔案備份的需求，有必要新建重要檔案異地備份基地，以適應當前檔案異地備份的需求。

3）利用網絡技術建立異地容災備份系統。網絡技術的發展為重要檔案的備份提供了新的方式。在檔案異地備份工作中，可以通過網絡技術的支持，建立異地容災備份系統，對重要檔案進行實時的備份，在意外情況發生時保護重要檔案的安全。

3 檔案異地備份實踐工作中存在的問題

近年來，很多檔案館采取了不同的方式進行了檔案的異地備份工作，這其中的一些問題也是越來越受到關注。

1）異地備份的選址。異地備份場所以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方”為宜。另外，異地備份基地的選址還需要考慮到考慮人力、物力、財力等多種因素的影響，同時，也要依據城市的綜合因素和檔案異地保管場所的綜合情況等進行評估，制訂切實可行的異地備份方案。

2）異地備份的資金。檔案異地備份工作從最開始的數據準備階段到后期的維護階段都不可避免的會涉及資金的問題。在張溢娟的《重要檔案異地備份相關問題研究》一文中提到：“檔案館因為經費去掉本部門的日常開支，也就沒有多少資金投入到檔案異地備份的工作上面。所以不僅要單位加大人力物力等方面的投入，也需要國家在財政上給予有力支持。”[1]另一篇文章《檔案異地備份應包括民營企業》提到要明確檔案異地備份的收費標準。[2]

3）異地備份的技術。信息技術的迅速發展為檔案的異地備份提供了更多的可能性。當前，檔案數據異地備份的技術主要涉及檔案的數字化處理技術、計算機網絡通信技術、不同檔案載體的保護技術等。

4）異地備份的管理。隨著異地備份工作開展的不斷深入，檔案異地備份后的管理工作，開始受到越來越多的關注。例如，檔案備份到結對的檔案館后，檔案數據的維護責任的界定問題，產生經費誰來負責;異地備份檔案的開發利用問題，開展異地備份的檔案館之間是否應該考慮檔案的開發利用的問題;異地備份統一規劃和統籌管理的問題等。目前，關于這些問題的研究普遍是相關問題的提出，而并沒有給出更深入、有操作性的解決辦法或者具體的實施方法。

3 檔案異地備份幾點建議

3.1 提高檔案異地備份意識

在2008年汶川地震中，許多重要檔案受到破壞，珍貴的資料在地震中消失，這場災難也給廣大檔案工作者敲響了警鐘。在這之后，有更多的檔案工作者投入到檔案異地備份的工作中，更多的檔案館開始采取異地備份的方式保護重要檔案。

檔案部門提高檔案異地備份意識，一方面要切實做好異地備份工作，另一方面要加強理論研究，為異地備份實踐工作提供必要的理論支撐。

3.2 加強異地備份頂層設計

國家檔案局提倡和支持省級和副省級城市檔案館自愿結對，互為對方建立檔案備份庫。但對于異地備份工作如何開展，并沒有在國家層面上制定統一的規劃或者工作規范，各地檔案館在開展異地備份工作的時候，只是按照要求進行館際互備工作。

檔案異地備份工作作為保障檔案安全的一種有效措施又是需要長期規劃的，需要做通盤的考慮。這就有必要建立全國異地備份的總體框架，確定異地備份工作的開展方向和實施方略。制定出臺電子檔案異地備份規定、辦法，從組織領導、工作落實、制度建立、技術運用、人員培訓、備份標準、考核內容、督查推進、責任追究等各方面作出具體規定，以推動國家檔案異地備份體系的構建與完善[3]。

3.3 制定可執行的統一標準

目前，開展異地備份的檔案館只是結合自身實際，采用適當的方式對重要檔案進行異地備份。另外，在理論研究方面，雖然相關文章有所提及，但也并沒有進行深入研究。

盡快建立起統一的標準可以讓檔案的異地備份工作有據可依，更有利于保障異地備份檔案的安全。相關標準的制定應該包括異地備份全的過程。可以包括異地備份數據的準備、數據的運輸、數據的檢測、數據的保存以及相關人員的技能培訓等。

4 結語

檔案異地備份是保障檔案安全的一條有效途徑。做好檔案異地備份工作可以有效防范可能遭遇的各種自然災害和人為災害，增加檔案保管的安全系數。

參考文獻

[1]張溢娟.重要檔案異地備份相關問題研究[J].蘭臺內外，2018（5）：49-50.

[2]蘇青麗.檔案異地備份應包括民營企業[J].檔案管理，2010（5）：29.

[3]王淑云.電子檔案異地備份的必要性及實施策略[J].黑龍江檔案，2016（1）：78.