創新人事檔案管理制度與模式的分析與研究

劉東興

摘? ? 要：對當前人事檔案管理制度與模式存在的問題進行了簡單探討，并結合筆者工作實踐經驗，就創新人事檔案管理制度與模式的路徑提出幾點個人意見與看法，以供參考。

關鍵詞：人事檔案;管理制度;管理模式;創新

對于國家機構以及社會組織而言，人事檔案的完善程度在很大程度上決定了人力資源的利用與發揮，尤其是對于企業來講是其提高競爭力的一個重要資源。近年來，我國人事檔案管理工作存在諸多問題，不管是管理制度，還是管理模式都存在一些不合理之處。鑒于此，我們有必要圍繞人事檔案管理制度與模式的創新進行分析與研究。

一、人事檔案管理存在的問題

1.管理意識薄弱，管理模式單一

受到諸多因素的影響，在我國人事檔案管理制度與模式下，很多管理人員存在管理意識薄弱的問題。在工作實踐中，一些管理人員沿襲傳統的管理思路，僅關注人員的基本信息的原始記錄，而沒有對人事檔案管理的意義有一個深刻的認識。其次，一些管理人員對人事檔案管理的重視程度并不高，甚至在工作中存在“人檔分離”的情況，再加上管理機構相對分散，從而導致人事檔案的管理脫離于基本原則。此外，就管理模式而言，很多企業都是按照干部人事檔案管理制度開展人事檔案的管理工作，由上級部門來負責員工檔案的管理，這種管理模式相對單一，并不適應現代企業的復雜結構，并且員工的檔案更新也并不及時，市場出現檔案混淆的問題，最終導致人事檔案的效力喪失。

2.人事檔案存在應隱蔽性與局限性，影響人才流動

在傳統模式下，人事檔案管理更的多是注重隱蔽檔案信息。即使在企業中，受到部門與轄區差異的影響，人事信息的交流也停留在空白階段，很多人力資源都被局限在一個圈子里，難以實現合理流動，進而難以優化企業的人力資源配置，并且對員工的選擇造成了一定的限制，這無疑是人才的浪費。其次，在企業中往往只有領導人員才擁有員工檔案的控制權，領導的意見決定了員工的行政安排，這種管理模式顯然對于員工利益會造成損害，同時也不利于企業的長遠發展。此外，由于傳統人事檔案管理相對封閉，很多員工在發生工作變動時并不能及時調整個人檔案信息，這無疑也成為人事檔案管理的一個漏洞。

3.人事檔案內容不完善，實際作用難以發揮

正如上文所述，人事檔案包含了員工的基本信息，其管理原則應該充分結合員工的實際動態進行調整與更新。然而在實踐中，很多檔案信息的整理、記錄工作卻相對滯后，對于企業機構人力資源管理目標的實現而言有著負面的影響。其次，就檔案信息的真實性來講，有的企業以及機構的管理人員也存在審核不力的問題，從而導致檔案中存在很多學歷偽造、信息虛報的情況，這無疑導致人事檔案的價值喪失。此外人事檔案中不管是人員的學歷還是工作都應該有詳細的記錄，然而現階段很多人事檔案管理人員都將學歷作為重點，對員工的能力卻沒有予以關注，如此一來，人事檔案管理的價值也大打折扣。

4.人事檔案管理的信息化水平有待提升

在科技不斷發展的背景下，社會各領域動引入了智能化技術與信息化技術，而人事檔案管理工作的信息化建設卻并不到位，很多機構與企業依然采用傳統的人工紙質收集的方式，這種管理模式現代化水平偏低，容易出現檔案丟失、損壞的問題，同時也會增加管理人員的工作負擔，不利于提高工作效率。

二、創新人事檔案管理制度與模式的路徑探討

1.強化管理意識，做好宣傳教育工作

在人力資源管理工作中，人事檔案管理其實發揮著重要作用，這對于提高企業機構的競爭力而言有著重大影響。因此，作為企業機構的管理者，必須具備強烈的管理意識，致力于人事檔案管理工作的創新與發展。具體來講，企業機構應該提高對人事檔案管理的重視程度，加大對員工的培養與宣傳力度，促使他們積極參與到人事檔案的管理與完善當中。與此同時，企業機構也可以邀請專家或教師開展講座，引導人力資源管理人員對人事檔案管理制度進行改進，掌握先進的管理方法，從而提高人事檔案管理水平。

2.加強人事檔案管理體制創新

人事檔案管理體制的創新，具體應該實現“單位化”、“內部化”向“社會化”的轉變。企業機構的管理者應該積極利用社會管理，將傳統管理體制下人事檔案存在的問題規避掉，促使人力資源得到充分利用，推動市場經濟的發展，幫助各組織機構引進優秀人才，實現人才合理流動，同時也充分調動員工的主觀能動性，促使組織機構的綜合效益得到提升。

3.做好人事檔案內容的更新

在現有的人事檔案管理制度下，擁有檔案的人員更多的是政府人員、科研人員、國企人員以及高學歷人員，而其他人員的檔案信息與要求相對較少。這無疑就造成了社會身份與地位的兩極化。因此，為了實現人事檔案管理制度與模式的創新，就必須堅持平等原則。當然，考慮到我國人口基數較大，因此在人事檔案管理工作中，應該結合人員戶籍所在地進行內容的更新與調整，如果存在流動需求，可采取郵寄的方式。此外，人事檔案管理還要做好監管工作，提高檔案內容的規范性，通過查閱、考察的方式，對人事檔案管理人員的行為得到約束，為發揮人事檔案的價值打下扎實的基礎。

4.加強信息化建設，提高人事檔案管理現代化水平

傳統紙質檔案的管理模式存在諸多弊端。在新時代下人事檔案管理的創新還應該實現在信息化建設這一層面。具體來講，企業機構應該對電子化的人員檔案進行建設，及時調整信息內容，同時也保留原有的紙質檔案，做多手準備。其次，企業結構也要加強硬件與軟件建設，為人事檔案管理創新提供物質基礎，促使人事檔案管理的技術水平得到提升，為實現信息共享，人員合理流動提供支持。

三、結論

總而言之，傳統模式下人事檔案管理制度存在諸多問題，作為現代組織機構的管理人員，必須結合人事檔案管理的缺陷進行調整與改進，遵循合理化、科學化原則，提高人事檔案管理水平，只有如此才能夠推動企業機構的發展，為充分發揮人力資源的價值奠定扎實的基礎。

參考文獻：

[1] 葛斌.創新人事檔案管理制度與模式的探索分析[J].才智，2016，（31）：266.