檔案管理在行政工作中的創新與應用

林森

摘? ? 要：檔案管理科學作為一門完備的管理體系在行政工作中起著尤為重要的作用?？茖W的檔案化工作就是對其管理活動進行真實的記錄和構建，而檔案的存在意義就在于它對行政單位自身發展軌跡和決策進行了系統的整理和歸納，是最為重要的工作經驗財富以及對未來進行重大事項決策的主要資料獲取地。本文就檔案管理在行政事業單位中的創新與應用進行探討，以供參考！

關鍵詞：檔案管理;行政工作;創新;應用

一、引言

檔案是國家十分重要的資源，也是行政單位管理工作的基石。在具體的檔案管理工作中，行政單位應對其引起足夠重視，引進科學化和規范化的管理理念和模式改進檔案管理工作的成效，從而為行政單位整體的管理打下堅實的基礎，達到行政管理高效化和高質化的實現。對此，相關從業人員應作出不懈努力，不斷進行創新和改進，為促進檔案管理的創新科學化以及行政單位的智能發揮作出重要貢獻。

二、檔案管理在行政中的創新與應用

2.1 創新行政管理模式

檔案管理工作應該從意識和人員以及管理模式方面進行改進，從而有效提升整個檔案管理工作的效率并促進行政單位管理工作的質量水平。

在進行強化的同時還要把這些觀念牢牢運用在當前的檔案工作當中和建設當中。只有堅信檔案管理和行政單位效率提高之間的有益正相關，才可以真正的把檔案管理的強化意識融入到每天的日常工作當中，把檔案管理的核心觀念放到工作中的重要地位上。行政單位要對各種相關法律，比如《檔案法》或者《〈檔案法〉實施辦法》以及本地的檔案管理試行辦法進行學習，對檔案的重要性進行充分的研究和指導監督。只有這樣，檔案管理工作才能夠從被動的消極管理轉變成為主動的積極管理。

行政事業單位的檔案管理工作要嚴格按照國家標準來執行，體現了制度的規范化、標準化，但是行政事業單位的檔案管理工作中又存在著或多或少的差異，因此，各行政事業單位需要結合各自的專業特點和行政管理方式進行創新和探討更適合的工作管理模式，建立符合本單位檔案管理的一套健全科學合理的工作制度體系。因此，需要單位領導也要將各項制度監督落實。

比如，隨著新型電子檔案載體的廣泛應用，同時推動行政事業單位的檔案管理工作逐漸趨于信息智能化。對檔案管理工作有嚴格的制度和規范，特別是電子檔案與紙質檔案的分別管理和共同管理，要以健全、科學、安全的行業制度為保障。比如，它們之間的銜接、轉換和歸納需要有詳細嚴謹的制度規范和表達。鑒于此，行政管理部門要根據本單位的電子檔案管理歸納的特點以及專業需要來設計電子數據的管理格式標準，明確對電子檔案的信息載體、存儲格式和轉換格式、硬件設備標準等做出嚴格的規范措施，同時要求相關工作人員非常嚴謹的執行和配合，確保行政事業檔案管理工作的安全統一有序。

同時，檔案管理工作按照責任制推進，必須職責分明。因此，每個檔案工作者都要時刻保證專業素養、恪守工作職責。

2.2 科學應用高效信息化的檔案管理工具

在對行政單位的檔案進行信息化的改制和建設當中，檔案部門要充分利用當前計算機的數據儲存數量巨大、進行檢索的速度極快等各類先進優勢，大力進行針對計算機框架構建下的檔案檢索思路和實際的存儲構建方式。同時，檔案部門要在這種高速信息化檢索的基礎之上建立起最為嚴格的管理和研究制度，針對計算機的技術和管理這兩個方面對其進行統籌和調配，確保檔案本身和存儲之間的安全保障，對于紙張形式的傳統檔案、數據形式的電子檔案和兩者之間進行過渡的檔案的安全措施都要進行針對性的保證，確保網絡檔案的安全以及數據媒介存儲的安全。同時要采用雙軌制的構建方式，把紙張的檔案文件和電子的檔案文件進行分門別類的整理，對其進行檔案編號的統一化和對應化，并在此基礎上進行錄著信息的整理和輸入，方便查閱和整理。同時在此基礎上還要對數據的備份工作進行整理和重視。如果單位自身條件比較好的話，則可以一步一步進行數字的檔案館建設，通過高度整合的信息處理核心進行處理，從而實現信息資源的共享。

2.3提高檔案管理的安全性和保密性

在我國行政事業單位的檔案資料，都是涉及行政運行的重要資料，甚至很多會涉及到專業機密以及國家機密，是需要嚴格保密和保存的。所以檔案管理最基本的工作素養是安全性和保密性。①檔案選址方面，需要按照國家相關規定，設立專有存放處。②庫房檔案管理也需要配備專業人員，主要負責檔案庫房的保密與安全，做好嚴格的檔案管理和歸納工作以及詳細登記工作;③檔案管理崗位的工作人員要進行專業化的考核和培訓，使工作專員有較高的檔案管理能力，能夠高效準確的區分各類檔案的管理要求和歸納次序。

2.4創建高水平的檔案管理隊伍

由于檔案管理工作對連續性要求很高且時間跨度大，具有很強的專業性和連續性，對檔案管理的團隊人員的要求也需要穩定，對此崗位的人才要求要避免身兼多職業、頻頻調動。

首先要加強檔案管理工作人員的服務意識，為行政事業的決策資料和發展軌跡的保存、查詢等服務;具備主動服務意識，積極地為行政事業單位提供資料信息核查支援。同時，要根據檔案資料的巨細化，不斷地調整并提升檔案管理的服務技術和質量，比如，要做到將檔案資料按照科學方式以不同的類型、內容、方式、時間、頻率等各方面進行詳細嚴格的整理匯總，同時，按照各部門對檔案資料的不同需求以合理科學的方式逐次開放檔案資源，做到微笑服務主動服務，確保各相關部門在檔案查詢時的準確性、及時性和簡便性。此外，行政事業單位要多組織崗位培訓，以進一步提升檔案管理工作者的專業素養服務質量。

三、結語

可見，行政事業單位的檔案管理工作在行政體系中也起著舉足輕重的作用。科學合理的檔案管理工作就是對本單位的檔案資料進行記錄和構建的真實體現，主要是對本行政事業單位自身的歷史發展軌跡和重要決策進行了科學有序的歸納和整理，為日后的發展和工作提供了重要的可考查資料，也是一些重要資料的獲取地?？梢?，檔案管理工作在發展迅速的今天，已然成為行政事業單位的重要崗位，同時也對行政的管理工作效益有著重要的影響意義。

參考文獻：

[1]李雋. 探討行政事業單位檔案管理的創新思路[J]. 企業技術開發，2013（08）：69-70.