淺談延長石油ERP建設

劉軍

摘要：近年來經濟的發展促進企業的進步，企業物資采購、價格、供應商和庫存儲備管理的改革也在不斷深化。物料成本在每項產品的制造成本中都占較大的比重，搞好產品的物料管理直接關系到產品成本控制的有效性。就企業生產過程的物料而言，一般分為進貨材料、生產過程的半成品、成品和備件等幾種，分別由企業的原材料庫房、中轉庫房、成品庫房和備件庫房實施物料管理。本文就建立物料標準化體系提升物資管理效益展開探討。

關鍵詞：物料數據;標準化;管理

1 ERP的啟用

EPR系統是企業資源計劃的英語簡稱，它的含義是利用信息技術手段，將更加科學化管理思想與先進企業技術相融合的一種現代化企業管理平臺。而ERP系統的誕生其主要作用就是讓企業實現流程化管理，讓企業與企業各個管理部門層次間能夠將信息、數據實現科學化共享，將整個企業環境信息資源實現計算機化的自動控管。

在延長石油集團業務高速增長和國內外市場競爭日益加劇的今天，迫切需要提升企業的核心競爭力，公司的整體戰略需要管理信息系統與國內外先進水平接軌，原有的管理信息系統已經成為公司發展的瓶頸，通過實施ERP系統，可以幫助公司在原有經營管理的基礎上，深入挖掘企業內部資源和外部資源，為企業所用。在企業內部，產、供、銷、人、財、物各環節通過ERP提供的功能可以實現電腦化、集成化、自動化，為管理人員提供強有力的管理工具;在企業外部，可以實現企業與供應商和客戶的信息自動交互，從而提高整個采購環節和客戶關系管理的效率，同時，通過ERP系統還可以與第三方的B2B網站全面鏈接，實現網上的電子商務，從而減少大量中間成本，提高公司的市場競爭能力。基于上述原因，公司決定應用ERP管理，結合自身特點實現本企業信息化，實現物流、資金流、信息流的統一，提高企業在市場中的競爭能力。

延長石油從2016年開始ERP項目的籌備工作，先后考察了國內外多家知名ERP廠商。在綜合考慮了軟件廠商的方案、產品、應用經驗、技術實力、開發實力、系統維護成本等因素后，選定中油瑞飛合作實施公司ERP工程。公司的ERP項目依據實際情況，從2017年3月10日開始實施。延長石油ERP項目的上線是延長石油信息化建設的重要里程碑，標志著延長石油信息化水平邁上了新的臺階。

2更新觀念，加強內部控制環境建設

內部環境建設是ERP系統作用得以有效發揮的關鍵。企業對內部控制環境的不重視，是影響ERP實施效果的主要原因之一。ERP系統的有效實施需要依賴于內部環境的配合，企業需要根據自身特征及內部控制要求，對內控機構、人員權責進行合理分配。保證該系統中的授權、權責分配情況和企業內控機構設置的一致性，構建系統完善的制衡機制。當然，ERP系統只是管理系統而已，要想將其作用全面發揮出來，還必須有人員的配合與參與，這就要求企業內部管理人員強化自身的責任意識，保持積極的工作態度，為良好內部環境建設而努力。所以，要想營造良好的內部控制環境，企業就需要做好員工的培訓工作，提高他們的工作能力和水平，認真對待自身工作，并加大文化建設力度，發揮團隊力量，構建一個溫馨和諧、積極的內部控制環境境

3加強ERP系統控制活動

由于ERP本身的設計是面向流程的，采用按企業業務流程本身來設計內部控制方案會比較切合實際。企業圍繞業務流程進行分析訂單、采購、庫存、計劃、生產制造、質量控制、運輸、分銷、人事管理、財務等環節的作業過程、管理過程和信息過程的實際情況，制定每一項作業或任務組合流程操作流程、作業標準和考核指標，制定相應控制規則，形成組織、項目、流程三維組合，落實控制活動管理責任。遵循“風險導向、業務驅動、規范設計、強化執行”的原則，有計劃、有目標的開展流程規范控制專項工作。尤其是保障流程順利運行的制度，因為ERP一旦上線，公司員工都在一個系統上，并且是呈線性狀態，那么一個環節出問題往往后續的程序無法執行，這勢必影響整個公司的業務運轉。這就必然要求一旦出現問題，就需要盡快解決，這個時候如果沒有對應處理制度，那么業務就會停滯，如果有晚上的制度，按照制度進行處理就可以了。只有這樣才能將企業ERP系統和內部控制的這種模式實現有機融合。

從內部控制的角度來講，必須將ERP系統作為控制對象，從信息技術的角度，評估風險并建立相應的信息系統總體控制和應用控制，確保ERP系統的運行質量和運行效率。作為實施內部控制重要手段的ERP系統，必須保證系統的穩定與有效運行，加大對系統平臺的維護與評價，定期輪換人員進行系統監測與維護，定期出具系統運行報告，確保系統安全可靠運行。此外，運用數據文件的保護和數據加密儲存也可以保護數據的安全;對重要的ERP檔案進行雙備份，應存放在不同的地點，并做好ERP數據的防磁、防火、防潮和防塵等安全保護措施。

4主要做法

4.1制定物料分類標準

物料分類標準是物料數據編制的依據。物料分類要以物料自然屬性為第一分類原則，并兼顧企業管理要求與實用性相結合原則。在確定物料分類標準的過程中，參照國家和行業相關標準，結合企業物料特性進行科學分類，確定合理的分類層級，并對每個類別所包含的內容進行明確的定義，最終形成分類標準。分類要適應物資集中采購的管理需求，適應信息化建設集成、整合、應用一體化的管理要求，做到實用、方便。

4.2建立物料與固化技術規范ID，提升準確對應率

建立物料與固化技術規范ID數據庫中物料編碼與固化ID的對應規則。（1）物料編碼對應一個物料與固化技術規范ID：系統自動給出建議，實現物料編碼與固化技術規范ID的自動匹配功能。（2）物料編碼對應多個物料與固化技術規范ID：系統提示用戶選擇，用戶根據實際情況進行匹配，避免手工輸入物料與固化技術規范ID時出現錯誤。（3）物料與固化技術規范ID數據庫中不存在對應的物料與固化ID：允許手工維護物料與固化技術規范ID，但系統會對輸入的ID進行有效性檢查，杜絕以前多個系統來回切換的繁瑣操作，在提高工作效率的同時，提高物料與固化技術規范ID與物料的準確對應率。

4.3標準描述規則設計

為保證物料數據描述規范統一，有必要在物資分類及特征項體系下制定更加細化的描述規則，即標準描述規則，作為物料數據提報和審核工作的基礎指導文件，有效杜絕歸類錯誤、一物多碼等問題，減少人工干預工作量。“物料數據標準描述規則”按照是否適用于所有小類分為共用規則和小類專屬規則。小類專屬規則應以物資小類為單位，針對小類下每個特征項的內容要求提供標準化的規范定義，如明確特征項的內容構成、取值范圍、格式規范等，指導物料數據特征值書寫，進而形成標準物料數據。對于通用性、標準化程度較高的物資，推薦采用信息化模板的方式在管理系統中固化標準描述規則，提高管理效率。

4.4搭建統一的物料數據管理平臺

完成平臺需求調研、功能設計、開發、配置、測試、上線。實現主數據申請、審批、校驗、分發，數據建模、數據清洗、統計分析、數據管理流程配置、系統管理等功能。通過搭建物料數據管理平臺，將物料分類標準、物料描述模版等物料數據標準化管理的標準、規范和流程在系統中固化，可有效提高物料數據管理質量和效率。編制統一的物料數據代碼庫按照已制定好的物料分類標準和物料描述規范，對現有物料數據進行梳理和清理，刪減重復的物料數據、補充殘缺的參數、改正錯誤的信息，最終形成統一的、規范的物料數據代碼庫。通過編制統一規范的物料數據代碼庫，最大程度的減少代碼的重碼、錯碼現象，為企業各部門、各系統提供高質量、高效的信息化標準數據支撐，推動企業信息系統的深度集成、數據共享和深化應用。

4.5借助PDCA全而質量管理模式，提高管理水平

在物料標準化工作過程中遵循PDCA全而質量管理模式，在計劃階段發現問題，進行物料標準化調研，開展業務診斷，編寫解決方案，羅列業務需求清單，制定項口總體計劃;在實施階段建設系統，制定業務規范，優化管理流程，設計系統功能，針對關鍵用戶進行業務規范以及系統功能培訓;在監測階段對功能監測，根據用戶的反饋完善系統功能，同時監測各單位情況，及時進行調整;在處理階段采用考評處理手段，建立考評體系，促進各單位業務規范，不斷總結問題，把遺留問題轉到下一個PDCA循環，如此周而復始，螺旋上升，不斷提升物料標準化的應用水平。

5結語

綜上所述，物料的標準化管理涉及企業諸多部門，這就要求企業協調各職能部門，定期組織監督抽查，以確保企業能夠切實實施物料的標準化管理，從而實現生產成本的控制與管理.隨著企業的不斷發展，基于ERP系統的企業物料管理將會帶給企業越來越多競爭優勢。但系統和業務之間在后續應用中不可避免的會面臨許多新的問題，需要企業管理者不斷更新管理理念，堅持走信息化管理的道路，實現信息化建設的持續發展和進步

參考文獻：

[1]侈瑛，謝瑋，王昊申ERP系統物料數據標準化管理探討田鐵道技術監督，2017，45（8）：1-5.

[2]賈鐵民標準化物料編碼在企業電子信息化系統中的重要作用田電子世界，2017（8）：51.