論如何做好電力建設項目檔案的收集與管理

摘 要 電力項目建設期間，會形成大量檔案信息，對檔案收集和管理方面工作要求極高。鑒于此，本文主要圍繞著電力業建設項目的檔案收集和管理開展深入研究，便于電力業今后能夠高效落實收集和管理建設項目相關檔案資料實踐工作。

關鍵詞 電力建設;項目;收集;檔案;管理

前言

在一定程度上，檔案資料，其對于電力業建設項目來說，它的價值及作用是不言而喻的，是確保項目建設順利實施的關鍵依據，檔案管理是項目建設的組成部分。貫穿始終，不僅是環節。 檔案管理是項目建設的管理工具 ，可以規范和促進項目管理。 檔案記錄和反映了項目建設全過程、全方位。 對此，深入研究電力業建設項目的檔案收集和管理，有著一定的現實意義和價值。

1電力業建設項目的檔案特點闡述

1.1 在檔案價值及作用層面

對于電力業建設項目進程、管理、設備價格及質量、驗收、改造維修、使用運行等各個方面，檔案均有著監督作用，并且和以往、今后發展走向有著密切的聯系。

1.2 在電力建設單位管理層面

電力業建設項目的檔案資料可謂是存在于項目總體運行進程當中，屬于項目落實建設管理相應工作重要內容。收集項目檔案，此項工作難度系數較高，且整理方面也存在著難度系數。那么，站立于電力建設單位管理視角上來分析電力業建設項目的檔案特點，詳細如下：一是，大型項目通常以招投標方式來選定最適宜參與者，以當成是合作方，建設項目的實施主體有著復雜性及廣泛性特征，人員極具流動性，以至于檔案控制性、完整性等難以得到有效的保證，且項目時間均有著嚴格要求，所有節點均有特定目標或者標準，檔案收集和管理方面工作往往難以及時有效地跟進，以至于所收集檔案往往缺乏系統化、全面化;二是，電力業建設項目往往涉及眾多領域，有著較多檔案種類，且有著較為龐大信息量，因參與單位們自身水平存在著差異性，以至于所提供材料質量也往往是差之千里，增加了檔案采集和管理方面工作難度系數。

2檔案收集和管理工作建議

2.1 詳細了解檔案收集和管理工作實施過程

（1）項目前期階段

電力業建設項目前期檔案收集和管理工作階段，所涉及檔案資料有工程項目評估、項目可行性分析、建議書和規劃書、批復、基礎設計資料、土地征用、房屋拆遷與賠償、紅線圖、合同協議、設備招標基礎資料等管理類資料，該部分檔案資料多以文字或者是圖冊等形式存在，均有特定標準格式要求，且有符合要求的相應書寫資料[1]。部分建設項目自審批立項至投放建設往往需花費較長時間，資料越積越多，需由專人統一收發和管理這部分資料，且需更為重視的是賬務方面檔案資料采集和管理。

（2）項目施工階段

施工現場，辦公基礎條件極具簡單化，負責項目設計、建設施工、工程監理和調試相關單位均會親臨現場指導工作，資料十分豐富，增加了檔案收集難度系數和工作量。故而，施工建設期間務必要大力落實檔案管制方面工作，妥善落實好所有檔案資料收集、清理、分類歸檔、保存等各項事宜。

（3）項目竣工階段

電力業建設項目的竣工圖、質量評審資料、現場的聲像資料、竣工驗收的鑒定書、項目竣工總結報告、決算和審計報告、衛生、工業、環保等所有單項驗收相關檔案資料，均需妥善落實好分類收集整理和各項管理工作，保證檔案資料的完整真實性。

2.2 組建檔案工作專業團隊

對于電力業建設項目在檔案收集和管理方面工作來說，需確保全體工作者專業知識過硬、專業素養較強，往往至關重要。倘若檔案工作者專業素質極高，且有著過硬的專業技能，能夠掌握科學合理的管理方式或者手段等，則檔案工作便能夠高效化開展;相反，若檔案工作者文化素養偏低，在專業能力方面較為薄弱，也未能夠掌握到科學合理的收集和管理方法或者手段，則在開展相應檔案活動期間，便極易有錯誤情況出現，進而造成不可逆的各種損失狀況。對此，檔案工作是否可以科學、高效化實施，最為重要的一個環節便是組建檔案工作專業團隊，應強化對電力業建設項目的檔案工作在職人員系統化、專業化的培訓，確保在職員工均可熟練地掌握關于檔案收集和管理所有理論知識、業務要點、技能操作等，積極引導檔案工作在職員工專注于學習各種檔案收集和管理方面的專業知識、方法、技巧等，便于提升電力業建設項目的檔案工作整體能力與專業化水準。

2.3 實行數字化的檔案收集和管理

隨著網絡信息的進一步發展，帶動了其他行業與領域的迅速發展。在一定程度上，各個行業都逐漸將網絡信息各項技術引入具體工作當中。電力業建設項目傳統檔案收集和管理工作模式，耗時、費力，且風險大。那么，在網絡化信息時代背景下，實行數字化的檔案收集和管理終將是檔案工作的開展主流，更是時代發展基本要求。對此，重視實行數字化的檔案收集和管理綜合建設、維護，以電子通信及信息化處理等各項技術為基礎，并以專業性的信息化技術員為技術支撐，采用最具適用于檔案資料管理的相應系統軟件，以促進數字化的檔案硬軟件的系統兼容性、匹配度等，實時化采集項目實施不同節點的檔案資料，做到無縫隙的檔案資料收集和管理，并以電子文檔為主要方式，在計算機系統內部云空間、硬盤當中存儲各種文檔，所占用存儲的空間相對較小，便于集中統一的管理大量文檔，管理質量、效率必然得以提升[2];還應制定一致的數字化檔案管理的制度規范，提高信息化檔案管理的規范性;采用最具適用于城建檔案資料管理的相應系統軟件，以促進數字化的檔案硬軟件的系統兼容性、匹配度等，促使更具科學合理性的數字化城建檔案資料綜合管理系統得以有效構建及運行。

3結束語

從總體上來說，電力業建設項目單位落實檔案收集和管理相應工作期間，務必要先詳細了解檔案收集和管理工作實施過程，并組建檔案工作專業團隊，實行數字化的檔案收集和管理，以確保電力業建設項目單位的檔案收集和管理實踐工作高效率完成。

參考文獻

[1] 倪向萍，唐寧，劉搏晗. 全球能源互聯網趨勢下的電力工程檔案收集工作[J]. 中國管理信息化，2018，21（13）：165-166.

[2] 張柳. 電力工程檔案管理工作的優化策略研究[C].2018年2月建筑科技與管理學術交流會.2018年2月建筑科技與管理學術交流會.昆明：云南興和電力鐵塔有限公司，2018：514-515.

作者簡介

茍樹鳳，女，黑龍江省大慶市人;職稱：助理工程師，現就職單位：山東臨沂華盛江泉能源有限公司，研究方向：電力檔案管理。