計算機軟件在辦公自動化管理上的應用探討

初媛媛

摘 要 新時期，伴隨著科學技術的不斷發展，辦公自動化在社會中的應用范圍變得愈發廣泛。具體來講，自動化辦公技術具有一定的綜合性，其受到各領域辦公人士的廣泛青睞。當下，辦公自動化和計算機軟件已密不可分，其是計算機軟件被應用到社會發展中的一種具體表現。計算機軟件對于企業辦公自動化而言意義重大，對此，本文就計算機軟件在辦公自動化管理上的應用展開了相關的分析與研究。

關鍵詞 計算機;軟件;辦公自動化;管理

新形勢下，傳統的辦公管理模式已然不適用于現代社會，諸多辦公自動化軟件不斷被應用到企業辦公工作之中，使得企業的辦公效率與辦公質量都得到了質的提升。辦公自動化屬于一種新型的辦公方式，其主要是借助自動化與信息化技術來完成辦公，其與計算機軟件的具體應用存在著密切的聯系。為提高辦公效率，強化對計算機軟件在辦公自動化管理方面的應用變得十分重要。

1計算機軟件在辦公自動化管理中應用的主要優勢

1.1 降低管理成本

一般來講，無論是對于哪個企業，其對辦公用品的需求量很大，這樣勢必會增加企業開銷，而應用計算機軟件則能減少諸多不必要的工作，能有效節約紙張，以降低管理成本，從而提高企業的辦公效率。管理成本主要包括交通成本與辦公成本。在交通成本方面，一些企業規模比較大，再加之區域性因素的限制，在業務辦理過程中要乘坐一定的交通工具才能對接資料，致使企業開支增加[1]。而辦公自動化的實現，則可通過網絡來實現資料的傳輸，從而減少交通成本。在辦公成本方面，諸多企業均紛紛實現了辦公自動化，全面應用了辦公軟件，大大降低紙張使用數量，從而減少辦公成本。

1.2 完善辦公流程與辦公環境

以往的辦公設施以單一的桌椅與文件為主，若工作量增加，會讓整個工作流程變得雜亂無章。如今，伴隨著科學技術的日新月異，企業發展環境出現變化，計算機軟件應用和發展促使人們進入到了辦公自動化時代，可通過軟件技術將所需的資料、文件錄入到電腦中，促使辦公效率大大提高。

2計算機軟件在辦公自動化管理中的應用

目前，為推動企業的高速發展，企業應實現辦公自動化的管理，利用更具現代化的計算機軟件來優化辦公自動化管理系統，更好的規范與約束辦公自動化管理行為，進而提高管理效率。以下就計算機軟件在辦公自動化管理中的具體應用予以闡述。

2.1 文字處理

當前，常見的處理文字的軟件主要有WPS辦公軟件、office系列以及web文字處理軟件等，其中，web僅需配置瀏覽器就能操作文本，無須系統提供其他的軟件支持，然而，其卻無法開展復雜程度高的編輯工作[2]。而WPS辦公軟件的功能則比較強大，其存在免費版本，所占據的體積與內存都比較小，占據了較高的市場份額。office系列軟件的功能也很強大，其具有很好的兼容性與拓展性，能夠提供小型的數據庫，可為辦公自動化管理提供重要前提。總之，將文字處理軟件應用到辦公自動化管理系統中，能實現對文件的及時備份與轉存，還能對文字進行編輯與排版，能達到提高辦公質量與辦公效率，使得無紙化辦公得以實現。

2.2 管理辦公自動化軟件

管理辦公自動化軟件的功能是新聞發布、企業郵箱、企業云盤、企業資源、定位跟蹤、工作日志、人力資源管理、消息提醒以及出勤登記等。常見的辦公通訊類軟件有微信、QQ、電子鏈接的實時化通訊軟件以及Bigant等。以上軟件均采用先進的計算機技術、工作流技術、互聯網技術以及信息通信技術，還引進了先進的自動化辦公設備，打破了傳統辦公模式在時間與空間上的限制，工作人員可通過自動化辦公設備獲取大量的信息，實現人與人間的交流，使得信息集成、整合、處理、共享與存儲的效率大大提高，讓企業的辦公管理系統實現了有機整合，讓辦公管理呈現協同化、自動化與實時化的特點，這對于企業而言是一項重大的進步。

2.3 安全管理

將計算機軟件應用到辦公自動化管理體系中，可借助相應的業務流程與結構框架來達到安全管理。新時期，若想更大程度上提高信息的安全管理水平，管理人員應從工作要求與內容出發，對人員進行合理的分配，做到各司其職，實現職責的合理性劃分[3]。目前，大部分企業所創建的辦公系統均是模塊化管理，如果用戶沒有一定的訪問權限，且未經授權是不能范文相應模塊的。通過有效的訪問來增強業務操作的目標性與針對性，用戶需要結合自身的工作內容來選擇合適的模塊來訪問，若用戶不具備訪問權限，則不能查看工作內容，基于此，便于保護企業業務的關鍵內容。

2.4 部門溝通

若公司規模比較大，將計算機軟件應用到辦公自動化管理之中來搭建虛擬性的網絡辦公氛圍，強調分散企業和部門的有效連接，讓企業和部門間更好地開展溝通與交流。在實際工作過程中，若工作人員遇到疑難問題，可借助網絡平臺來進行溝通與分享，能大大提高企業管理水平。此外，計算機軟件在辦公自動化管理中的應用不受時間和空間的限制，因此，可利用互聯網系統來構建電子辦公中心，保證各部門間能及時傳閱重要的文件與資料[4]。

2.5 協同化管理

一般來講，協同化管理軟件主要是以B/S結構為基礎，其幾乎就是互聯網化的軟件，再加之協同化管理軟件主要是以人為中心，按照一定的流程來執行的針對全體員工所制定的，主要是實現人和人之間協作的一種管理軟件。協同化管理軟件充分消除了信息孤島，實現了信息的有機整合。當前，常見的協同化管理軟件有致遠a8v5、金蝶云之家、華天動力等。以上軟件在處理相關事務都有自己的側重點，我們僅需結合辦公需求來選擇具備相應功能的軟件，從而高效地完成一定的辦公任務。

3結束語

綜上所述，為更大程度上提高市場競爭力，企業在辦公自動化管理方面應用計算機軟件，既能提高辦公的實際效率，還能改善辦公質量。現如今，計算機辦公軟件已經成為推動辦公自動化管理過程中不可或缺的重要力量，因此，在未來，我們應強化對其的創新，以更好的順應時代的發展要求。

參考文獻

[1] 縱梅.淺談計算機軟件在辦公自動化管理上的應用[J].電腦知識與技術，2019，15（30）：289-290.

[2] 段金凱.計算機軟件在辦公自動化管理上的應用分析[J].電腦迷，2016（11）：29.

[3] 吳菊花.企業辦公自動化管理中的計算機軟件應用探索[J].產業與科技論壇，2016，15（14）：209-210.

[4] 劉廣勇，朱昭德.計算機軟件在企業辦公自動化管理中的應用[J].新經濟，2016（15）：126.