疾病預防控制電子檔案的建立與管理

黑龍江省疾病預防控制中心 黑龍江 哈爾濱 150030

黑龍江省疾病預防控制中心在疾病預防控制檔案工作中，運用電子檔案的特性，結合疾控檔案工作實際，依據檔案與電子檔案工作規范與要求，在做好日常檔案管理工作的同時，對我省疾控檔案進行了系統完整的電子檔案運作，并已初見成效。通過對疾控電子檔案的日常運作，初探方便快捷和行之有效的疾控電子檔案建立方法與管理模式，以進一步提高疾病預防控制檔案的利用率和科學的檔案管理水平。

1 疾控電子檔案與軟硬件配置

硬件：黑龍江省疾控中心無專用的檔案管理服務器設備，主要利用黑龍江省公共衛生大樓服務器下的疾控路由器，建立單位局域網，終端為各科室專業人員電腦(計算機)；紙質文檔轉換為電子文檔的設備為：紫光F-15掃描儀。軟件：應用黨政數字檔案管理平臺中的博通軟件以及自備的文件格式轉換工具、音像編輯、文檔編輯及文檔工具等，同時建立單位自制電子檔案與數據庫。

2 電子檔案建立與開展情況

2.1 檔案工作概述 根據黑龍江省疾控中心疾控檔案工作要求，建立了一套完整的檔案管理組織體系，設立了檔案工作領導小組、檔案鑒定小組，成立了中心綜合檔案室和設立專職檔案員，由中心辦公室全面負責檔案業務管理，每個科室都有兼職檔案員，并按檔案工作要求，對檔案人員定期開展業務知識學習與培訓，每年4月前完成上年度的檔案立卷工作。自2015年起，建立了疾控電子檔案，實行紙質檔案與電子檔案二套并行和雙套管理的“雙規制”管理模式[1]，檔案的檢索工具、歸檔原件等具體內容紙質檔案與電子檔案完全一致。

2.2 電子檔案的交流與利用方式 為更好開發利用檔案信息資料，充分發揮中心現有的計算機設備和硬件資源，對電子檔案進行了探索和實踐，利用路由器設備建立黑龍江省疾控中心局域網[2]，設立了單位內部共享系統，指定所有電腦的IP地址，每臺電腦均建共享文件夾，由辦公室對局域網和共享系統進行日常維護和管理。使得中心所有的電腦直接通過單位局域網中的共享功能進行瀏覽電子化信息，便于資料與信息的及時交流，在單位內形成了良好的電子文檔使用習慣，應用電子文檔為各相關職能科室提供便捷、實用和高質量的服務。

2.3 日常檔案的電子化運行與管理情況 紙質文檔的立卷歸檔已形成了一整套完整的分類、立卷和目錄索引等規范的系統管理模式。建立電子檔案顧名思義，是將所有的文檔都要轉變為電子文檔，根據疾控系統檔案實際工作情況，采用了多種方法對所有疾控工作產生的文檔進行電子化管理并形成制度[3]，主要可分為以下幾種情況。

2.3.1 收文 收進中心的公文材料，主要包括上下級文件、疾控資料等紙質材料。中心檔案員同時兼職文書工作，按照公文管理要求，對紙質文件進行了電子化管理；(1)應用博通軟件進行收文登記，錄入軟件中；(2)對紙質文件進行掃描處理轉為電子文檔，輸出格式為PDF，輸出文件名與博通軟件錄入名一致；(3)按公文管理規則，紙質文件交領導批辦；(4)根據領導批辦意見，紙質文件交責任科室承辦、傳閱簽字；(5)將辦文簽閱記錄進行掃描，并歸入該電子文檔的最末頁；(6)根據文件承辦需要，將電子文檔放入“辦文共享”中，供具體承辦人員查閱。

2.3.2 發文 中心的發文均由責任科室以word格式起草電子文檔和文件簽發稿及公文對外寄發登記表，成稿后打印紙質，經科室主任、辦公室核稿和分管領導簽發(簽字)，定稿后，由檔案員收入電子文檔和文件簽發稿及公文對外寄發登記表，加蓋電子公章并將該電子文檔和文件簽發稿及公文對外寄發登記表等轉為PDF格式，用博通軟件登記發文。與外單位聯合發文文件用同樣的方法進行電子文檔管理。

2.3.3 帳外文件 主要包括各類報表、辦公會議記錄、課題研究資料、論文等，將這些資料的過程性資料和定稿資料是電子文檔的轉為PDF格式，是紙質文檔的通過掃描儀掃描，轉為PDF格式，用博通軟件登記。

2.3.4 照片音像檔案 照片、音像等資料能真實地記錄疾病預防控制工作過程，這些資料一般不需格式轉換，但由于照片音像文檔容量較大，在博通軟件不易上傳。

2.4 自制電子檔案目錄與數據庫的建立 黨政數字檔案管理平臺博通軟件由于是在線平臺，且為用戶終端，有一定的局限性；導出電子檔案數據庫費時且需另行再處理，所以有必要建立比較完整的自制電子檔案數據庫。

2.4.1 電子檔案的初步整理 全年產生的疾控檔案主要分為收文電子文檔、發文電子文檔、帳外文件電子文檔、照片音像文檔四大塊，根據檔案歸檔要求，將所有歸檔的文件資料進行分門別類，通過博通軟件導出Excel文件目錄，同時新建上述四大塊檔案的本單位電子文件源文件夾，在Excel文件目錄中與對應的文件源建立文件超鏈接。

2.4.2 建立疾控電子檔案與數據庫 編制年度歸檔文件目錄(索引工具)，內容包括：年度歸檔文件說明、單位年度大事記、歸檔文件目錄(永久)、歸檔文件目錄以及照片音像歸檔目錄等電子文檔，在電子文檔中增設鏈接欄目，將博通軟件導出Excel文件目錄中的超鏈接復制到對應的年度歸檔文件目錄(索引工具)中，最后形成疾控電子檔案與數據庫。極大地方便了檔案的使用和開發利用。

2.5 電子檔案管理 在疾病預防控制工作中要注重平時電子文檔的形成與收集，最終所產生的文檔是紙質與電子文檔并行，進入檔案管理的文檔必須有電子文檔，以實現檔案電子化管理的目的。建立的檔案電子檔案由中心辦公室綜合檔案室專職檔案員集中統一管理，并對電子檔案隨時抽查，發現問題及進補救。