國有企業辦公室做好涉密檔案保密工作探析

顏可江

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-089-02

摘 要 隨著社會經濟的快速發展，對于每一個企業來說在經營過程中，都會產生大量的企業檔案資料，這些企業檔案都是企業發展歷程的真實再現，里面蘊含著企業發展的寶貴經驗，是企業廣大員工智慧的凝聚。面對日趨激烈的市場經濟競爭，如何將這些大量的涉密檔案資料進行保管，如何確保企業檔案數據的安全，如何對這些數據進行提煉匯總，以指導企業未來的發展，就顯得至關重要。本文就如何做好國有企業辦公室做好涉密檔案保密工作進行探討。

關鍵詞 國有企業 辦公室 涉密檔案 保密工作

檔案管理工作是各級單位辦公室管理工作中的重要一環，而其自身也具有十分重要的價值及意義。通過對檔案工作形式創新，并充分發揮其效用，有利于單位內部檔案管理扎實、快速發展。但在當前的實際工作中，傳統的辦公室管理模式已經不再適于新時代的發展，為此急需對其進行改革與創新，提高其自身工作效率。

一、做好國有企業涉密檔案保密工作的重要性

隨著市場經濟的不斷發展，國有企業的競爭越來越激烈。想要競爭致勝，就要不斷增加自身的競爭力，更要不斷地進行科技創新與研究，增加企業的技術含量，這時就會產生大量的涉密資料來記錄企業的發展。同時為了能夠實現企業的長期穩定發展，必須要加強對涉密檔案的管理工作，使企業的根本利益得到有效的保障。由于國有企業在國民經濟中的特殊地位和作用，涉密檔案資料不僅關乎企業競爭發展，甚至一定程度上，或多或少關乎國家安全。這不僅僅是商業秘密，更可能是國家秘密。一旦沒有及時保護，不僅企業經濟受損，更重要是的國家安全將受到妨害。做好新時期企業涉密檔案的保密管理工作，可以有效地保證企業的商業秘密不是被泄露，保證企業健康發展，同時為國家安全保駕護航。

二、做好國有企業辦公室涉密檔案保密工作的主要措施

1.構建完善的涉密檔案管理機制。從目前的情況來看，企業檔案管理工作有其局限性，檔案利用效率不高，檔案信息的安全性、保密性得不到保證，檔案管理流程的嚴密性還有缺失。在執行操作方面，檔案管理保密工作的規范性也存在缺陷，缺少相關管理制度的構建，不利于檔案保密工作的順利進行。因此構建完善的檔案保密管理機制，首先要建立完善的涉密檔案管理制度，企業檔案管理部門應根據保密工作的有關規定，結合企業保密工作實際制定和完善檔案保密制度，如《檔案保密工作制度》《檔案人員保密工作職責》《涉密檔案資料查借閱制度》等一系列的檔案保密工作規章制度，通過制定嚴格的涉密檔案管理制度，使整個涉密檔案的保密管理工作與每位管理人員存在責任關系，使檔案保密工作有章可循，有度可依。其次定期對企業涉密檔案進行鑒定，對失去保密意義無留存價值的檔案進行銷毀，對已解密或保密期限到期的檔案進行解密，從而減輕涉密檔案的保密工作壓力。當遇到企業保密管理要求與檔案自身情況不一致的，需要對其進行妥善處理，從而防止企業檔案的數據丟失。另外各項檔案保密規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中不斷修訂和完善，為企業提供高質量、高效率、持續性的涉密檔案保密服務，確保涉密檔案的安全。

2.增強檔案管理人員的政治素養與職業道德。作為涉密檔案管理人員，要牢記使命和初心，一切以國家、企業安全為宗旨，增強“四個意識”擁戴核心、服從核心、緊跟核心，牢記使命，忠誠履職。為了能夠使企業涉密檔案保密工作符合企業自身利益的相關要求，必須要嚴格的控制涉密檔案管理者的自身政治素養與職業道德，將有擔當、講忠誠，政治素質可靠的人員選拔到檔案管理崗位上。在從事涉密檔案管理時，要始終將講政治放在第一位，嚴守機密、把守秘密，忠誠地履行好自己的崗位職責，無論何時、何地，都要做到守口如瓶，不該說的不說，不該看的不看，確保保守秘密萬無一失，確保經手的各種資料來往清楚。另外，作為企業涉密檔案的管理者，必須要狠抓專業能力的培養，檔案管理人員的業務素質，關系到檔案工作的質量和檔案事業的發展。檔案管理時一門專業學科，不是簡單的存儲資料那么簡單，特別是在戶聯系、信息化的大背景下，檔案管理工作任務更重、要求更多。所以，必須選定熟知檔案法規和保密法規的人員，選擇熟悉信息化、大數據管理的人員，從事檔案管理工作。要定期組織參加學習和培訓，學習先進的理論和管理方法，并在實踐中鍛煉提高，適應檔案管理工作的要求。此外，為了增強對企業涉密資料的保密效果，還需要讓管理者具有一定的反竊密技術知識，通過對相關保密方法的培訓，掌握保密技術核心，真正地使企業涉密檔案信息安全性提升。

3.積極實施保密教育工作。企業涉密檔案對于企業的發展來說非常重要，因此必須要加強相關人員的保密工作教育，將檔案保密與利用之間的關系進行協調。企業涉密檔案是保證企業競爭力的重要體現，因此必須要從思想上提高企業涉密檔案的管理水平。這就需要檔案管理部門自身具有積極的保密意識，通過及時地進行保密知識的學習與培訓，增強涉密檔案管理者的保密觀念。并且，為了能夠達到對涉密檔案的保密效果，管理者還需要提高自身信息技術、網絡技術的防泄密技術，真正的借助電子信息系統來幫助企業對涉密檔案進行管理工作。例如在電子計算機系統的管理中，通過對涉密信息進行排列，利用建立多重安全防護體系，加裝數字驗證等多項管理技術，真正的提升涉密檔案的安全防范工作，避免企業涉密檔案的丟失及失竊。此外，作為企業涉密檔案的管理者，必須要有能夠抵擋任何誘惑的能力，存敬畏知戒懼守底線，通過借助法律法規來約束自身的行為，避免受到誘惑而致使企業涉密檔案丟失，真正從根源上保證企業涉密檔案受到嚴格的保密。

4.強化企業檔案信息化與涉密檔案的融合管理。企業涉密檔案主要分為國家秘密檔案與企業秘密檔案。一般對于國家秘密檔案文件，主要通過機要通道進行紙質傳遞、簽收、登記等一系列流程，在流轉完畢后移交歸檔。這些國家秘密檔案在解密前是嚴禁進行數字化處理的，在沒有經過允許的情況下，是不能夠錄入到企業內部檔案信息管理系統的，只能夠通過手工檢索的方式進行錄入，檔案管理人員要嚴格按照相關規定，認真履行手續保證國家機密的安全。作為企業涉密檔案則主要分為商業秘密、工作秘密檔案。企業的商業秘密一般分為普通商業秘密和核心商業秘密，商業秘密不同于國家秘密，一般保密期限較短，但保密的內容對于企業而言卻非常重要，因此在管理中要注意以下方面：一是企業要科學劃定商業秘密的保護范圍、密級、保密期限和知悉范圍，同時加大對員工關于商業秘密的系統培訓。目前很多企業對商業秘密的重視不夠，導致員工對商業秘密意識淡薄，對本企業的商業秘密及保護措施了解甚少，關注不夠，常常出現泄漏機密而不自知的情況，因此組織開展保守企業商業秘密的專項學習培訓和加大保密宣傳教育至關重要。

三、做好信息化背景下國有企業辦公室檔案管理工作

1.要保持信息化的檔案管理理念。當前，我們已經全面進入了信息化的時代，這對傳統的涉密檔案管理工作帶來了極大的挑戰。面對檔案管理工作新形勢、新要求、新標準，應該積極主動創新國有企業檔案管理工作理念，與時俱進地在信息化背景下開展檔案管理工作。一是加強培訓。經常性地開展涉密知識尤其是信息化背景下的涉密知識培訓，使其在工作理念、工作方法、工作措施上轉變傳統的思維模式，適應信息化時代下的工作環境以及工作方式，實現對檔案管理人員率先在思想上進行創新和轉變。二是要創新機制。要對傳統的管理制度進行全方位的梳理和更新，按照信息化管理的流程，對現有的檔案管理制度進行徹底的重建。通過制度來規范和約束檔案管理者的具體行為，從而實現用創新性思維對信息化檔案管理工作的相關細節進行優化和提升。

2.要建立信息化檔案管理平臺。信息化時代的背景下，涉密檔案管理的平臺建設尤為重要。涉密檔案信息化平臺，是做好保密工作的第一道屏障，要特別重視涉密檔案管理的平臺建設，在技術上、設備上、人員上、資源上等，都要給予充分的支持和保證，確保平臺建設安全受控。要加強對電子終端設備的病毒防護能力，通過安裝相應的殺毒軟件來進行實時的電子檔案監控，防止病毒的侵入。要增加預警監測能力，通過對一些網絡上的攻擊操作，要進行實時的預警，及時地通過阻斷非法網絡連接來進行應對，保證網絡系統的安全穩定。要通過安裝合適的網絡監控軟件來對檔案進行監控，任何接觸電子檔案的行為都會被記錄下來。其次，要加強辦公室的自身建設。在信息化時代的背景下，加強辦公室自身建設是國有企業在檔案管理改革工作中的重要環節，在與時俱進完善制度建設的同時，尤為重要的是要完善制度執行考核機制，抓好制度執行落實，強化紀律約束。對于將公司信息泄密的員工要進行嚴肅的處理，并在企業負責人年度考核中進行嚴格處罰，切實通過相應的管理方法來杜絕企業涉密檔案的流失，真正的保證企業涉密檔案的保密安全性。

3.加強網絡安全防護。在進入信息化時代后，信息化技術在提升了檔案管理工作效率的同時，也帶來了網絡安全隱患問題。隨著社會信息化進程的不斷發展，按照企業檔建設的發展需要，如何將企業發展中的涉密信息進行保護與利用，如何加強企業涉密資料的網絡安全，是整個企業管理者不可忽視的重要問題，也是檔案管理者面對的重要挑戰。因此必須要通過多種舉措進行涉密檔案的保密管理。首先，對于存儲涉密檔案的計算機終端設備進行單機隔離，將其與任何外網、內網進行物理隔離，嚴禁非檔案管理人員對其進行的連接操作，嚴禁非涉密移動存儲介質連接存儲涉密檔案的計算機。通過對設備進行操作前的認證，在涉密檔案存儲的計算機終端上，首先要設置開機密碼認證，進入后還需進行身份認證，沒有相應權限的用戶不能夠進行檔案的查閱。

面對現代形勢，國有企業辦公室檔案管理工作也需要進一步深化改革。促進檔案管理發展，雖然有很大的難度，但是通過不斷的創新實踐，最終必然能夠促進檔案工作的快速發展，為企業改革發展做出積極的貢獻。

參考文獻：

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[2]劉淑華.淺談如何做好檔案的保密工作[J].蘭臺世界：上旬，2013（S5）：86.