新時代高校教學檔案資源整合及服務研究

曾曉萍

摘 要：基于當前高校教學檔案資源處于分散分布特點、其“生存狀態”及利用.嚴重影響到了該類檔案價值的有效發揮。為此，文章試圖從整合對象、整合手段、整合機制等方面構建高校教學檔案資源的整合框架，充分激活教學檔案資源的活力與動力，積極為高校教學改革與人才培養提供優質高效的檔案服務。

關鍵詞：教學檔案;資源整合;微觀管理

高校教學檔案資源客觀詳實記載了其在各個時期的辦學體制機制、辦學理念、教育教學改革、師資隊伍建設、人才培養和畢業生就業情況等真實面貌，是高校長期辦學的重要寶貴財富，對教師科學研究、學校繼續深化體制機制改革、人才培養等中心工作以及教師教育教學、大學生創新創業等方面具有重要的參考研究價值。基于當前高校教學檔案資源分布分散性特點、其“生存狀態”及利用效果均不樂觀，資政育人功能未被充分激發出來等問題。文章以用戶需求為導向，以教學檔案資源為整合突破口，以互聯網為依托，將大數據技術深度融合于各種信息化教學系統，創新工作機制，積極整合各類教學檔案資源，以期構建一種多元、精細化的教學檔案資源專題數據庫，精準高效服務于利用需求，充分發揮該類檔案的資政育人價值。

一、高校教學檔案資源分布現狀

高校教學檔案資源是高校檔案館藏資源的重要組成部分，構建了在各個時期教育教學、人才培養、服務社會的多維歷史記憶，客觀真實反映了高校特定時期的辦學精髓和精神風貌。具體而言，高校教學檔案資源指的是學校教務管理部門或教學單位在開展教學活動過程中擬定的各項教學計劃、教學管理、教學檢查、教學督導、教學評價、教學評估、教學競賽、專業設置、人才培養方案、大學生創新創業就業等活動中直接形成的且具有保存價值的各種文字、圖片、聲像、視頻等不同載體的教學文件材料。這些文件材料具有來源廣泛性、內容多樣性、組織無序性的特點，分散保管在不同單位和部門。從教學檔案文件材料形成的來源領域劃分，筆者認為可從宏觀和微觀兩個層面進行分析。

（一）宏觀管理的教學文件材料

從教學宏觀管理職能層面看，高校教務部門是教學檔案資源形成的重要主體之一，這主要是有其自身的職能性質、地位以及所管理活動所決定的。高校的辦學宗旨和任務就是為國家和社會培養優秀合格的各類人才，中心任務就是全心全意辦好教育教學，這就決定了高校教務處在其組織體系中的重要地位與職責，代表學校履行學校有序組織開展教學活動，確保各類教學活動正常運行。為此，教務部門在履行職能教學管理活動中不斷產生不同載體、種類繁多的教學檔案材料。比如教務部門在履行管理各項教學管理過程中制定的各項規章制度、教學計劃、專業中長期建設規劃、專業設置與調整、學科建設、教改研究、人才培養、學生學籍表、學籍信息變更、學生身份信息變動、學生申請轉專業材料、在校生學生名冊、年度在校生統計、學生教師教學評價、教師教學競賽和教學見習實習、學校教學評估、大學生創新創業等方面的文件材料，這些檔案材料既有來自教務部門全程管理和監控教學活動的材料，又有來自各教學單位、教師個體、受教育學生之間形成教學互動的材料。比如學院專業建設、專業調整、專業人才培養方案、專業師資隊伍建設、舉辦各類學術講座、專業開發建設公共資源課程、教師優秀教學講義、教學實訓實驗建設、學生期末考核材料、成績分析材料、各科任教師教學期末總結、組織學生舉辦各種科技藝術等活動材料。這些材料對學校現行教學管理、監督、診斷與整改和未來各項工作均具有重要的查考和憑證價值。但在實際工作中，由于管理體制機制、思想觀念、人員配置等多方面原因，致使這些教學檔案文件材料分散管理狀態，存有遺失或損壞風險問題。

（二）微觀管理的教學文件材料

從微觀管理層面看，高校二級教學單位及專任教師、學生活動是教學檔案材料形成的另一廣泛領域。這一領域形成的教學文件材料種類繁多、內容豐富。這些文件材料大致集中表現在實施教學組織集體和具體實施教學活動的教師主體及教學對象活動中的學生個體之間形成的材料。一方面，既有實施教學主體活動的組織機構形成的宏觀管理文件材料，又有組織實施微觀活動的施教文件材料，比如二級學院在組織教師在教學管理過程中制定的教學規則、教學講義、優質教學資源視頻課件、邀請校外專家作專題講座、督導聽課記錄、反饋意見、整改措施、組織學生參加各項校園科技文化競賽等方面的各種載體的文件材料;另一方面，實施教學個體的專任教師是教學檔案資源來源的重要途徑，比如教師在開展教學活動過程中的各科多媒體課件、視頻課程、對學生教學課堂評價及總結材料等均成為教學檔案構成的主要要素。但在實際管理過程中，教學組織機構收集保管的教學文件材料往往“重組織輕個人”、“重典型輕普通人物”、“重物質輕事物”等不良現象，二級教學單位收集管理的教學檔案資源種類不齊全、材料不完整和整理不規范等現象，嚴重影響到該類檔案價值的發揮。

二、高校教學檔案資源存在問題及原因分析

高校教學檔案資源是由教學管理部門、具體實施教學主體院系的師生在各項教學管理活動、教改研究、教學實踐工作中形成的各種載體文件材料，集中記錄和反映了高校教學管理部門、教學實施組織機構、教師與學生在各個教學環節之間的生動記憶，既關系到學校的教學質量，又涉及到師生之間的切身利用。教學檔案材料來源質量的高低與齊全完整性直接影響到檔案利用的信度與效度。高校教學檔案資源主要一般而言，教學檔案資源的查閱用戶大都來自學校教學管理部門領導、管理人員及師生個人，他們既是教學檔案材料的形成者又是教學檔案利用的受眾者。從教學檔案資源的管理現狀及實際利用情況來看，高校教學檔案資源管理和利用主要存在以下幾個方面：

教學檔案資源的價值未得到充分發揮，利用的信度及效度均不樂觀，未能有效滿足高校師生不斷對教學檔案利用的迫切需求;

教學檔案資源分散管理突出。大多檔案材料分布分散管理在形成部門或個人手中，檔案文件材料“生存狀態”受到嚴重威脅;

教學檔案資源信息化管理滯后。難以有效整合信息資源再次;

教學檔案資源利用信度效度不高。無法滿足檔案利用需求，如教學檔案資源管理人員在提供查閱服務過程中，提供材料不完整、不齊全，應歸未歸，材料缺乏有效性;提供檔案材料無序化，未按照檔案整理標準進行規范化整理歸檔，嚴重影響到檔案利用的效率。

三、高校教學檔案資源“生存”及利用的瓶頸分析

由于管理層面多方原因，給檔案用戶利用帶來了一定的困難，其價值未得到應有發揮，利用效度不高等問題。基于當前高校教學檔案資源普遍存在資源分布分散較突出、檔案管理松散、檔案利用信度與效度不高等問題，文章主要從工作人員檔案意識、管理體制機制、利用平臺建設等方面展開深入分析。

（一）管理人員檔案意識不強

意識決定觀念和行動，具有較強的檔案意識能對檔案文件材料進行有序組織管理，為收集教學檔案材料齊全與完整奠定了基礎。在現實教學檔案材料管理過程中由于管理材料的人員檔案意識不強，對檔案的價值未有清晰認識，導致無法按檔案歸檔制度及整理規則按時對分散在眾多內設機構及個人手中的各種材料進行收集整理歸檔，從致使一些應歸未歸的文件材料處于無人問津的狀態，其“生存狀態”為得到有效保護。

（二）管理體制機制不健全

高校教務部門作為高校組織體系的核心重要部門，負責統籌學校教學部署、管理與實施教學活動與各類教學評估的全過程，產生了種類眾多的教學材料，已成為高校檔案資源建設的重要源泉。但由于檔案工作長期受傳統觀念影響未得到學校領導的高度重視等因素，使得高校教務部門長期未建立起完善的檔案管理體制與運行機制，導致教學文件材料收集困難，管理松散等不良現象，嚴重影響了教學檔案資源的增量建設。

（三）資源利用平臺建設滯后

長期以來我國高校在不斷擴大辦學規模的卻忽視了教學檔案資源整合利用平臺在學校教育教學管理與教學運行過程中的重要作用和意義，教學檔案資源整合利用平臺未及時與眾多的信息化教學平臺建設同步推進，使學校在實施信息化教學過程中產生的各類具有保存價值的信息化教學資源成為一座信息孤島，無法與教學管理與教學實踐活動形成良性循環互動，導致教學檔案資源難以優質高效服務教育教學實踐活動。

四、高校教學檔案資源整合及服務的路徑構建

高校教務部門既是高校實施教學管理與教學實踐的主體，又是產生一手教學檔案信息資源的重要聚集地，在互聯網和大數據技術時代，高校教務部門應當改變傳統管理觀念，以信息資源用戶為導向、以大數據信息技術為抓手、以數字檔案信息資源管理系統為平臺，充分整合信息化教學產生的具有保存價值的各種教學信息資源，積極為學校教育教學、科學研究、人才培養和師生利用需求提供快捷的優質服務。

（一）提高管理人員檔案意識

管理人員檔案意識的高低直接影響教學檔案材料的質量和管理水平。為此，做好教學檔案材料工作的前提是管理人員應當通過多種途徑不斷提高自身的檔案意識，比如既可采取參加上級檔案行政管理部門組織開始的崗前培訓班，系統學習檔案管理相關基礎理論知識，還可以通過網絡視頻在線學習檔案專題知識來對檔案工作的認識和理解，以便能精準做好各類教學文件材料的收集與整理工作。

（二）建立教學檔案管理體制機制

健全的教學檔案資源管理體制是確保做好教學資源檔案整合與利用工作的重要保障，學校應將教學檔案資源建設納入部門工作的重要議事議程，建立由教務部門集中統一收集管理全校教學檔案資源，實行領導分管、專人負責管理的運行機制，確保學校在開展各類教學管理、教學研究、教學實踐、教學評估、教學競賽、教學診斷與改進等工作中產生的不同載體的文件材料及時收集整理歸檔，確保材料齊全完整和完全。

（三）建立教學檔案資源管理平臺

教學檔案資源管理系統的設計要具有前瞻性統籌規劃，以互聯網+檔案為應用背景，以符合當前高校各類教育教學實踐需求為導向，以提升高校教育教學管理水平為目標。堅持數據集成、信息過程集成、機構組織和用戶個人集成的思路，將所有教學管理與教學實踐活動中產生的人和信息進行重新整合，建立規律有序的專題數據庫，構建一種實時工作協同機制，使檔案用戶通過系統能實現跨地域共享利用平臺中的專題教學資源庫，努力實現為教學實踐和科學研究服務，不斷提高自身的教學質量。