事業單位檔案管理現代化、電子化發展分析

馬雪群

【摘?要】事業單位是我國具有服務性、公益性的職能部門，作為社會服務的重要組織事業單位，事業單位承擔著教育、科技、文化等諸多方面的任務，因而具有廣泛的日常工作范圍，形成的檔案也十分豐富。檔案是各種活動的記錄、依據和地位，隨著因特網的普及和應用，檔案管理工作也發生了新的變化，如檔案管理載體增多，檔案資源豐富、檔案利用日益豐富等。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;現代化

一、事業單位檔案管理現代化、電子化管理的必要性

在檔案工作的許多方面，信息化改變了檔案工作，而檔案管理的最大變化是檔案集體渠道的擴大、檔案事業單位的增多、檔案保存資源的豐富、檔案利用的增多。因此，實現檔案現代化、電子化管理，成為一個復雜而豐富的檔案實體所必需，提高行政效能，促進事業單位檔案利用和發展。檔案數據的形成、儲存、管理等工作都需要借助網絡技術來實現現代化管理，新時代的到來，對檔案工作的數字化建設提出了更高要求。教育要實現現代化、電子化，就必須對其進行新的要求。利用信息技術收集、傳遞、整理、分析事業單位檔案管理工作中的資料，非常方便。不僅可以提高信息安全保障工作的效率，而且可以為事業單位的正常運轉提供重要的參考資料，是一項重要的工作指標，這一工作十分重要，要求各部門通力合作，各司其職，各負其責，而科學的檔案管理則是實現這一目標的關鍵和基礎，必須實現現代化、電子化。

二、事業單位檔案管理現代化、電子化的意義

（一）有利于推動無紙化辦公

現代、電子化的事業單位檔案管理，將傳統的紙質資料管理轉變為電子管理，極大地推動了辦公信息化、事業單位電子化的進程。傳統的事業單位以紙本文件為主，既浪費了紙張，又積聚了大量的文件、空間和時間問題，實現檔案無紙化辦公。

（二）推動電子政務發展

事業單位檔案管理，主要是針對行政管理部門取得的檔案。在事業單位的日常管理工作中，存在著文字、圖片、錄像等多種信息形式，政府在其中發揮了重要作用。整理、歸類、篩選這些資料，并在事業單位行政網站上有選擇性地予以公布，既能充分發揮檔案管理在促進電子政務發展中的作用，又能使部分資料通過電子郵件在網上公布，屬于電子檔案。

（三）有助于開發檔案信息資源

事業單位檔案是事業單位成長過程的真實見證，對事業單位未來的發展有著非常重要的參考價值。但是，很多事業單位為了方便管理，只對檔案進行簡單的保存和管理，使檔案資源變得沒有價值。檔案員不僅能完成檔案的收集、整理、儲存工作，還能進行檔案資源的系統開發。

（四）檔案查閱突破時間和空間限制

傳統的檔案管理工作，要經歷一系列煩瑣的操作。要得到這些數據，需要經歷一個困難的過程，而管理這些數據是非常復雜的，無論是數據歸檔，還是數據訪問，都是如此，如果要查找的是檔案，只需在系統中輸入關鍵詞即可完成信息檢索，極大地突破了檔案時空限制。

三、事業單位檔案管理現代化、電子化管理存在的問題

（一）檔案內容復雜，管理難度大

伴隨著市場經濟體制的深入發展，事業單位所面臨的發展壓力日益增大，體制改革的壓力尤為突出。在這種壓力下，事業單位要實施管理創新，以適應新形勢的需要，但由于自身體制和業務范圍的變化，使其檔案管理的內容更廣、覆蓋面更廣、更復雜、管理難度更大。

（二）更重視檔案保存，忽視檔案利用

作為日常管理的一部分，事業單位更注重業務發展，檔案管理成為檔案資料收集工作中的重要環節。但是從實際工作的角度來看，檔案管理人員往往只注重檔案的保存，而忽略了對其開發利用，他們認為保存好的檔案資料是自己的責任，不會再考慮如何利用、如何創新、如何實現其價值。但是，實際上，一些事業單位對現代化、電子化的重要性認識不夠，對自己在檔案管理方面的優勢和作用認識不足，因此，對相關建設措施的認識不足，而且，還有更多的事業單位把重點放在了業務工作上，檔案保存很好，沒有考慮進行信息化建設，挖掘價值更深。

（三）管理效率不高

事業單位隨著時代的發展而不斷壯大，工作內容不斷增加，工作范圍不斷擴大。就提交和執行合理化管理和移交職權等政策而言，整個組織和事業單位都發生了重大變化，這意味著需要將更多內容納入檔案管理，以適應事業單位發展和創新的變化。隨著檔案管理難度的加大，檔案保密工作在一定程度上受到嚴格制度的限制。與此同時，電子檔案的信息安全也面臨著很大的風險，容易導致信息泄露，而我們又不重視電子檔案的存儲，一旦出現故障，無法及時保存檔案，就會導致數據的丟失，嚴重地影響檔案的管理。

（四）不重視長遠發展

許多事業單位已開始建立起具有現代化水平和信息化水平的檔案。但是，由于這些項目在長期發展規劃方面存在缺陷，僅僅考慮了短期發展，沒有真正認識到檔案現代化、電子化管理的重要性和作用，更注重眼前利益，把計算機應用于檔案管理是片面的，片面地理解電子設計和現代化是片面的。在進行檔案管理工作時，有的事業單位選擇了電子化系統，僅僅是為了促進本事業單位當前的發展，沒有考慮到今后發展的需要，更注重檔案工作對長期發展的系統性作用。

四、事業單位實現檔案管理現代化、電子化的優化措施

（一）做好檔案安全管理

保證檔案安全、實施安全管理是事業單位檔案工作的首要前提。計算機設備要加強抗病毒、抗木馬等防火墻技術，防止病毒在信息傳遞與接收過程中的入侵，確保檔案信息安全。做好計算機設備的管理工作，常常是一種畏懼心理，如果及時地對信息系統進行優化更新，就會發現計算機出現的所有問題都能及時地得到解決，保證計算機的正常運行，并定期地保存好檔案，盡量保證檔案的安全。

（二）實現檔案的無紙化保存

事業單位檔案現代化、電子化管理是其基礎和前提。事業單位以前都是用紙來存儲檔案，不僅占用空間大，成本也高，要想普及現代化、電子化管理，就必須實現所有檔案的無紙化存儲。體制必須利用新的電子媒體，將舊的和新的文檔數字化，各事業單位實現了所有檔案信息的數字化，方便查詢交流，提高工作效率。

（三）加強信息化基礎設施建設

現代、電子事業單位檔案管理工作需要基礎設施、建筑和設備支持。第一，加強信息化基礎設施建設。每臺設備應配備計算機和網絡，以控制存儲環境和溫度、濕度和通風。第二，借助大數據技術，建立檔案信息平臺，配備數據庫，全面收集檔案信息，確保檔案的獨立性和獨立性，引進專業軟件和設備，實現電子存檔、錄入和保存，提高檢索效率。利用先進的軟件實現了檔案的動態更新，可隨時獲取最新檔案信息，做好電子保密工作。要運用信息化技術，檔案科學錄入、歸類、結構和分類，建立科學的查檔體系，拓寬檔案應用領域。

（四）整合信息化檔案資源

各部門要加強檔案資料的收集整理，實行科學編目、分類管理，建立檔案數據庫，對檔案資源進行綜合利用。由于各事業單位提供的服務范圍很廣，來自不同地區，由其他事業單位共同提供，有時也需要：從這些地區或其他事業單位傳送資料，因此要將檔案資源整合到不同地區或其他事業單位，改善檔案的基本前提條件，以便發揮其基本功能，另一方面，要根據服務社會的要求，優化檔案資源的配置和處置，只有通過檔案資源的整合，才能真正把檔案工作作為一項工作，為事業單位提供利用價值和信息服務。

結語

事業單位檔案管理現代化、計算機化的發展，是事業單位發展的必然前提。為了適應事業單位在新形勢下的發展，檔案需要重新設計，引進先進的技術，實行現代化的電子管理，以適應市場經濟的要求，促進事業單位更好地發展。

參考文獻：

[1]邵立雙. 事業單位檔案管理現代化、電子化發展分析[J]. 城建檔案，2021（2）：86-87.