淺析企業如何建立檔案管理

李建威

摘? ? 要：企業建立檔案管理，是為了規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。檔案管理是企業自身建設的一項重要工作，對提高各企業各部門工作質量和效率有著重要作用。

關鍵詞：企業;建立檔案;管理

一、企業建立檔案的意義

檔案形成于公司日常生產管理過程當中，它不僅記錄了企業的建設史、成長史、改革史、發展史，而且記錄了企業各個方面、各個環節的真實情況，是企業擴大生產和銷售、加強經營和管理、維護權利和利益、保持發展和穩定的可靠憑證與有力依據，是企業資產和生產要素的重要組成部分。為了企業統一管理工作，避免公司資料的遺失，提高到公司信息使用便捷性與利用率，建立檔案管理在公司發展過程中逐漸完善、信息化，為公司的長遠發展提供參考與監督

二、企業建立檔案管理的條件

1.硬件要求：①擁有獨立的檔案室②給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室，消防栓不應設在檔案室內，應設在明顯而又易于取用的走廊內或樓梯間附近。③空調安裝位置應避免空調出風直接吹向文件資料。④室內應避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物（如老鼠等）的存在管道通過墻壁或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應采取防護措施，底層地面應采用堅實地坪。⑤溫濕度范圍;溫度14℃～24℃⑥獨立的電腦系統，方便管理。

2.人員要求：①企業檔案管理人員必須具備扎實的基礎知識和專業技能②必須具備良好的職業道德素養③認真學習貫徹《檔案法》及《保密制度》，嚴格執行檔案工作的規章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。④檔案管理人員須簽署保密協議。⑤負責完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、簽定、統計等各項具體工作。

3.建立健全的檔案管理制度：企業檔案管理制度在企業規章制度占據重要的位置作為檔案管理工作的行為準則和主要依據是幫助企業完善檔案管理工作時不可或缺的部分。①收集歸檔制度②審核鑒定制度③利用許可制度④封閉期制度⑤監督制度⑥安全機制⑦管理機制

三、企業建立檔案管理的工作計劃

1.第一階段

（一）企業加強檔案室硬件設施建設，保障檔案工作的順利開展。（二）構建檔案管理的整體框架體系，并制定相應的規章制度，作為開展工作的依據。內容包括：檔案的收集、分類辦法、編號辦法、整理規則、保管期限、移交、銷毀等。（三）成立檔案管理的專兼職管理人員隊伍。各鄗門緊密配合，做好檔案的及時歸檔入庫工作。

2. 第二階段

（一）對企業內積存實體檔案進行有序整理，包括分類、編號、編制文件目錄、全引目錄、蓋歸檔章、裝盒、排序、上架等。（二）以軟盤、硬盤等載體保存的電子文件、聲像檔案等的整理都將包括在該階段中進行。

3. 第三階段：檔案的目錄、數據的錄入，檔案數字化。通過該階段的工作，可以形成比較完善的檔案管理系統，能更好地通過電腦來支持、配合實體檔案管理。

4. 第四階段：檔案的日常管理。依托前三個階段對檔案的分類入庫，微機錄入，以及保證檔案管理工作順利進行，為檔案的日常管理提供了依據準則。

此外，在此階段還應穿插以上階段的工作內容，使公司的檔案管理不斷完善，四個階段相輔相成，加快公司檔案管理的規范化、信息化進程。

四、結論

檔案作為一種信息資源，在企業管理、決策等方面發揮重要作用。改變傳統觀念，建立一套科學規范的檔案管理體系，實現資源共享，是企業必須做好的一項基礎性工作。

參考文獻：

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