辦公室檔案管理科學化優化策略

摘? ? 要：辦公室檔案工作的開展對于單位各項工作的開展都具有重要作用和影響，單位要想實現各項工作的正常推進，就需要做好檔案的科學化管理，一方面便于及時查詢，另一方面就整個工作歷程予以系統化整理。本文就辦公室檔案管理的科學化優化路徑進行探索，希望可以為辦公室檔案管理的更好開展提供借鑒。

關鍵詞：辦公室檔案;科學化管理;管理優化

引言：辦公室是一個單位的重要部門，其與各個部門相銜接，并將領導管理層的精神傳達給各個部門。這都讓辦公室檔案的重要性不言而喻，很多檔案是領導管理層的精神宗旨，亦或者各個部門的重要報告，甚至很多檔案都具有極高的機密性。這就要求辦公室檔案需要進行科學化的管理，只有切實保證其管理的高效性、科學性，才能讓辦公室檔案得到更好保護，才能實現辦公室檔案的高效利用，才能從根本上為單位的發展提供助力和支撐。

一、辦公室檔案科學化管理的重要性

辦公室檔案科學化管理不僅是檔案使用之要求，也是單位各項工作開展之根基，無論對于單位來說，還是對于辦公室檔案工作的開展來說都具有重要作用。首先，從整體角度來說，辦公室檔案是單位總體發展軌跡之呈現，是單位歷史發展之縮影和記錄，只有做好辦公室檔案的科學化管理，才能對單位的歷史和發展予以清晰記錄，才能對本單位的情況予以清晰了解，這樣才能為單位的未來發展提供堅實參考和依據。其次，辦公室檔案的科學化管理對于提高工作效率具有重要作用和影響，通過辦公室檔案的科學管理能夠減少其中存在的查詢不利、信息不明的情況，能夠就其中信息的指導性予以歸納總結，讓檔案中的內容給予各個部門以思想指引和工作指導，這都為單位各部門的工作開展提供堅實基礎，能夠讓各部門沿著既定目標前進，極大程度提高了工作效率和質量。此外，通過辦公室檔案的科學管理，還能夠就單位的重要文件以妥善保存，能夠就文件資料予以全面保護，尤其在電子檔案建立之后，更是讓辦公室檔案的管理工作變得快捷，讓文件資源通過電子化的方式呈現，防止檔案受到破壞，保障文件資料的安全。

二、辦公室檔案管理科學化優化策略

辦公室檔案管理科學化是檔案管理之要求，更是單位發展之需要，是單位各項工作開展，以及單位進行發展、方針制定的重要基礎。這就需要不斷探索更好的辦公室檔案管理科學化優化策略，實現辦公室檔案的科學管理，讓辦公室檔案發揮真正作用，實現辦公室檔案的科學利用。

（一）建立管理制度

辦公室檔案在管理過程中可能會將各種各樣的檔案納入到管理范疇之中，通過管理制度的構建能夠對不同檔案的管理和使用情況予以區別，并做到管理有效。首先，制度的構建要綜合考慮不同的檔案管理情況，比如文書檔案、人事檔案、電子聲像檔案、財務檔案等，都需要分門別類進行管理制度的建設，這樣才能讓不同使用頻次的檔案結合相應制度來進行管理，達到高效管理目的。其次，制度建設過程中要建立相應的反饋機制，讓一線檔案使用人員能夠就檔案使用過程中存在的問題予以及時反饋，并就其中制度的不妥之處進行及時糾正。如單位檔案可以進行機密等級設定，機密等級較高的檔案僅允許部門負責人借閱，必要情況下還要求其簽訂“保密協議”，避免檔案內容外泄，以達到相應等級的機密要求，實現檔案的機密管理。

（二）引入信息技術

科學技術和網絡技術的引入讓檔案管理呈現出新的發展態勢，讓辦公室檔案管理與信息技術結合在一起，則能夠讓辦公室檔案得到更好管理。首先，辦公室要注重將紙質檔案轉換成為電子檔案，做好紙質檔案的信息錄入和信息核對，保證信息的正確、準確收集。其次，辦公室檔案要注重對電子版的檔案進行密碼設置，必要情況下還需要對密碼進行繁瑣性設置，這樣可以對電子檔案進行更為有效的保護。再次，需要就電子版檔案進行安全環境的營造，比如做好設置防火墻來防止黑客的網絡攻擊，定期或者不定期的進行計算機網絡系統病毒查殺，實現電子版檔案安全環境建設。從紙質版檔案管理向著電子版檔案管理需要一個過程，這其中需要相應人員的思想轉變，也需要做好系統工作的深入開展，做好兩者的系統銜接，這樣才能實現檔案的更好管理。

（三）強化責任落實

為了保證辦公室檔案的管理科學化，需要做好責任的落實，只有讓具體人擔負具體的檔案管理責任，才能讓工作人員以極富責任心的心態來進行檔案管理，才能保證檔案的管理工作落到實處。首先，辦公室領導要對檔案管理予以高度重視，從領導層給予檔案管理以重視心態的滲透，才能讓檔案管理人員認識到自己工作的重要性，讓檔案管理人員從心底對自己的檔案管理工作以重視。其次，辦公室檔案管理工作的開展要進行具體人員的安排，并對其工作內容予以明確和明晰，讓其了解工作內容和工作責任，對于工作中出現問題的人員也需要進行相應的處罰，以達到警示的作用，保證檔案管理責任落到實處。此外，辦公室檔案的管理還需要做好人才的培養和引進，一方面要注重提高門檻引進專業化人才，另一方面還要注重對在崗人員進行專業培訓，提升管理人員的專業性。

三、結論

辦公室檔案管理與單位各項工作的開展都具有極為緊密的關系，更關系著單位的發展和方向選擇。為了更好迎接時代要求，加大檔案管理質量，相關人員更加需要結合不同單位的特殊性以及特點，從單位實際情況出發，做好辦公室檔案的管理，并引入科學化的管理理念實現辦公室檔案管理質量的提升，注重管理制度的建設，加強信息技術的引用，引進專業性人才，提高管理人員專業能力，才能讓辦公室的檔案管理越來越好，才能實現辦公室檔案管理的科學化。

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作者簡介：張春良，（1973-）男，通遼市，本科，職稱：助理館員（檔案），研究方向：檔案工作各方面，單位：通遼市福利彩票發行管理中心。