淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

鄭晶晶

摘? ? 要：在科技進步的今天，各地區的事業單位對各方面的管理方法做出了相應的調整，尤其是事業單位對檔案管理做出的改變。事業單位對檔案管理方法不斷做出改善，雖然相比于之前的管理進步了許多，但在調整后的檔案管理工作中又有新的問題不斷出現，若不解決這些問題，那么就會影響到事業單位檔案管理的發展，并且，對這些新問題的研究及解決對事業單位來說也是一個新挑戰。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;措施

近幾年，在科技進步與大數據不斷發展的背景下，我國各事業單位在檔案管理方面做出了很大的調整，尤其是對檔案逐漸進行信息化管理，這對有效管理檔案帶來很大的便利。但在具體對檔案管理工作進行改善時會遇到各種各樣的問題，為了使檔案管理效率不受影響，現根據實際工作中事業單位進行檔案管理時出現的一些突出性問題以及應對這些問題的解決措施作出詳細的闡述。

一、事業單位檔案管理工作中出現的突出問題

（一）對檔案管理工作重要性認識不夠

檔案管理工作是事業單位管理中最基礎的一部分，但也是被人們常常忽略的一部分，大多數人都不把檔案管理工作當做非常正式的一份工作。但在實際工作中，這份工作更加需要檔案管理員負責的工作態度，也需要檔案管理員與單位中各部門工作人員之間的配合[1]。但在實際工作中，普遍存在的問題是，許多檔案管理員只做好了對檔案的看守工作，而忽略了這些檔案自身存在的利用價值，甚至一些事業單位沒有配備專業的檔案管理員，對檔案的整理歸檔等問題不重視，諸如此類問題還沒有得到完善，使得一些重要檔案沒有得到規范的整理與歸檔。

（二）檔案管理人員素質參差不齊

檔案管理工作也需要專業人員進行管理，這樣才能將檔案的實際利用價值向其他部門工作人員展示出來[2]。但在一些事業單位，由于事業編制改革的原因，導致事業單位人員緊張，促使事業單位將一些年齡偏大，不具備任何專業水平的員工分配到檔案管理工作中，在對檔案進行整理時，無法將檔案規范的整合歸檔到一起，并且在遇到問題時不能及時進行解決，因此，這在一定程度上限制了檔案管理工作的發展。

（三）檔案管理的信息化水平不夠

高科技的快速發展，使得我們生活中的點點滴滴都有信息化的身影[3]。在事業單位檔案管理工作中，也逐漸的將檔案資料信息化處理，但在現階段，許多事業單位出現的普遍現象是，事業單位的檔案信息化管理都只是運用一些管理軟件對檔案資料進行簡單的編碼排序，僅僅可以對檔案進行一些簡單的查詢，并沒有實現檔案共享性與反復利用性，沒有通過現在的互聯網技術真正實現檔案管理數字化、無紙化。相反，由于只是通過一些管理軟件對檔案進行簡單的編碼和檢索，導致無法提高檔案的利用率，降低了檔案在事業單位各部門中的需求作用。

（四）檔案管理收集歸納不全面

一些事業單位在對檔案進行整理時，只對一些執法文件檔案進行了整理歸檔，而忽視了對一般檔案的收集整理，例如一些文字檔案、影像檔案等，諸如這些檔案由于不重視而沒有進行及時的整理收納，當管理這些檔案的員工因某種原因離職時，很容易導致這些檔案的遺漏和丟失。若在后期工作中用到這些檔案資料時，進行查找也是一件非常麻煩的工作，增加檔案丟失風險，也不利于事業單位檔案管理工作的全面建設。

二、 應對事業單位檔案管理工作中出現問題的解決措施

（一）提高對檔案管理工作重要性的認識

要做好檔案管理這份工作，可以從以下三方面進行改善：第一是要對檔案管理工作制度進行完善，建立起合理的制度體系，并按照規定嚴格執行;第二是要加大在檔案管理方面的資金投入并定期對檔案管理人員進行專業考核，做到人人重視，人人參與;第三是要明確檔案管理人員中的分工情況，合理分配任務，將工作落實到個人，確保檔案管理工作可以有效進行。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設

在所有的工作中，工作人員只有具備相應的專業技能與職場道德才能把這項工作做好，檔案管理工作也不例外。我國的科學技術在進步，帶領著一系列的工作方式發生改變，檔案管理也在緊隨科技的腳步，因此要求檔案管理員要具備較強的專業素養[4]。第一要對檔案管理人員隊伍進行專業的培訓，提高整個管理隊伍的綜合素質;第二要保持檔案管理人員隊伍的穩定性，一個合格的檔案管理員需要進行專業的培訓，擁有較強的專業技術后才能勝任這一工作，若臨時換成一些在檔案管理方面經驗較少的人員來管理檔案，那么會大大降低檔案管理的工作效率，因此減少檔案管理人員的調動，以便于保持檔案管理人員隊伍的穩定性。

（三）加強檔案管理信息化建設

信息化管理在事業單位各部門工作中已成為普遍現象。因此，加強檔案信息化管理成為各事業單位的重點。其中最重要的辦法是通過學習當代先進的技術與管理方法，合理改善檔案管理工作，使之能夠更好為人們所利用。

（四） 完善檔案管理工作制度

檔案管理在現在的工作生活中逐漸的得到人們的重視，因此，檔案管理工作的發展前景還很長遠，這就需要對檔案管理工作制定詳細的相關規章制度，根據實際工作和生活中人們對檔案的需求，一是對檔案管理工作作出相應的要求，例如在進行檔案管理之前，需要對檔案管理的相關實際應用進行分析研究，然后根據需求制定出切實可行的工作方案;二是對檔案管理人員的要求，例如制定有關獎賞制度，激發檔案管理人員的工作熱情。通過這些措施可以幫助事業單位檔案管理工作有序進行。

三、結論

現如今，檔案管理在事業單位工作中的地位越來越高，因此，檔案管理需要進一步的改善，現在事業單位在各個方面都在追求管理信息化與無紙化，這一目標要在檔案管理中實現的前提就是首先要認識到檔案管理對一個事業單位來說的重要性。在面臨新挑戰、新機遇時能夠運用現代科學技術采取新的措施來坦然應對，不斷完善檔案管理體系，不斷提高檔案管理為人們帶來的利用價值。根據分析得出的在檔案管理工作中帶來的問題以及解決措施，來提高事業單位檔案管理的工作效率，使得檔案管理工作走向可持續發展。

參考文獻：

[1] 劉志春.事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業務，2016，23（4）：185.

[2] 王玉香.淺談當前檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].東方企業文化，2015（1）：150-150

[3] 李娟.淺談事業單位檔案管理工作存在的問題及解決措施[J].辦公室業務，2018（28）.

[4] 尹鳳倫.淺談我國事業單位檔案管理問題與措施[J].中國科技博覽，2015（11）：104.