產品開發項目技術文件控制管理策略研究

高喬子

Research on Control and Management Strategies of Technical Documents for

Product Development Projects

GAO Qiao-zi

【摘? 要】產品開發項目的研發質量管理包括設計控制、設計轉換、更改控制、技術文件控制四個方面。其中，技術文件的控制貫穿整個產品開發過程。技術文件對于產品開發項目本身以及產品整個生命周期甚至企業經營而言都非常重要。論文分析了技術文件管理的必要性，對技術人員本身以及管理層面兩個方面存在的問題進行了分析，并提出對技術文件進行控制管理的策略與方法。

【Abstract】The research and development quality management of product development projects includes four aspects， namely design control， design conversion， change control and technical document control. Among them， the technical documents control runs through the whole product development process. Technical documents are very important for the product development projects themselves， the whole life cycle of the products and even the enterprise operation. This paper analyzes the necessity of technical documents management， analyzes the problems existing in two aspects， that is， technicians themselves and management level， and puts forward the strategies and methods of the control and management of technical documents.

【關鍵詞】研發質量;技術文件;項目管理;控制管理

【Keywords】research and development quality; technical documents; project management; control management

【中圖分類號】F273.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）05-0026-02

1 引言

現代質量意識的核心是面向過程，追求顧客滿意，可以說質量是顧客滿足要求的程度[1]。因此，產品開發質量管理的目標就是清晰地定義顧客要求，并實現顧客要求。產品開發項目的研發質量管理包括四個方面內容，即設計控制、設計轉換、更改控制、技術文件的控制，技術文件的控制必須貫穿整個產品開發過程。

2 技術文件控制管理的必要性

什么是技術文件？技術文件是描述一個已經完成了的產品的設計歷史的記錄的集合。技術文件包括設計開發的計劃、用戶需求、設計輸入、技術解決方案、設計輸出、驗證、確認、更改、設計轉換類的各種文件。

為什么要對技術文件進行控制？這不僅是因為設計控制本身就是依托技術文件的文檔化的過程，沒有技術文件就無法提供實施了設計控制的依據，沒有對技術文件的良好控制就不能建立起良好的設計控制。缺乏文字描述的開發成果無法判斷是否符合要求，無法為公司貢獻知識，也無法進行協同開發。同時，技術文件是項目技術經驗、業務管理經驗的積累，也為實現項目范圍、項目進度、項目成本、項目資源、項目溝通、項目風險及其他相關方面管理目標從而優化項目管理打下基礎。在項目合同管理方面，技術文件（特別是用戶方簽字確認的設計文件）是項目結算或者發生經濟糾紛時進行違約賠償或者經濟判決的重要依據和憑證。在產品或系統開發完成進入售后服務或系統維護階段，技術文件不但可以為問題快速定位提供支撐，同時，也為設計缺陷查找及原因分析提供回溯資料及憑證。

3 技術文件控制管理的問題

雖然業界各類項目管理體系均積極提倡并規定了技術文件的形成、控制、管理過程，在企業層面也均意識到技術文件的重要性并制定了產品研發過程的技術文件管理規定，但在技術人員的執行層面，特別是對于國內企業而言，一個普遍現象就是：不愿意寫文檔，即便礙于行政規定形成技術文件，在使用時這些技術文件遠遠達不到理想效果[2]。其原因如下：

①國外企業較重視質量管理、過程控制，中國企業的項目管理體系起步較晚，國外進行質量管理的大環境遠優于國內。

②重技巧學習而輕能力培養，很多技術人員只重視技術如軟件人員對編程技巧的學習，而不重視如需求調研的方式方法、項目范圍、時間管理、風險管理、質量管理等項目管理能力培養，項目管理與技術均是產品或系統研發成功的因素，相輔相成。

③重表象，輕基礎。面向過程的系統開發技術文件撰寫需要標準的數據流圖，面向對象的設計中需要標準設計圖，不掌握這些經過實踐檢驗的基礎工具是無法形成行之有效的技術文件。

④對用戶需求、對產品對系統了解不徹底，因此，不愿意撰寫。技術文件較之于話語性知識更方便于檢查、推敲及對照，有問題容易暴露，技術人員在沒有對系統極其清楚的情況下要避免被發現問題、避免暴露自己不足的方法就是不撰寫技術文檔。

⑤有經驗的開發人員的流失造成開發工作低水平循環，導致經驗無法傳承。

⑥技術人員沒有學會處理問題的方法，不會將復雜問題分層并簡化繼而形成技術文件，熱衷于尋求已有系統文檔，無法對新問題進行處理。

⑦技術人員糟糕的寫作功底。

4 技術文件控制管理的策略和方法

那么如何對技術文件進行控制管理？在技術人員層面，國內項目質量管理方面的大環境無法左右。在企業層面，可以通過強制行政規定要求技術人員進行技術文件的編制，同時，企業需要擔負起提高技術人員寫作能力的培訓任務，甚至設立專職團隊進行研發項目技術文件的系列工作。特別重要的是，建立嚴格的技術文件評審制度，對技術文件的質量進行嚴格檢查，對技術文件是否能真正解決實際問題，是否能實實在在反映項目的實際情況，是否能指導項目組內部相互之間，或者研發、市場、運維、銷售等各方面的實際需求，能否讀得懂、理得清，要建立嚴格的評審制度，以此倒逼技術人員提高技術文件控制管理能力。

在技術文件的管理層面，ISO9001中提出了記錄控制的要求：

①記錄應保持清晰、易于識別和檢索。

②應編制形成文件的程序，以規定記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制。技術文件較之一般的生產記錄還有其特殊性，即技術文件通常是由不同人員編寫并且是分散保存的。例如，許多設計者的開發文檔通常是由設計者保留到個人文件夾中，而會議紀要和電子郵件、項目計劃又可能存放到其他位置。技術文件頻繁升級，并且由不同的角色使用，如項目經理、設計師、測試工程師都要使用需求文檔，他們需要獲得正確版本的文件，同時，還須要保密。這些新的技術特點使得技術文件的控制要求要高于ISO9001的規定才能滿足企業研發管理的要求。創業期小型研發團隊可能是由項目經理負責，研發團隊發展到一定規模可能需要建立由專人負責的文控中心，最后發展到采用PLM實施技術文件的控制。

為了有效地實施技術文件的控制，應補充如下控制措施：

①聲明開發文檔是企業的財富而不是個人的。技術開發文檔的編制也是為公司創造財富，而不僅僅是個人承擔開發工作的說明。

②明確技術文件的制修訂流程、責任和批準權限。明確的規定可以減少混亂無序的狀態，對企業同一類業務、同一類項目指定規定流程可以說防止無序混亂狀態、減少了工作量。

③對技術文件進行評審并及時歸檔，以保證文檔的完整、正確和易讀。評審制度極其重要，可以有效監督技術文件文檔的質量，防止敷衍了事、有其形而無其髓。

④明確版本升級規則。

⑤標識文件之間的引用關系和配套關系，BOM、零部件與文件之間的關系。

⑥標識技術文件的狀態，包括對版本進行標識和控制。

⑦規定技術文件的使用權限。

⑧員工離職時，開發文檔的交接。但是出于監管當局、顧客以及自身的管理需要，常常都會對技術文件的內容提出增強的控制要求，這些要求中可能包括對設計文檔的形式和內容的標準。

5 結語

技術文件對于產品開發項目本身、產品整個生命周期、企業經營來說都是非常重要的，國際標準化組織及各質量管理體系對此進行積極提倡，但是國內部分企業目前并未進行技術文件控制管理，或者說即便進行了技術文件管理，其效果也并不理想。本文分析了進行技術文件管理的必要性，深入分析了技術人員本身和管理層面兩個方面存在的問題，進而提出了對技術文件進行有效控制管理的策略和方法。

【參考文獻】

【1】ISO 9000-2015 Quality management systems—Fundamentals and vocabulary[S].

【2】喬飛.引入“三大控制”管理核電項目文檔的探索與實踐[J].浙江檔案，2017（06）：64.