電力檔案管理中存在的問題及措施

鄭麗霞

摘要：電力檔案類別多、復雜，管理難度大，為了更好地服務電力企業創新發展，本文分析了電力檔案管理中的問題，并針對存在的問題提出了相應的對策。

關鍵詞：電力工程;檔案資料;管理;問題;措施

引言

電力企業檔案是企業的一種無形資產，其在電力事業的發展中發揮著極為重要的促進作用，是企業順利運行的重要組成部分，為企業提供了重要信息，因此在電力企業管理中檔案管理工作極為重要。新形勢下，信息資源為企業更好參與社會生活和市場競爭提供了重要保障，在企業檔案管理中應用和推廣信息化，革新傳統的檔案管理模式，不斷優化辦公軟件環境，實現企業檔案管理效率和質量的有效提升。新時期電力企業檔案管理信息化建設的開展，是企業正常運轉的必然趨勢。

1電力檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理網絡未落實到位

隨著電力事業的發展，電網企業對檔案管理也提出了新的更高的要求，制定了相關的管理制度，例如《電網公司檔案工作評估辦法》《電網公司檔案管理辦法》《電網公司檔案管理工作規定》等。檔案管理的地位也有所提高，建立了以企業領導為主管、檔案管理部門負責人分管、檔案員具體負責、兼職檔案員協助管理的四級檔案管理網絡，然而這些并未落實到位。與主營業務相比，檔案設施建設的投入依然較少，難以充分滿足檔案管理需要;并且企業領導對檔案管理工作的重視程度不夠，兼職檔案員積極性不高、工作效率低等，反映出企業的檔案管理意識不強，思想上不夠重視。

1.2檔案管理人員配置不足。電力檔案類別，既有文書檔案、合同檔案、會計檔案等通用類檔案，也有基建檔案、科研檔案、設備檔案等專業性很強的檔案，而且電子檔案應用越來越廣，紙質檔案并未退出檔案管理范疇，這種情況對人員配置提出了更高的要求。然而現實情況是，檔案管理人員不僅數量不足，許多人要身兼數職，并且檔案管理人員專業素質參差不齊，不少人忙于收集、整理、分類、編目和排架等繁雜事務，很少有時間鉆研業務和新技術，使得檔案新技術應用、信息化管理有所欠缺。

2加強電力企業檔案信息化建設的措施

2.1加快企業檔案信息化標準規范建設

在檔案信息化建設中，建立健全的檔案信息化標準規范體系發揮著極為重要的作用。為了能夠促使檔案管理真正實現信息化，應嚴格遵照國家有關制度與標準，結合電力企業實際情況，建立健全完善的、可操作的規范與標準。首先，以高瞻遠矚的眼光進行科學規劃，并用心考慮到企業實際情況及信息化建設標準，在企業發展規劃中納入企業檔案信息化建設，對發展目標予以明確，在規范化、科學化的發展道路中納入企業檔案信息化建設。其次，要對檔案信息化標準體系予以完善，在最短的時間內將電子文件歸檔制度、檔案信息整合、采集以及安全管理等方面的標準制定出來，把現有的標準嚴格落到實處，對現有標準規范體系予以總結完善，將信息化建設中的技術標準統一，從而真正實現可持續利用數字檔案資源，有效解決電力企業檔案信息化建設所存在的不足，促使有限的資源得以充分、合理利用。

2.2加強檔案信息數據安全管理

安全保存檔案信息是檔案歸檔整理的重要基礎，數字化檔案信息通暢是在計算機中存儲，因此要加大計算機防火墻設置力度，避免感染病毒，使檔案信息存儲位置的安全性得到保證。特別是電力企業的諸多檔案信息屬于國際電網建設的保密性信息，電力企業必須對數據的使用權限以及安全級別予以確立，同時把檔案信息化管理法規嚴格落到實處，在最短的時間內把內部檔案數字化管理的混亂狀態解決。把問責制度有效落到實處，針對歸檔錯誤行為，應及時將責任落到相關管理人員頭上，以此使檔案數據的安全得到保證[1]。

2.3提高檔案管理工作人員的能力素質。提高檔案管理工作信息化建設，能夠促進檔案管理工作效率的提升，但是主要還是需要管理工作人員來進行檔案管理工作。所以提升檔案管理工作水平，還應該要加強檔案管理工作人員隊伍的建設。在進行檔案管理的過程中，可以采用老員工帶新員工的方式，提高檔案管理工作人員的工作能力。特別是電力企業這種大型企業中，一般檔案管理人員的工齡比較高，具有幾年或者是十幾年的檔案管理經驗，所以通過這些老員工，能夠有效地提高新員工的檔案管理能力，更好地開展檔案管理工作，同時老員工帶新員工，還能夠促進檔案管理工作團隊和諧氛圍的營造，提高檔案管理工作人員之間的團結合作意識。電力企業應該要定期地對檔案管理工作人員進行檔案管理知識培訓工作，提高檔案管理工作人員對于當前新知識的了解程度以及最近的管理方式，從而不斷地提升自身檔案管理能力，提高檔案管理知識的儲備量，能夠與時俱進，從而更好地開展檔案管理工作。同時還應該要加強檔案管理人員對于先進技術的掌握程度，要提高對于先進設備的了解，能夠熟練操作相關的設備，電力企業還應該要積極引入高素質、高水平的檔案管理人員，從而不斷地提升檔案管理人員的整體水平。

2.4推行流程管理，規范檔案工作

長期以來，檔案工作人員習慣了“移交、接收”的模式，業務部門有什么資料移交，就接收這些資料，結果常常出現相同類別的檔案，內容卻大相徑庭，無形中給檔案管理增加不少難度，所以檔案管理也要進行規范管理，建立標準化管理體系，加強檔案的監督、考核與驗收工作，構筑大檔案格局。利用ARIS流程管理平臺梳理和優化檔案管理流程，例如電力建設項目通過確定項目建設時間節點（典型如里程碑節點），總結提煉歸檔節點，并將其作為ARIS系統事件，這樣各個節點的項目參與者任務要求也明確了，由此產生任務表單，崗位、流程、任務一一對應起來，使歸檔移交負責人、歸檔內容、歸檔時間、歸檔形式、檔案接收人、檔案驗收標準就非常清楚了，并通過流程圖清晰地顯現出來[2]。

2.5加大力度繼續宣傳

《檔案法》及《實施辦法》《檔案法》與《檔案法實施辦法》是指導各行各業檔案管理的基本準則，同時也是保證企業檔案管理工作向科學化、統一化方向發展的重要依據，電力企業檔案管理工作要想得到有效創新，就需要積極宣傳兩項辦法，同時結合電力企業自身改革和發展特點，從制度方面入手，貫徹于落實兩項檔案管理基本辦法[3]。

2.6利用辦公自動化，形成完整的檔案信息化管理系統

隨著我國信息化技術的不斷發展和廣泛應用，信息化文書檔案工作在實施的過程中，應該充分的利用辦公自動化，如打印機、復印機等等。對文書檔案利用辦公自動化進行優化加工，并且借助先進的網絡技術構建完整的信息管理系統，實現對文書檔案的管理工作，不斷提升信息化文書檔案管理的工作效率和質量[4]。

結束語

文書檔案管理工作是事業單位最重要的部分之一，事業單位要加強對文書檔案管理工作的認識，加強管理意識，為事業單位的信息和資料提供有力的信息保障。這就需要在工作的過程中，事業單位領導首先要高度的重視，加快觀念的轉變，加快文書檔案信息化工作，搭建科學的文書檔案管理信息平臺，為文書檔案的開發利用奠定良好的基礎。

參考文獻：

[1]王若熙.文書檔案管理信息化建設初探[J].信息記錄材料，2019，20（12）：62-63.

[2]周珺.新時期電力企業下如何做好檔案管理的保密工作[J].營銷界，2019（48）：241+243.

[3]廖秀梅.電力企業檔案數字化質量與安全保障研究[J].企業改革與管理，2019（22）：18+21.

[4]孫焱，范忠軍，孫藝冰，陳俊廷，王雪婷，張玉林.電力企業干部人事檔案一體化管理實踐[J].中國檔案，2019（11）：58-59.