如何制定企業全移動辦公策略

Myles F. Suer 編譯?陳琳華

在如今正席卷全球的疫情危機當中，有一個變化是明確的，那就是它們永遠地改變了工作的性質。商業新聞中充斥著許多有關首席財務官只希望少量的員工返回辦公室工作的報道。

首席執行官則從中看到了一個機遇，即無論員工住在哪里，他們都可以建立世界級的員工隊伍。《財富》雜志的Geoff Colvin表示：“隨著企業開始回應這次行業大規模重新洗牌，一些影響已經顯現。遠程工作將成為主流，因為有越來越多的員工下載了在線會議應用程序并且知道如何使用它們。”

在這種背景下，人力資源專業人員建議，如果遠程策略想要取得成功，那么數字工作生活體驗需要升級。問題在于，在遠程辦公優先交付的工作場所策略方面，首席信息官有些不知所措，但是他們卻對于能否成功實現移動辦公人員戰略至關重要。

完全在家辦公會給系統和員工帶來什么壓力？

目前大家的意見并不統一。許多首席信息官喜歡談論IT在運營方面的成功。高等教育領域擔任首席信息官的Stephen diFilipo說，他發現“所謂邊緣的壓力其實微不足道。比如說，員工已經可以使用Jabber將辦公電話轉移至自己的手機和家庭電話上了。我們需要教職員工進行一些調整。關于上課，在家中授課原本就是技術策略中的一部分。”

在保險行業擔任首席信息官的Martin Davis說：“過渡過程中會有一些痛苦，但是我們有著良好的基礎設施。目前最大的壓力和最大的調整是人員和管理。讓我感到吃驚的是，我們發現一些員工家里沒有寬帶，或是寬帶的速度很慢。”

擔任副首席信息官的Angelica Gomez也有著類似的經歷。“我們必須要擴展VPN連接。如今員工的工作量正變得越來越多。管理層也在花費更多的時間給他們加油鼓勁。”

盡管如此，前密歇根州立大學的首席信息官Joanna Young表示：“諸如資源限制和優先事項過多等問題現在已經突顯出來了。”她認為：“ IT領導者不應浪費這個可以實現集中精力和以人為本的良機。”分析師Dion Hinchcliffe和一些首席信息官就在家辦公的情況展開了交流，主要情況如下：

·近100%的基礎設施已部署到位。

·鏡頭疲勞已經出現。

·將實體工作場所復制到虛擬環境并沒有被證明是有效的。

·管理者必須成為教練/心理學家。

分析師Jack Gold表示，他看到企業正在努力地快速獲得數千臺筆記本電腦，這樣客戶服務代表就可以在家辦公了。與此同時，企業還要努力確保在家辦公的員工家里有良好的寬帶連接。對于許多沒有這么做的企業而言，這不僅影響了生產力，而且還需要打電話給幫助臺以尋求支持。

Microsoft 365的高級安全和合規性架構師Wayne Anderson表示，首席信息官必須知道“VPN并不是解決遠程辦公問題的靈丹妙藥。公司需要分層策略。首選在應用程序級別上要使用零信任加密連接。”企業應僅在無法確保應用安全的地方使用VPN。“不管使用何種設備，重要的是在家辦公期間不能出現合規問題。”

學習如何進行擴展

許多首席信息官表示他們并不需要走捷徑。但是，所有的東西并不是在一天內就能夠準備就緒的。Gomez說：“功能已經有了。我們只需要學習迅速擴展，包括VDI和VPN在內的某些服務。”

Gold 認為并非所有企業都已經準備就緒。“更好的解決方案應該是使用VDI、Citrix Workspace或VMware Workspace One解決方案。不幸的是，大多數企業都缺乏基礎設施或許可證。”

分析師兼企業架構師Dion Hinchliffe同意Gold的觀點。他說：“企業需要有全面且良好的在家辦公能力。”

“大多數企業都沒有成熟的程序，但是大多數情況下，互聯網訪問、VPN以及與應用程序、數據、文件和訪問記錄系統的通信都沒有問題。系統中的差距主要是文化和技能方面的差距。”

不過，前首席信息官Wayne Sadin對此并不認同。他說：“我看到了許多被動的移動辦公策略，其中包括了通過WhatsApp或Signal實現遠程辦公的情況。首席信息官這樣做表明他們認可該技術的有效性，并且清楚要想后疫情時代恢復到從前的樣子將非常困難。”

在后疫情時期，讓大量員工長期遠程辦公的策略是否需要修改？

Davis說：“這場危機已經向許多高管證明，他們可以在家中管理公司。”Gartner的前分析師和Salesforce全球增長布道師Tiffani Bova認為：“技術已經有了，目前主要是人員、流程和新的思維定式問題。換句話說，除非被形勢所迫，否則在我們的培訓、教學、醫療保健、銷售、營銷或合作中是不會采用這些技術的。”

McBreen說：“在接下來的幾個月中，流程審查將變得非常重要。這包括確保協作工具足夠強大。”Gold對此表示同意，他還建議：“如果在家辦公，那么你最好擁有強大的遠程支持系統，其中包括完整的遠程管理和安全性。”

首席信息官Michael Archuleta認為：“首席財務官也必須把握住這個機會，以從大量員工轉向遠程辦公的變化中實現成本收益。我們需要確保安全措施是所有優先事項調整中的重中之重。”

McBreen也看到了這一點。不過，他提醒說：“我們可以看看生產力發生了什么變化，這很有趣。在疫情大流行期間與孩子一起在家并進行遠程辦公并非易事。企業需要確保能夠進行適當管理，以確保員工隊伍具有生產力。”

首席信息官Keith McIntosh補充說：“這場危機對流程進行了實際考驗。如果發現流程存在短板，那么我們就應該對其進行更新和修復。”顯然，目前許多企業都在迅速轉型。Hinchcliffe說：“雖然這很痛苦，但是對許多人來說還未見底。現在正是完善在家辦公計劃的好時機。”

前首席信息官Joanna Young對此表示同意并建議稱：“流程、人才和技術是密不可分的。組織的有效性是它們的基礎，這三者之間需要相互調整。”

在家辦公是否暴露了業務流程的弱點？

首席信息官們都非常坦率地承認確實如此。“絕對是這樣的！因此，IT部門需要協助人力資源創建工作流、門戶訪問、電子簽名等工作以解決出現的問題。這并非易事，需要重大的文化變革。”

與此同時，Davis指出：“我們需要的是足不出戶就可以完成任務的新型員工。我們已經成功地找到了這批人，他們完全可以在當前的位置上解決所有的問題。”

Hinchcliffe說：“危機期間暴露的最大弱點是員工入職和離職問題。在大多數企業中，這都是一個短板，但是遠程辦公讓它們暴露于現實之中。數據表明，這是建立良好員工體驗的兩個最重要階段。”

Gold認為“絕大多數企業仍要求新員工到現場辦理入職手續。這并不僅僅技術問題，更多的是形式上的問題。”不過，他說：“已經轉型且主要基于云服務的企業比那些嚴重依賴舊應用程序的企業更容易實現在家辦公。盡管云服務不是什么靈丹妙藥，但是它們可以從不受信任的設備上進行遠程訪問，這是最大的不同之處。”

Hinchcliffe對此表示認同，并建議說：“那些擁有傳統數據中心的企業有許多工作要做，而那些已遷移至云/ SaaS的企業則可以實現快速的無縫移動辦公。而且他們也不愿意再回到以前的工作模式。”出于這個原因，Gold建議：“這就出現了一個新的問題。在家辦公時安全性的定義是什么？ 很少有企業對此進行過定義，并且也沒有制定合適的策略或開發出適當的工具。”有鑒于此，首席信息官Paige Francis說：“在家辦公實際上是放大了原有的業務弱點。”

是否需要尋找新的方法以吸引更多的遠程辦公者？

“企業應更充分地接納和利用現有的協作工具。我們需要首先考慮如何使用現有工具。我認為這更多是關于創造力和流程問題，然后才是新的架構問題。”

diFilipo稱：“我們需要對學習有一個新的認知。從一個新的詞匯開始。學習和教育是一樣的，學習者就相當于學生。系統性的學習效果會更好。充分且即時的學習可以減輕對Blackboard等整體平臺的需求。”

Sacolick說：“對于首席信息官來說，這是一個引入低代碼應用程序并取代通過電子郵件和會議執行協作和工作流的絕好機會。”不過，Jack Gold對此并不認同。他說：“前進的關鍵是用戶體驗。我們的模型表明，不良的用戶體驗會導致用戶生產力蒙受巨大損失。企業必須考慮用戶體驗，并通過現代化的工作區功能對其進行改進。”

未來展望

在家辦公現在已經正常運轉了。但是這使得人員、流程和技術都承受了巨大的壓力。在未來的日子里，每一個方面都可能會變得更好。隨著在家辦公成為主流，以首席信息官為主導的時代即將到來。我們可以做得更好，那些主張低代碼的首席信息官已經做好了將我們帶入一個嶄新未來的準備。

本文作者Myles Suer為Dell Boomi的行業解決方案營銷經理。據LeadTails的排名，Myles Suer是美國排名第九的最有影響力的首席信息官。此外，他還是CIOChat的推動者，目前CIOChat已經吸引了來自全球各地的銀行、保險、教育和政府等行業的高管參與其中。

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