CIO復工指導手冊

Stacy Collett 沈建苗

盡管今年春季新冠疫情期間SUEZ北美公司命令員工在家辦公，但業務依然形勢大好。提供給水和廢水服務的重要員工仍可運營系統并監控水質，而IT團隊則負責確保遠程辦公工具在為公司的其余部門發揮作用。

高級副總裁兼首席信息和數字官Michael Salas說：“在過去這11周，業務發展非常迅猛。”他回憶起為一個可能的四級緊急情況制訂了一項應急計劃，要求住在工作場所的團隊分班倒，并睡在停車場的休閑車里。現在，他的下一個挑戰開始了：如何在接下來幾周內，安全有效地讓SUEZ北美公司3000名上班族中20%至30%的員工回到工作場所。

Gartner的杰出研究副總裁Brian Kropp說：“現在約75%的企業組織在探討什么才是讓員工返回工作場所的最佳方法。”返回辦公室將需要法務、風險管理、IT、人力資源和設施等所有部門相互協作，提出一項跨職能部門的戰略。

面對遠程用戶和辦公室用戶相混合的員工隊伍，IT高管將面臨新的挑戰。如何支持遠程用戶并管理設備？企業的網絡應該是什么樣子的？私有云基礎架構是否足夠可靠？更為復雜的是，IT部門將參與收集員工的個人健康信息，辦公室工作時間表會出現變動，高管們還會考慮密切關注遠程員工的生產力。

考慮讓員工返回工作場所時，需要回答以下7個IT問題。

IT部門如何幫助員工安全復工？

各地針對工作場所的健康和安全準則各不相同，但許多企業組織都傾向于遵守疾病控制中心（CDC）給出的最高級別的安全建議。這些準則中許多可以由技術來輔助，比如手部消毒、體溫檢查和保持社交距離。約58%的企業組織計劃添置智能個人衛生設備，比如聯網的洗手液站。據Insight Enterprises的一項調查顯示，1/3以上（35%）的企業計劃添置可遠距離檢測員工溫度的紅外測溫儀，25%的企業計劃購置可檢測員工之間距離的紅外熱成像儀。

許多企業組織已經在工作場所使用應用程序，利用物聯網傳感器、徽章刷卡或通過辦公室Wi-Fi位置來跟蹤員工，而供應商們在加快添加健康和安全功能。

Insight正在其辦公室試用物聯網設備互聯平臺，該平臺包括用于監測體溫的熱成像儀、需要加灌時發出警報的智能洗手液，以及如果員工的社交距離過近，會通過手機應用向員工發出警報的社交距離警示錐。

聯網勞動力部門高級副總裁兼總經理Mike Gaumond說：“我們回去工作時，將部署這一部分設備。”他還看到大量顧客涌入的主題公園和體育館以及大量員工返回工作場所的公司對此頗有興趣。

6月，數據科學和健康技術公司Cognize推出了一種新的解決方案，該解決方案使用視頻、語音和生物特征識別傳感器來監測社交距離、口罩檢測和體溫。該解決方案添加到態勢感知平臺中，該平臺早已使用AI和認知學習來跟蹤人群、群體行為和生產力。

IT部門如何收集和管理員工的個人健康數據？

據最近Gartner對165名高管開展的一項調查顯示，受訪企業中約60%計劃從員工那里收集有關其健康狀況的自我上報數據，一半以上的企業會檢查體溫，大概1/4的企業會添加接觸跟蹤功能，22%的企業會要求員工拿到新冠病毒檢測結果后才能返回工作場所。

Kropp說：“企業將不得不依靠IT團隊來收集、管理和處理要從員工那里收集的所有健康信息。這個新領域是IT高管之前從未涉足過的。他們將與企業風險、人力資源及其他部門合作，但IT部門將發揮重大作用。”他補充道，接觸跟蹤也是如此。如果實施接觸跟蹤功能，IT部門還要管理相關的應用程序和數據。

IT部門如何使工作場所盡可能避免接觸？

Kropp表示，CIO要加大監管力度，使員工在工作場所盡可能避免相互接觸，以防止病毒傳播。這可能意味著與設施主管一起做好工作，采用電梯感應墊（而不是摁式按鈕）、自動門和光傳感器，或者為用于會議室的技術尋找非接觸式解決方案。

據Insight的調查顯示，1/3以上（36%）的企業計劃在員工返回工作場所前購置非接觸式傳感器。

IT部門如何管理與混合員工隊伍的協作？

一些企業希望員工永久性遠程工作，但是大多數企業傾向于結合辦公室工作和遠程工作。Gartner表示，其客戶（大多數是很少與公眾直接互動的大公司）期望多達一半的員工至少部分時間在家工作。

從CIO的角度來看，“在考慮協作時，混合型員工隊伍具有重大影響，” Gaumond說。在疫情初期，許多企業添置了視頻會議工具來取代面對面的會議，比如Microsoft Teams、Zoom和Webex。

“但是這些企業實際上沒有充分利用這些協作套件的實際功能，比如真正的文檔創建、共享、編輯和管理。有機會利用這些套件以一種全然不同的方式來工作，而不僅僅是替代面對面的會議。”他說。

讓情況更為復雜的是，視頻會議工具往往在大家都遠程工作時效果最好，“但是當25%或50%的人在辦公室工作，而其他人遠程工作時，效果會怎樣？”Gaumond說。“通常，遠程工作體驗會大大降低。該如何改變這種體驗，使其更高效？”

Kropp說，已返回工作場所的員工仍然會頻繁使用虛擬技術。“可能有兩個人回到工作場所，但是即使他們在同一棟大樓，仍然會彼此進行視頻通話。”IT團隊必須測試辦公室內虛擬網絡，以確保他們能夠處理所需帶寬的顯著增加。

IT部門應監控遠程員工的生產力嗎？

許多企業希望了解遠程員工的生產力和績效。在過去這3個月，約25%的大企業告訴Gartner，他們已購買了新軟件來被動監控遠程員工的工作流程。軟件安裝在員工的筆記本電腦上，有時候員工不知情，它們會跟蹤員工的打字速度，使用筆記本電腦的攝像頭拍照以查看他們是否在崗，并監測打開的屏幕。

支持這種工具的人表示，工具可以幫助企業組織了解什么因素在推動員工的生產力，然后企業就能調整員工的工作，以提高他們的生產力。但是，企業也冒著員工發現自己受監視的風險。Kropp說：“如果在遠程員工不知情的前提下衡量和監測他們的績效，這方面可能會存在大量與人力資源有關的問題。”

CIO如何管理自己的IT專業人員？

許多企業在探究重返工作崗位的幾種場景，以幫助保持社交距離，比如彈性工作日（一些員工周末可能在工作場所，工作日休假兩天），或者輪班制（一些員工在凌晨工作，另一些員工在夜間工作）。CIO須調整IT團隊的工作時間表以支持這些員工，同時留出時間在不擾亂業務的情況下，維護和升級系統。

CIO如何處理與首席財務官的潛在沖突？

CIO需要購置新技術以確保員工安全，并滿足混合型員工隊伍的要求，這可能有悖于首席財務官致力于保持盡可能多流動資金的立場，因此，“預計在哪些技術投入方面會有激烈的爭論。”Kropp說。這種爭論包括企業是否應該繼續為遠程員工提供相應技術。

Kropp說：“許多企業意識到遠程員工可能會遠程工作數月。我們如何購置技術，并把錢花在居家工作的人頭上？這是個巨大的成本問題。眼下，首席財務官說，如果員工在家工作，我們可以節省場地成本，這沒錯，但是在家工作可以節省IT成本嗎？”

隨著企業組織逐漸讓員工回到辦公室，返回工作場所的程序會繼續變化，但是今天做出的何時返回和員工安全方面的決定會產生持久的影響。

Gartner的副總裁兼人力資源顧問Liz Joyce說：“接下來3個月你在如何管理返回工作場所的這股熱潮方面做出的決策將決定著今后3年你這個雇主和組織的品牌形象。”

本文作者Stacy Collett是《Computerworld》、《CSO》和《Network World》的特約撰稿人，專門探討各種安全和風險問題。

原文網址

https：//www.cio.com/article/3564809/the-cios-return-to-the-workplace-playbook.html