水電站工程項(xiàng)目檔案管理探索研究與應(yīng)用

鄭麗娜

摘要：由于水電站項(xiàng)目工程建設(shè)周期長(zhǎng)、工序多，因而在項(xiàng)目的長(zhǎng)期建設(shè)過(guò)程中，各個(gè)工序和團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目的相關(guān)建設(shè)文件會(huì)產(chǎn)生比較多的檔案存量，特別是一些涉及建設(shè)工序的圖紙、報(bào)表等文件更是影響工程建成驗(yàn)收和之后的投入使用，如果不能形成完整的檔案管理體系，水電工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行就會(huì)受到阻礙。可以說(shuō)，做好檔案資料的規(guī)范歸檔，已經(jīng)成為工程成敗的重要因素之一。在現(xiàn)有的技術(shù)支持下，工程項(xiàng)目檔案保存的載體發(fā)生著快速的變化，已經(jīng)由原本單一的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n、電子圖紙等多種形式并存的檔案保存媒介，在新的技術(shù)支持下，檔案管理的規(guī)范性和一致性要求更加嚴(yán)格，工作量和工作規(guī)范的要求也更加緊急。

關(guān)鍵詞：水電站;建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理

一、水電站項(xiàng)目工程檔案管理的特點(diǎn)以及重要性

水電站工程在施工建設(shè)階段，會(huì)隨之生成較多的資料、檔案文書(shū)，檔案資料是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的關(guān)鍵部分。水電站項(xiàng)目工程的檔案形式比較復(fù)雜，并且隨著電子科技以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，項(xiàng)目檔案資料可以通過(guò)多種方式進(jìn)行保存，例如文字、聲像以及圖像在不同媒介上的保存，包括有光介載體、磁介、膠片以及紙質(zhì)等。這些技術(shù)的發(fā)展雖然豐富了檔案資料的保存，但同時(shí)加大了水電站檔案管理工作的困難性。

如今，國(guó)內(nèi)部分水電站建設(shè)企業(yè)因沒(méi)有足夠重視項(xiàng)目檔案管理工作，甚至忽略了對(duì)工程資料、檔案的管理，在日常的檔案工作中，沒(méi)有有效控制材料的整理、收集，導(dǎo)致最終檔案資料不完整以及不齊全，最終影響到了水電站工程竣工驗(yàn)收。為了有效提高水電站項(xiàng)目檔案管理水平，需要強(qiáng)化水電站領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知與重視度。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的要求與重視以及全員的配合，從而有效提高水電站項(xiàng)目工程檔案管理工作水平。

二、建立完善檔案管理制度，健全檔案管理體制

水電站建設(shè)周期較長(zhǎng)，涉及工程內(nèi)容較多，從工程一開(kāi)始就應(yīng)該制定一套科學(xué)、合理、適用、操作性強(qiáng)的檔案管理制度。具體、全面的管理制度和業(yè)務(wù)制度是項(xiàng)目檔案工作規(guī)范、順利開(kāi)展的重要保障。建設(shè)單位在制度中應(yīng)明確建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位的檔案工作職責(zé)。同時(shí)對(duì)文件材料的形成、收集、整理、分類(lèi)、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、竣工文件的編制、移交等提出具體的要求。在日常的檔案管理工作中，對(duì)庫(kù)房的管理、檔案借閱、檔案鑒定銷(xiāo)毀、檔案統(tǒng)計(jì)、各種載體檔案管理應(yīng)制定相應(yīng)的制度，來(lái)規(guī)范日常的管理工作。

明確檔案管理工作職責(zé)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)是制度實(shí)施的關(guān)鍵。《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。有效地實(shí)行檔案的統(tǒng)一管理，建設(shè)單位必須建立檔案管理機(jī)構(gòu)，明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)立檔案部門(mén)，組建由建設(shè)管理單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、各技術(shù)部門(mén)、檔案部門(mén)、參建各方組成的檔案管理組織。各參建單位也要建立各自的檔案管理組織，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)的檔案管理職責(zé)和檔案人員職責(zé)。從而形成由建設(shè)單位及參建單位分管領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人及檔案人員共同組成的完整檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，確保建設(shè)單位對(duì)參建各方檔案工作實(shí)行有效的指導(dǎo)、監(jiān)督和督促。

三、加大《檔案法》宣傳貫徹力度，提高全員檔案意識(shí)

水電項(xiàng)目檔案管理工作貫穿于工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，涉及到各個(gè)參建單位及相關(guān)技術(shù)、管理人員，要切實(shí)做好檔案工作不僅僅是檔案人員的事情，需要各參建單位的技術(shù)人員和管理人員、資料檔案人員的共同努力和極力配合。建設(shè)單位在提高檔案人員工作能力的同時(shí)，也需要重視對(duì)檔案工作的宣傳。應(yīng)組織全體建設(shè)者進(jìn)行檔案法的普法教育、檔案管理培訓(xùn)，讓全員都具有檔案意識(shí)，明確對(duì)文件材料的形成、積累、編制、整理、歸檔是貫徹、執(zhí)行《檔案法》的具體要求，是必須履行的義務(wù)，進(jìn)而增強(qiáng)做好項(xiàng)目檔案工作的責(zé)任感。建設(shè)單位對(duì)檔案的收集、整理做得好的單位和個(gè)人，應(yīng)提出表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。激勵(lì)各參建單位在做好工程的同時(shí)也要重視檔案工作。

四、加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)

水電項(xiàng)目檔案工作專(zhuān)業(yè)性、管理性強(qiáng)，對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)及技能要求高。建設(shè)單位和參建單位的檔案工作人員必須持證上崗。水電站建設(shè)時(shí)期，應(yīng)保持人員穩(wěn)定，為保證檔案工作質(zhì)量，應(yīng)對(duì)專(zhuān)兼職檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。檔案人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)、掌握檔案法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的理論基礎(chǔ)知識(shí)及水電項(xiàng)目檔案管理的方法技能。項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，檔案人員要把專(zhuān)業(yè)知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐中，理論與實(shí)踐相結(jié)合，才能把檔案管理工作做實(shí)、做好。

檔案人員除了學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)以外，還應(yīng)具備一定的工程管理及技術(shù)基本知識(shí)，了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，積極與參建單位和相關(guān)部門(mén)溝通，指導(dǎo)和監(jiān)督各參建單位認(rèn)真、規(guī)范開(kāi)展檔案工作。

五、保證檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行

水電站項(xiàng)目建設(shè)投資大、工期長(zhǎng)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)復(fù)雜，為確保工程檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，必須實(shí)施項(xiàng)目工程檔案與工程建設(shè)同步管理。“三納入”、“四同步”、“五參加”是實(shí)施同步管理的有效措施，在水電站項(xiàng)目建設(shè)中應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)。將項(xiàng)目文件材料的積累、整理和歸檔工作納入工程建設(shè)工作計(jì)劃和各項(xiàng)管理程序，納入工程建設(shè)生產(chǎn)、技術(shù)管理各個(gè)環(huán)節(jié);納入工程領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和職責(zé)范圍。在簽訂合同時(shí)提出工程檔案的整理質(zhì)量、移交份數(shù)和歸檔要求等相應(yīng)條款;在下達(dá)工程計(jì)劃任務(wù)的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求;在檢查工程計(jì)劃進(jìn)度與施工質(zhì)量的同時(shí)檢查工程檔案文件材料的形成、收集、整理情況;在工程竣工驗(yàn)收和評(píng)審、鑒定工程建設(shè)成果的同時(shí)驗(yàn)收工程檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確情況。檔案人員應(yīng)參加項(xiàng)目子項(xiàng)驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱及項(xiàng)目管理會(huì)議，認(rèn)真把關(guān)，保證相關(guān)文件材料歸檔完整、準(zhǔn)確。

六、結(jié)束語(yǔ)

項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)水電站工程的建設(shè)來(lái)說(shuō)具有關(guān)鍵的作用。在管理檔案資料的時(shí)候需要嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等進(jìn)行。工程項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)就是高質(zhì)量的檔案管理水平。如今我國(guó)社會(huì)發(fā)展的速度比較快，雖然檔案管理工作沒(méi)有發(fā)生實(shí)質(zhì)性的變化，但是由于各種新技術(shù)以及新方法的應(yīng)用導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作更加復(fù)雜與繁瑣。因此想要做好水電站工程項(xiàng)目的檔案管理與控制工作，就要不斷提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與技術(shù)能力，并借鑒優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，做好水電站項(xiàng)目工程的檔案管理工作。

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