多品種小批量外協管理的工作平臺研究

王文印 劉賓賓

【摘? 要】可以獨立完成整個產品全流程制造的企業數量不多，多數企業必須依靠其他行業輔助完成，這就要求其做好外協加工合同和合同掛賬/付款的動態管理。基于多品種、小批量、涉及廣、收付頻繁的合同管理要求，建立健全一個簡單、易用的工作平臺對提高合同管理工作的效率尤為重要。論文從外協工作的動態管理入手，詳細闡述了用Excel函數和算法建立集合同臺賬、應付賬款、季度付款計劃等功能于一體的外協工作管理平臺，闡述了管理中存在的動態跟蹤問題，并提出了完善對策。

【Abstract】There are not many enterprises that can independently complete the whole process manufacturing of entire product， and most enterprises have to rely on other industries to complete it. This requires enterprises to do a good job in the dynamic management of outsourcing processing contract and contract account or payment. Based on the contract management requirements of multi-variety， small-batch， wide range and frequent receipt and payment， it is particularly important to establish a simple and easy-to-use work platform to improve the efficiency of contract management work. Starting from the dynamic management of outsourcing work， this paper detailedly elaborates the establishment of outsourcing work management platform with Excel function and algorithm， including contract account， accounts payable， quarterly payment plan and other functions， expounds the dynamic tracking problem existing in the management， and puts forward the improvement countermeasures.

【關鍵詞】多品種小批量;工作平臺;應付賬款;外協合同管理

【Keywords】multi-variety and small-batch; work platform; accounts payable; outsourcing contract management

【中圖分類號】F273.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）06-0049-03

1 引言

近年來，伴隨著信息技術和數字化的高速發展，企業正在將ERP（Enterprise Resource Planning）信息系統作為一種新型的管理工具逐步運用到企業財務管理中[1]，以提升企業自身整體管理水平。ERP系統在一定程度上解決了跨財務、采購、法務、審計、質量多部門合作的問題，但同時也看到了ERP帶來的各種流程問題：①系統的應用和維護技術過于落后，企業現有業務流程難以適應ERP軟件;②一些基本的數據收集和整理工作起步較晚，數據的準確性和及時性交差[2];③合同訂單存在一對多、多對一以及多對多的情況，甲乙雙方業務、財務信息未共享，致使雙方結算以及數據核對起來比較困難[3]。

對于我國現階段的航空工業企業來說，隨著全球化的經營戰略目標、生產模式的變化，外協加工已經成為企業發展、適應經營環境的重要前提。其顯著的特點：多品種、小批量，即產品的生產屬于離散型，生產的產品種類多，但是每種產品的產量非常少[4]。航空工業企業由于原有管理體制中存在信息共享不完善的問題，Excel也可以在企業管理中發揮重要作用[5]。本文通過建立Excel表格，利用軟件的函數語言和算法，通過分析ERP系統和外協管理過程中的內部邏輯關系，建立了一種動態的外協管理工作平臺。該工作平臺可以實現對外協合同臺賬、外協類別、所屬項目、預付款、執行明細賬、應付款項、已付款項、余額及賬期等外協數據進行實時更新，具有簡單便捷、清晰明了、實用高效的特點，對外協管理工作帶來極大的便利。

2 多品種小批量外協管理工作平臺的設計思路

2.1 外協管理工作平臺的設立目的

在ERP系統中，可以實現外協加工合同的審批、簽訂，也可以實現外協過程發票的掛賬、付款。但是對于外協發票的賬期、外協的類別、外協預付款、應付款項等功能缺失，且內容分散，無法匯總分析。本次通過Excel表格建立線下工作平臺，將諸多情況結合起來，使得外協工作清晰化、數字化，同時，減少工作失誤和等待時間。

2.2 外協管理工作平臺的設立要求

①數據對接管理。通過及時收集各項目組/生產部門外協需求，建立合同臺賬與訂單支付信息平臺，并使之與ERP系統的<合同號>這一關鍵詞相互關聯。

②動態資金計劃。通過Excel的相關函數自動計算，達到預付款項或賬期的應付款項自動上報系統，并衍生出所需的資金計劃報表。

③操作便捷，關鍵數字提醒。平臺設計應避免跟蹤大量數據的煩惱，同時，還要有提醒功能，盡可能減少數據錄入，關鍵數據可以通過填充表格顏色或變化數字顏色達到提醒的目的。

2.3 外協管理工作平臺的參數設計

根據外協工作的目的和要求，結合實際的外協管理工作情況，該平臺主要分為兩部分：合同管理臺賬和合同支付情況。工作平臺應具備以下幾個功能：①合同臺賬管理，用來記錄合同的合同號、外協類型、加工內容、申請人、簽訂日期、供方名稱、合同金額等關鍵參數;②合同支付情況管理，依據實時合同的發票信息、掛賬單、請款單、對應日期等參數，自動計算出每季度所需的用款情況、賬期等參數，并通過Excel函數設置自動生成合同已支付金額、上報金額和可掛賬金額等參數;③用款上報，事業部向公司財務部門上報用款記錄，根據合同的執行情況及賬期的約束條件，在表格中衍生出所需的上報金額。

根據以上設計，可以得到外協管理工作平臺的基本結構，如表1～3所示。

3 多品種小批量外協管理工作平臺的案例介紹

3.1 建立“外協合同管理臺賬”表格

表格字段為<序號><合同號><外協申報號><外協類型><外協內容><申請人><比價單><任務令號><簽訂日期><供方名稱><合同金額>，具體內容見表1及以下說明。

①合同號：根據ERP信息系統自動生成，手動錄入。

②外協類型：按照外協類型表格，選定外協類型單元格，通過數據>數據驗證>設置>自定義，完成設置，下拉選擇。

③任務依據：按照公司財務部門下發的項目任務令號，選定任務令號單元格，通過數據>數據驗證>設置>自定義，完成設置，下拉選擇。

④供方名稱：按照公司主管部門下發的合格供方名錄，選定供方名稱單元格，通過數據>數據驗證>設置>自定義，完成設置，下拉選擇。

除以上4項內容外，其余字段均根據合同信息錄入，且與ERP信息系統保持一致。

3.2 建立“外協合同支付情況”表格

表格分為三個模塊：外協加工資金計劃報表、付款上報匯總、掛賬明細，內在的流程如圖1所示。

基于圖1中梳理的邏輯關系，整個臺賬以<合同號>字段作為關鍵字，與線上ERP和外協合同管理臺賬相關聯，確保信息一致，如表2、3所示。

3.2.1 模塊1：外協加工資金計劃報表

①如表2所示，字段包括<任務依據><合同內容><供方名稱><總金額>等合同基礎信息。可通過Excel編輯函數VLOOKUP設置，從表1<外協合同臺賬>中找到對應的字段。如<任務依據>字段，可通過編輯函數語言來實現。

②字段包括<已支付><上報金額><可掛賬>。

已支付：統計表2中掛賬明細里的已支付款項之和，單位：萬元。

范例：F3=（IF（T3=0，0，Q3）+IF（X3=0，0，U3）+IF（AB3=0，0，Y3）+IF（AF3=0，0，AC3））/10000

上報金額：統計表2[付款上報匯總中<壹貳叁肆>相加]，單位：萬元。

范例：G3=（I3+K3+M3+O3）/10000

可掛賬金額：統計該合同下還可以掛賬的余額，單位：萬元。

范例：H3=E3-F3-G3

3.2.2 模塊2：掛賬明細

按照企業季度付款的要求，設置四個對應的季度掛賬明細模塊，如表3所示，字段包括<金額><掛賬><日期><請款>，根據實際收款及請款日期由人工錄入對應的季度表格下，并保持與線上ERP系統相匹配。

①金額：與實際收到對應供應商的發票金額一致，單位：元;

②掛賬：與ERP系統的應付單AP單號相同;

③日期：直接錄入實際收到發票做賬日期或者合同里面約定的<預付款>;

④請款：與ERP系統的請款單RE單號相同。

3.2.3 模塊3：付款上報匯總

如表3所示，字段包括<壹><貳><叁><肆><周期>，通過Excel編輯函數實現。

①<壹>項下，因企業需提前10天上報信息，上報資金計劃只要對應的周期天數超過80天，即可上報。設置Excel函數如下：

范例：I3=IF（J3>80，IF（T3=0，Q3，0），0）

②<周期>即賬期，根據對應季度的<日期>與現在的日期差，特殊請款需要進行預付款的，直接定義為90天來計算賬期。

范例：J3=IF（S3="預付款"，90，IF（R3=0，""，DAYS（TODAY（），S3）））

其余字段仿照范例完成設置即可。

3.2.4 衍生出資金計劃報表

該平臺通過對資金計劃的動態調整，可以調出實時的季度資金計劃報表。通過設置Excel篩選出字段<已支付金額>>0的計劃報表，即可將預付款項和到賬期的應付款項匯總到資金計劃報表。

3.2.5 設置關鍵字段的預警

對于外協加工資金計劃報表的關鍵字段包括<上報金額><可掛賬金額>。因考慮資金表格數量多，實際上報資金計劃時有遺漏，需對<上報金額>進行重點預警;因考慮合同簽訂流程較長，尤其對于正常加工類的框架合同，對于<可掛賬金額>需提前預警，以便業務人員及時與供應商簽訂新合同。

對于<上報金額>的預警：應用條件格式，突出顯示單元格規則，令<上報金額>大于0，該列單元格格式設置為淺紅色填充;

對于<可掛賬金額>的預警：應用條件格式，突出顯示單元格規則，令<可掛賬金額>介于1～20，該列單元格格式設置為綠填充、深綠色文本。

4 結語

從企業實際需求出發，梳理供應鏈資金流中企業面臨的財務應付款項-合同賬期-業務完成情況路徑模型，初步建立外協管理工作平臺，驗證外協關鍵參數數據在外協全流程工作中的具體應用。通過研究可以發現，在多品種、小批量生產企業中，建立Excel環境下的外協管理工作平臺，設計參數，獲取關鍵數據，探索錄入基礎參數，對彌補ERP系統的末端信息處理不足，提高整體供應鏈的運作效率具有十分重要的意義。

【參考文獻】

【1】喬蕾.ERP信息系統在企業中的應用[J].企業研究，2011（18）：148-149.

【2】謝永東.ERP信息系統在企業中的應用[J].信息與電腦，2019（6）：195-196.

【3】吳萍.基于ERP的合同訂單管理系統的設計與開發[D].北京：華北電力大學，2017.

【4】王鵬.多品種小批量軍工產品生產管理探討[J].公共管理，2018（13）：122-123.

【5】趙龍.一種EXCEL環境下的動態庫存臺賬設計[J].物流科技，2011（10）：26-29.

【作者簡介】王文印（1986-），男，安徽宿州人，工程師，從事供應鏈管理研究。