淺析檔案鑒定工作

摘 要：檔案鑒定是檔案管理的重要工作環節，檔案鑒定是對檔案的存與毀、開放與否的唯一手段。做好檔案鑒定工作能夠提高檔案館館藏質量，提升合理利用檔案資源的能力，提升檔案管理和服務水平，保證檔案的安全和合法利用。文章通過闡述檔案鑒定的意義，總結檔案鑒定中存在的問題，進而提出解決的對策和措施，希望能為廣大檔案管理者提供工作借鑒參考。

關鍵詞：檔案鑒定;意義;問題;對策

檔案鑒定是對檔案價值的評價和預測，其基本內容包括三個方面，一是制訂鑒定檔案價值的有關標準，包括單項規定和檔案保管期限表;二是具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限;三是挑出無保存價值的保管期滿的檔案，按規定進行銷毀或作相應的處理。檔案鑒定工作是衡量單位檔案管理水平高低的一個重要標準，鑒定工作的質量也決定著檔案館館藏檔案的數量和質量，因此檔案鑒定工作具有非常重要的意義，也是檔案管理工作中必不可少的工作環節。

1 檔案鑒定工作的重要意義

檔案鑒定工作是檔案管理中的重要組成部分，檔案鑒定的目的是篩選出具有保存意義的有價值的檔案并對其進行有效的保管，讓其為個人、國家和社會發揮應有的價值;早期在歸檔立卷時，因檔案的規章制度不完善，導致檔案重復的情況非常嚴重，因此檔案鑒定工作也可避免因無價值的檔案或重復檔案過多造成人力、物力和財力上的浪費。所以，做好檔案鑒定工作能夠有效地促進檔案管理中的各項工作，提升檔案管理和服務水平，推動檔案管理工作科學健康地發展。

1.1 檔案鑒定工作有助于提高館藏檔案的質量

通過對檔案進行鑒定，判斷檔案是否具有保存意義，是否具有參考和憑證的作用，是否能夠為單位創造經濟收益或社會效益;剔除無保存價值的或到期檔案，留下精品檔案，既有利于提高館藏檔案的質量，同時也有利于提高檔案管理工作效率。

1.2 檔案鑒定工作有助于提升檔案資源的合理利用，比如人力、財力的最優化利用

通過對無保管價值或到期的檔案進行鑒定并且予以銷毀，一方面能使檔案館的存儲空間得到更合理的利用，在一定程度上減輕檔案管理人員的工作負擔，提升檔案服務能力。另一方面，檔案鑒定工作如果能夠科學地、定期地開展，能夠給單位節省不必要的開支，讓本就不充裕的檔案經費得到更加合理地利用，更好地改善檔案館、檔案設備以及人員等檔案基礎設施。

1.3 檔案鑒定工作有助于提高檔案管理和服務水平

通過開展檔案鑒定工作，能夠盡早發現檔案管理中存在的不足之處，比如檔案的立卷、整理、統計、編目、利用以及保管等工作環節的問題，在鑒定時發現問題及時采取有效的補救措施，避免出現長久性的工作失誤，從而提高檔案管理水平，實現檔案優質化服務，進一步提高檔案人員的社會地位。

2 檔案鑒定工作存在問題

2.1 對檔案鑒定工作不夠重視

據了解，大部分單位對檔案鑒定工作的重視程度不夠，對檔案鑒定工作缺乏整體規劃，只進不出的現象較嚴重，有些單位甚至從未開展過檔案鑒定工作，檔案的數量有增無減。有的檔案館從建成之日起從未重新調整或建造，導致檔案館的存儲壓力越來越大，甚至出現因檔案太多導致檔案存放無序的現象，一旦需要調用檔案需要花大量的時間和精力。因此，檔案鑒定工作的滯后已經嚴重影響檔案館日常檔案管理工作的開展。

2.2 檔案鑒定工作無具體的操作規范

2018年10月，國家檔案局發布13號令（《機關檔案管理規定》），規定了檔案鑒定工作的大概流程，但未細化檔案鑒定的具體實施標準，檔案鑒定人員仍然很難把控鑒定尺度，并且每個單位的實際情況不一樣，也不具備參考價值[1]。另外，檔案鑒定工作有一定的主觀性和隨意性，每個人對檔案價值的理解程度不一樣，這都是導致檔案鑒定工作難以開展的重要因素。

2.3 檔案鑒定工作缺乏人力保障

檔案鑒定工作需要有較高的專業素質，要對檔案內容熟悉，有豐富的檔案工作經驗，有廣闊的知識面和較強的責任心[2]。據了解，目前，各個單位具備全面素養的檔案鑒定人員比較缺乏，這也是影響檔案鑒定工作順利開展的主要因素。

3 做好檔案鑒定工作的對策與建議

3.1 樹立檔案“精”的意識

檔案鑒定工作人員要樹立檔案“精”的意識，檔案不是多多益善，也不能只進不出，要從意識上加以改變，將“多”的意識轉變為“精”的意識。在具體的檔案鑒定工作中，檔案鑒定工作人員要突出重點，從思想上有“精”的意識，從而建立精品檔案。精品檔案的建立一方面便于更好的發揮檔案價值，另一方面，一旦出現突發事件，最重要的精品檔案可以被重點照顧，快速地轉移，最大程度上保證檔案的安全。

3.2 依法定期開展到期檔案鑒定工作

國家檔案局發布的《機關檔案管理規定》中第四十三條規定，機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置，保留仍有價值的檔案并且重新鑒定其保管期限，銷毀或妥善處理已經失去價值的檔案。因此，各單位應根據國家有關檔案的法律法規，制定檔案鑒定制度并且定期開展鑒定工作，同時應根據單位的實際情況和發展變化，不斷完善和改進檔案鑒定制度，讓檔案鑒定工作更加規范和科學。檔案鑒定工作宜早不宜遲，越早越容易開展，對檔案管理工作越有利。在開展檔案鑒定工作之前，應成立由檔案管理部門領導、檔案人員和專業人員等組成的檔案鑒定小組，通過計劃性的、有組織、有條理的工作方式定期開展檔案鑒定工作。在檔案鑒定過程中，要從檔案的來源、內容、形式特征和效益等幾個方面作為參考依據。檔案的來源是指檔案的形成部門，一般本單位的檔案都需要重點和長期保存，外單位來文可以根據與本單位的關系來判斷檔案的價值。檔案的內容是鑒定檔案的重要依據，主要是鑒定檔案的重要性、典型性、時效性等因素，檔案的重要性、典型性和時效性程度越高就越有保管價值。檔案的形式特征是指檔案的形成時間、記錄方式、載體形式等，不同形式的特征也會影響檔案的價值。檔案的效益就是指檔案的實用性，要考慮檔案保管投入與利用之間的比產生的經濟效益或社會效益。

3.3 提高鑒定人員綜合素質水平

檔案鑒定工作的順利開展要依托于高素質的人才，檔案鑒定人員應具有較強的工作責任心和嚴謹的工作態度。因此，檔案鑒定人員需要熟練掌握檔案鑒定標準、相關的法律法規以及一定的專業知識，同時結合自己單位的實際情況，了解被鑒定檔案產生的時代背景等，要用歷史的、全面的、長遠的觀點鑒別檔案，讓檔案真正成為具有記錄歷史、傳承文明、造福人類、服務社會的寶貴財富[2]。檔案鑒定人員的綜合素質水平決定了檔案鑒定工作的質量，一方面鑒定人員要不斷提升自身素質，加強專業知識的學習更新;另一方面，單位也要不斷的引入新鮮血液，引入有豐富工作經驗的檔案管理人才，從而促進檔案鑒定工作的順利開展。

3.4 規范文件材料的價值鑒定流程

檔案的前身是文件，因此對文件的價值鑒定是檔案鑒定工作的基礎，是檔案管理工作中的重要內容，也是最難把握的一項工作。在實際工作中，對于文件的價值鑒定帶有較強的主觀性。同一份文件，從不同的角度，不同的人對它的價值鑒定有可能完全不同。為了使這種主觀認識活動最大程度地符合實際、保證鑒定工作的質量，避免“有文必檔”、“是檔不歸”的現象，筆者認為從以下四個方面依次開展文件價值鑒定工作。一是建立明確的文件價值鑒定標準。比如，筆者工作的自然資源部南海局主要依據《國家海洋局南海分局機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》開展文件的價值鑒定工作，有針對性地對文件材料進行篩選。二是要按照“以我為主”的原則，各部門產生的文件材料由各部門按照相關標準組織初次鑒定工作，對文件的價值進行鑒定的同時，應對文件的開放性進行鑒定，即文件是否公開，公開的范圍等信息進行鑒定，保證檔案信息的安全。三是在文件移交時，由檔案產生部門相關人員與檔案工作人員成立鑒定小組，按照一定的鑒定原則對文件的價值以及保管期限再次進行鑒定，提高初次檔案鑒定結論的客觀性、可靠性和準確性。四是經鑒定小組鑒定后的目錄清單，應經文件產生部門的負責人同意后，最終確定文件的去或留。通過多次的反復的鑒定，能最大程度避免因工作失誤造成無法挽回的損失，從而影響檔案的利用。

4 結束語

綜上所述，檔案鑒定工作是檔案管理中一項特別重要的工作，直接影響本單位館藏檔案的質量和數量，也關系到檔案的存與毀，各級檔案管理部門應從思想上重視檔案鑒定工作，制定完善的檔案鑒定制度，培養專業的檔案鑒定人才，規范檔案鑒定的流程，建立健全的檔案管理體系，從而保證檔案管理工作健康、持續發展。

參考文獻

[1]文振興.檔案室檔案鑒定工作存在的困難及應對策略[J].浙江檔案，2018，（010）：56-58.

[2]李慧，姜淼.淺談科研單位檔案鑒定工作的重要性[J].網友世界，2014（15）：233-233.

作者簡介

楊會（1978-），國家海洋局南海信息中心（南海檔案館），海洋科學工程師，研究方向：檔案管理。