如何提高城建檔案的利用效率

楊琳

摘 要：城建檔案在城市經濟建設中，不僅具有現實的依據作用，還具有歷史的考查和憑證作用，而城建檔案利用工作是城建檔案工作的根本目的和永恒主題。城建檔案的形成又有其特殊性和專業性，因為各種各樣的問題，使查閱利用工作效率始終無法大幅提高。城建檔案管理部門應該積極響應時代號召，認清局勢，加強基礎建設，發展網絡化服務能力，進一步提升城建檔案的利用價值和效果。

關鍵詞：城建檔案;利用效率;措施

1 城建檔案管理工作的重要性

城建檔案對工程建設、城市改造等硬件建設內容進行了記錄，同時也體現著城鄉面貌、居民生活變化，與城市文化的形成密切相關，所以城建檔案有著極高的社會效益和經濟效益。管理和利用好城建檔案是功在當代、利在千秋的大業，尤其在新常態下，我國建設工程質量采用了終身責任制，使得城建檔案的價值更加凸顯出來，其重要性主要體現在以下幾個方面：

1）建設工程檔案是工程建設的真實寫照。城建檔案中詳細記載了工程建設各項活動，所以真實的、全面的反映了工程建設情況，如果建設工程出現質量問題，通過城建檔案中相關內容可以追究相關企業和責任人的法律責任。其次，加強建設工程檔案管理有利于提升工程管理質量。建設工程檔案管理作為工程質量控制的重要手段，需要對整個施工和建設環節進行監管，而工程檔案可以詳細記錄工程的開展情況。從另一個角度講，工程檔案的文字內容也是加強工程質量的關鍵手段，在檔案管理的實際工作中，每一份檔案資料都可以起到質量檢測的作用。

2）城建檔案是避免出現貪腐的有效途徑。不論是工程維修、改建、擴建，還是災后重建、違章建筑查處，借助城建檔案資料可以起到監管作用，讓資金動向得到監控，所以人們要對城建檔案的價值充分了解，進而對這項工作的開展提供支持。

2 當前城建檔案管理工作存在的問題

1）管理人員的綜合素質較低。在信息科技飛速發展的今天，我國需要在城建檔案管理工作中融入信息化技術，這無疑對我國的檔案管理人員提出了更高的要求。但是現階段我國相關工作人員的專業技能與綜合素養較低，思想傳統，沒有具備先進的檔案管理知識和計算機操作技能，仍然采用以往的管理方法，在一定程度上降低了檔案管理效率。

2）檔案管理的配套設施不完善。目前，許多城建部門沒有意識到信息化技術對檔案管理工作的重要性，因此沒有引進先進的計算機等設備。檔案管理軟件也較為落后，在進行檔案管理時，仍然以單一的管理模式為主，在一定程度上降低了檔案管理的準確率。并且隨著時間的流失，紙質檔案也容易出現丟失、破損的現象，這就使得檔案管理的數據出現失真的現象。

3）檔案管理體系不完善。目前，由于城建檔案管理體系不完善，所以在具體的城市建設中無法發揮其應有的價值，對檔案管理工作的開展缺少相應的指導，這樣逐漸會對檔案管理工作者失去約束作用，導致檔案管理人員出現懶惰、散漫等現象，甚至出現檔案堆積如山、崗位缺失、崗位交叉的不良現象。

4）檔案管理制度不健全。由于有關城建部門缺乏管理力度，再加上存在部分人員對檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理工作的松懈。因為檔案管理制度的不健全，在管理過程中沒有專門的管理人員，借閱人沒有進行相關登記手續，也沒有留下聯系方式，讓一些核心檔案不能在借出后的第一時間進行收回，都散落在借閱人手中或者是丟失，久而久之資料開始出現破損、缺頁的現象，更有甚者一些人員在借閱檔案時，會對檔案內容進行私自涂改，使得檔案管理的應用價值無法得到體現，這些現象都使得城建檔案開始變得不完整。

3 提高城建檔案利用效率的辦法

1）加強檔案管理人員的人才隊伍建設。加強城建檔案人才隊伍的建設以及城建檔案人才培訓工作。檔案管理人員應盡可能地熟悉城市建設工作的業務知識，做好城建檔案的崗位培訓工作，提高崗位實踐能力，強化城建檔案管理人員的繼續教育工作，通過進行繼續教育，確保檔案管理人員對館藏檔案有充分了解。對于城建檔案的組成結構、歸檔范圍及組卷順序、庫房的排架規律，各種設施設備的正確使用都了然于心，工作起來才會得心應手。

檔案管理人員要有積極的心態、充沛的精力才能適應繁瑣的工作，才會在接待查詢人員做到“微笑服務、耐心對待”，才能在查閱時保證耐心細致，不遺漏任何線索，提高查檔的準確率，讓查詢利用人員感受到工作人員的熱情與禮貌。同時，檔案管理人員要具備一定的文化素養和較高的交流能力。查閱利用是城建檔案館的對外窗口，工作人員面對的形形色色、層次不同的群體，若能“急別人所急，憂別人所憂”，再加上層次分明、簡單明了的解說，較高的理解分析能力，會在很大程度上杜絕矛盾的產生，讓查詢利用人員高興而來，滿意而歸。

2）完善查詢系統平臺。由于城建檔案信息管理平臺技術上的問題導致查詢的速度、調檔的準確率跟不上，則要進行平臺優化升級以解決上述問題，也可以憑借網絡優勢實現檔案信息資源共享實現快速查閱。積極探索“線上+線下”利用模式，加快推進城建檔案利用一體化平臺建設，實現在線預約、查詢、利用、辦理的利用全流程管理;整合自助服務平臺，提供包括微信小程序、城建檔案利用APP、自助終端等利用渠道，逐步形成“線上辦理為主、線下辦理為補充”的利用模式，實現“網上辦”。雖然面對不懂專業、不懂電腦年齡較大的查檔人員來說困難重重，但對于年輕人來說是一件很容易的事，可以根據其掌握的有關信息和專業知識，快速、準確地找到所需檔案，在一定程度上也緩解了查閱工作的壓力。

3）做好城建檔案利用的宣傳工作。城建檔案的價值，只有通過利用者才能充分體現出來。利用者越多，發揮的作用就越大，社會效益和經濟效益越高，影響面就越廣。在實際工作中，很多初次利用人員都說費盡周折才知道到城建檔案館就能查到自己所需要的材料，可見讓越來越多的人了解城建檔案的存在、檔案的構架以及能為其解決實際生活中的問題是一項利于民生的益事，所以應加大城建檔案利用成效的宣傳力度。可以通過媒體、網絡宣傳，利用一切可利用的宣傳平臺將城建檔案的特殊性和專業性普及。變被動為主動，只有積極主動地服務，才能把“死檔案”變成“活檔案”。城建檔案才能更好地服務于人民，才能保持旺盛、持久的生命力。

4）加大城建檔案的收集力度，豐富館藏量。館藏問題實際上是一個檔案館功能建設和功能發揮的核心問題，因為檔案館的價值首先在于館藏的價值。應加大對城建檔案的收集力度，必須將“業務指導”與“檔案接收”相結合，強化歸檔收集。將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合，拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位多，內容涉及城市規劃、建設和管理方方面面，一般來說，建設系統內部產生或管理的建筑工程檔案收集難度相對較小，歸集率高。但是對于非建設系統的建設工程檔案種類多、數量大，收集難度大的特點，要運用行政、經濟、法律等手段，突出重點、以點帶面、不斷拓展，積極做好收集工作，豐富館藏量。豐富館藏包括量的擴展和質的提升，沒有數量就無質量可言，沒有質量的館藏，無論數量多么巨大，都難以真正地為城市建設和經濟社會發展服務。

4 結束語

城建檔案見證了城市的歲月變化，在社會發展和經濟建設中發揮著重要作用。社會文明不斷進步，城建檔案管理工作責任重大。做好城建檔案管理工作，增強管理服務能力，為促進城市發展，推動城市建設，積累寶貴經驗，有著重大意義。

參考文獻

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[2]汪鈴涵.新時期如何創新城建檔案管理工作[J].建材與裝飾，2018.