檔案管理數字化建設提升檔案管理水平

摘 要：檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作，是企業管理的一部分，做好檔案管理是提高企業工作質量和工作效率的必要條件。針對目前檔案管理數字化程度低、利用效率低等現狀，通過加強檔案數字化建設，不斷地更新檔案管理觀念，探索新的檔案管理方式，提高檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理;數字化;提升

1 檔案管理現狀

隨著社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，檔案管理數字化的要求也越來越高。目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，覆蓋面很小，很難跟上現代經濟和社會的發展進程。同時，檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以得到充分實現，更難適應當今社會管理日趨數字化的大形勢，傳統檔案的保管利用方式越來越受到局限，因此加快推進檔案管理數字化對提高檔案管理水平日益重要。

目前的電子辦公系統中，諸如文件的起草、簽發等運作過程都在計算機和通訊線路中進行，如此形成的檔案，其歸檔、保管以及利用方式與紙質載體檔案的歸檔、保管以及利用方式有很大差異。目前，我們對檔案數字化適應較差，缺少相應的管理軟件、設備、人員以及針對性的制度。

1.1 檔案管理軟件、設備缺乏統一性

檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，開發的軟件不能相互兼容，并且缺少文件檢索和檔案管理一體化的綜合管理系統。由于現用的辦公系統與檔案管理系統不能相互接洽兼容，造成電子文件不能直接歸檔，只能按照老的模式打印歸檔紙質文件，這大大增加了工作量，也降低了工作效率。另外，隨著信息化的加快，現在辦公完全依賴電子設備、網絡，大家對電子檔案的利用需求增多，紙質檔案的借閱已經不能滿足工作需要，這種不能利用電腦完成檔案管理、提供檔案利用的方式，嚴重影響了檔案管理水平的提高。

1.2 檔案管理人員缺少數字化管理經驗

由紙質檔案到電子檔案的變化，預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式的檔案。把檔案利用者需要的檔案信息系統地提供出來是檔案人員重要責任，為了保證提供檔案信息更價值，在提供利用的過程中必須有一個選擇的過程，因此要求檔案管理人員要有較高的知識和技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。

1.3 檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進

檔案管理數字化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館（室）存檔案案卷質量不高，基礎分類不統一，各類檔案相容性不強，這就造成館（室）存檔案數字化后無法與軟件匹配掛接。同時，對于創新性的數字化管理工作，檔案管理上缺少統一標準，無法全面實施、推廣統一，一定程度上制約了檔案管理數字化的發展。

2 檔案數字化建設

2.1 以“創新的思想、現代化的管理手段”作為檔案管理的出發點和落腳點

我們在傳統的紙質檔案工作模式下，形成了固有的思想，對于數字化存在諸多疑慮和顧慮，即便后來開展了檔案數字化建設，也僅僅停留于表面，僅僅是對館（室）存紙質檔案進行了簡單機械的數字化，并沒有真正理解檔案數字化建設的意義。檔案數字化是一種創新性的、現代化的檔案管理手段，也是社會和經濟發展下的必然趨勢，不能夠適應檔案數字化，掌握電子檔案管理，就是一種檔案資源的浪費。檔案數字化建設是信息技術發展的必然需求，國家對信息資源開發重視程度的提高也推動了檔案數字化建設。檔案數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求，知識經濟時代對檔案管理工作提出了更高的要求，這就需要檔案管理逐漸由傳統管理手段向現代管理手段轉變，由傳統管理理念向現代管理理念轉變，同時將數字化貫穿于管理實踐中。因此，檔案管理人員必須加強思想建設，提高思考認知，要努力學習新知識、新技術，不斷積累工作經驗，使檔案管理工作適應時代要求，適應檔案管理數字化需要，為企事業發展提供良好的服務。

2.2 以“檔案建設標準化、工作效率高效化、服務效果最優化”為目標

檔案記載著社會發展各歷史時期進展的全過程，匯集著豐富的知識。隨著經濟和社會的發展，檔案在現代化建設各領域中發揮的作用越來越大，查詢利用的頻率越來越高。檔案數字化建設，是在檔案管理的活動中全面應用計算機、掃描、數據庫等技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用，是一個新生事物，這就要求我們形成標準化的管理模式，制定相應管理制度，貫穿于檔案管理全過程，始終堅持標準化建設目標。

傳統檔案的存儲載體以紙質居多，紙質檔案要存儲記載豐富的、大量的檔案信息資源，其數量、所占的空間是十分龐大的，因此造成檔案管理人員承擔許多繁瑣、重復的工作，嚴重降低了檔案工作效率。檔案數字化出現之后，不但為歸檔工作提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，利用計算機、網絡等現代化手段來管理檔案，減輕了檔案管理人員的勞動強度，將檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來，可以集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作，增強了工作效率，提高了工作質量。

在知識經濟時代的當下，現代網絡系統文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

檔案管理的最終目的是提供利用，為社會發展提供服務。檔案數字化的出現不僅改變了檔案的管理方式，也改善了檔案的利用方式。隨著計算機網絡的發展，檔案數字化的需求越來越強烈，人們對電子檔案的利用需求也越來越明顯。一份檔案數字化后，可以在數字化管理平臺上供給所有需要它的人隨時利用，通過計算機網絡傳輸，使直接查閱利用成為可能，免去了利用者查檔的奔波之苦，擴大了檔案的利用空間，更好地實現檔案利用。

綜上，在信息化迅速發展的當下，檔案管理數字化也終將取代傳統的管理模式，成為檔案管理的主要手段。雖然檔案數字化工作是一個龐大的系統工程，在建設中我們會遇到各種各樣的困難和挑戰，但我們一定要提高對檔案管理數字化的認識，增加對電子檔案管理的責任感，采用規范的管理方法，不斷探索研究新的方法，加快檔案數字化的進程，改善檔案管理現狀，進一步提升檔案管理的水平。

作者簡介

趙蕾，本科，經濟師，2011年畢業于中國石油大學（華東）計算機專業，現在中國石化管道儲運有限公司鄒城輸油處從事檔案管理工作。