新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的思考

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作之一，做好醫(yī)院檔案管理工作有助于推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院發(fā)展。本文以新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作為分析對(duì)象，首先概述了醫(yī)院檔案管理，接著分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，最后論述了完善新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的途徑，以便可以推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作上一個(gè)新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;建議

隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)快速進(jìn)步，醫(yī)院檔案在醫(yī)院日常管理經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所發(fā)揮出來(lái)的作用越來(lái)越重要。醫(yī)院檔案會(huì)詳實(shí)記錄醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)，對(duì)于整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)和維護(hù)都具有非常重要的意義。科學(xué)的檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展具有良好的促進(jìn)作用，反之則可能帶來(lái)巨大麻煩，甚至可能會(huì)造成不應(yīng)有的損失。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作具有非常重要的意義。

1 醫(yī)院檔案概述

檔案是社會(huì)進(jìn)步的忠實(shí)記錄載體，反映了社會(huì)組織以及個(gè)人的各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。對(duì)于任何社會(huì)組織和個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案不僅僅具有較好的參考價(jià)值，更可以憑借自身真實(shí)的記錄來(lái)展現(xiàn)歷史。醫(yī)院作為救死扶傷的重要機(jī)構(gòu)，其檔案不僅可以記錄醫(yī)院真實(shí)發(fā)展?fàn)顩r，更可以為醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展提供寶貴的一手資料，有助于推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案具有以下幾方面特點(diǎn)。

第一，內(nèi)容專業(yè)性。醫(yī)院檔案除了一些行政和人事檔案之外，更多的是醫(yī)療檔案，而且占比相對(duì)較大，具有較強(qiáng)專業(yè)性和技術(shù)性，在管理方面也有一些特殊要求，這也導(dǎo)致了醫(yī)院檔案內(nèi)容更加專業(yè)[1]。第二，信息保密性。由于醫(yī)院是救死扶傷的重要機(jī)構(gòu)，常常保留了大量個(gè)人身體健康信息，這也使得醫(yī)院檔案信息具有一定機(jī)密性。對(duì)于很多社會(huì)公眾來(lái)說(shuō)，他們并不愿意其他人知曉自身的身體健康狀況，這也必然要求醫(yī)院做好信息保密工作，確保對(duì)檔案的安全合理使用。

2 醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

從總體上看，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作趨勢(shì)向好，但是依舊存在一些問(wèn)題，需要我們關(guān)注，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 檔案管理水平問(wèn)題

第一，工作制度存在問(wèn)題。很多醫(yī)院的檔案管理存在著工作制度問(wèn)題。例如，在收集檔案之時(shí)沒(méi)有準(zhǔn)確獲取信息，存在著檔案信息丟失狀況。在檔案借閱過(guò)程之中，借閱管理沒(méi)有按照流程做好登記工作，沒(méi)有履行手續(xù)就隨便出借，借閱人員在使用完成之后并沒(méi)有及時(shí)歸還。正是由于工作制度存在缺陷，醫(yī)院的一些重要檔案出現(xiàn)了錯(cuò)誤，例如新建住院大樓的一系列關(guān)鍵數(shù)據(jù)資料沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致后期翻新和維修出現(xiàn)了困難。第二，檔案分類不適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院工作需求。根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)，醫(yī)院檔案管理需要有非常嚴(yán)格的規(guī)范制度，以此來(lái)確保各項(xiàng)檔案管理制度的可操作性[2]。但是在實(shí)踐操作之中，醫(yī)院并沒(méi)有對(duì)檔案管理提出非常明確的要求，例如并沒(méi)有對(duì)檔案文件類目規(guī)范提出要求，結(jié)果在實(shí)際管理之時(shí)沒(méi)有按照具體標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行檔案分類，各個(gè)科室只是根據(jù)自身科室需求做好分類，最終檔案文件分類五花八門(mén)，導(dǎo)致檔案管理難度進(jìn)一步加大。

2.2 檔案人員素質(zhì)問(wèn)題

第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)于檔案工作不夠重視。一般而言，醫(yī)院工作主要是救死扶傷，因此對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)相對(duì)不足。醫(yī)院管理層認(rèn)為檔案管理只需要確保各項(xiàng)檔案不丟失即可，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單進(jìn)行文字記載，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，并不會(huì)對(duì)檔案工作給予足夠關(guān)注。第二，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。目前，醫(yī)院從事檔案管理的大部分人員是退居二線的工作人員，一些人員甚至屬于兼職。這些人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)并不高，同時(shí)容易出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象，工作效率非常低下。除此之外，醫(yī)院檔案管理人員調(diào)動(dòng)非常頻繁，團(tuán)隊(duì)管理并不夠穩(wěn)定，這也導(dǎo)致了很多人員人浮于事，在工作交接之時(shí)沒(méi)有有效規(guī)范，最終會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生負(fù)面影響。

2.3 檔案保管條件問(wèn)題

第一，安全設(shè)施投入不足。目前，醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作得到進(jìn)一步加強(qiáng)，對(duì)于檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)也在提高。但是，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)依舊存在一些問(wèn)題，例如一些醫(yī)院沒(méi)有專門(mén)用于檔案儲(chǔ)存的空間，缺乏必要的防火防災(zāi)設(shè)施，一些設(shè)施年久失修，與現(xiàn)代化的檔案管理要求相差甚遠(yuǎn)。第二，檔案信息化建設(shè)的技術(shù)存在問(wèn)題。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案信息化建設(shè)也是醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。但是，當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)依舊存在技術(shù)性難題，例如沒(méi)有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行支撐，很多工作人員在工作之時(shí)依舊習(xí)慣于采用文字性工作模式，并不愿意主動(dòng)與信息化技術(shù)進(jìn)行對(duì)接，這自然會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)停滯不前。

3 完善新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的途徑

為了做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作，我們可以采用以下幾方面措施。

3.1 增強(qiáng)管理意識(shí)，加強(qiáng)制度建設(shè)

第一，進(jìn)一步增強(qiáng)管理意識(shí)，不斷增強(qiáng)責(zé)任觀念。為了做好醫(yī)院檔案管理工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理的重視程度，做好各項(xiàng)資源配置，確保有條不紊地推進(jìn)檔案管理工作。與此同時(shí)，醫(yī)院也需要進(jìn)一步增強(qiáng)管理工作人員的管理意識(shí)，端正管理工作人員的工作態(tài)度，堅(jiān)決辭退敷衍了事的工作人員，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。第二，不斷加強(qiáng)各項(xiàng)制度建設(shè)，做好科學(xué)管理。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院需要嚴(yán)格按照國(guó)家法律規(guī)定，制定醫(yī)院內(nèi)部檔案管理?xiàng)l例，完善檔案管理工作的各項(xiàng)流程，確定檔案管理的各項(xiàng)指標(biāo)體系，簽訂檔案管理保密書(shū)，健全管理安全機(jī)制，細(xì)化責(zé)任到人，使得檔案管理工作可以以制度作為引領(lǐng)，做好科學(xué)管理。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提高人員素質(zhì)

第一，進(jìn)一步加強(qiáng)人員培訓(xùn)。為了進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)人員培訓(xùn)勢(shì)在必行。為此，醫(yī)院可以組織檔案管理人員進(jìn)行集體培訓(xùn)，同時(shí)使得檔案管理人員樹(shù)立起終身學(xué)習(xí)意識(shí)，堅(jiān)持教育培訓(xùn)與自我學(xué)習(xí)相結(jié)合，學(xué)習(xí)其他人員先進(jìn)做法，不斷提高自身綜合素質(zhì)[3]。與此同時(shí)，檔案工作人員也需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于各種各樣的辦公工具應(yīng)當(dāng)盡可能地上手，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展要求，可以勝任檔案管理工作的各項(xiàng)要求。第二，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。醫(yī)院檔案管理工作主要是為醫(yī)院各項(xiàng)工作做好服務(wù)支撐，因此檔案管理人員必須樹(shù)立起服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)對(duì)接醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)科室，了解各個(gè)科室所需要的檔案資料，做好檔案資料的匹配以及收發(fā)工作，主動(dòng)做好服務(wù)工作。

3.3 改善管理?xiàng)l件，提高管理水平

第一，加快各項(xiàng)硬件設(shè)施更新?lián)Q代步伐。為了做好醫(yī)院檔案管理工作，醫(yī)院需要完善檔案管理各項(xiàng)硬件設(shè)施，配置專業(yè)檔案管理柜，設(shè)置專業(yè)檔案管理庫(kù)房，同時(shí)還需要配齊各項(xiàng)管理硬件設(shè)施，確保可以有序推進(jìn)檔案管理工作。第二，進(jìn)一步推進(jìn)信息化應(yīng)用。為了可以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，醫(yī)院需要在醫(yī)院內(nèi)部完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以各科室作為連接點(diǎn)做好檔案資料的移交和儲(chǔ)存工作，確保各項(xiàng)檔案資料的完整性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了去掉完善新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作，醫(yī)院需要不斷增強(qiáng)管理意識(shí)，完善管理制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，改善管理?xiàng)l件，提升管理水平，以便可以使得醫(yī)院的檔案管理工作服務(wù)醫(yī)院的各項(xiàng)工作。

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作者簡(jiǎn)介

陳淑艷（1986-），女，漢族，福建福州，本科學(xué)士，主管護(hù)師，研究方向：檔案管理。