工程項目檔案管理收集難點問題及對策研究

摘 要：建筑工程檔案收集包括建筑項目立項、決策、設計、施工、竣工驗收各環節的檔案資料，涉及內容包括地上建筑、地下管線、景觀綠化等內容，如何有效收集和整理項目檔案是檔案工作者亟待解決的難點問題。因此，要重視基本建設項目檔案的歸檔質量管理，全面分析檔案管理中存在的問題，制定有效的管理制度及對策，為提高檔案質量打下堅實的基礎。

關鍵詞：高?；?項目檔案;收集難點;對策

1 基建工程檔案及管理的含義

基本建設項目檔案主要是指建設項目從立項、建設到竣工、使用全過程中需要整理、保存的文件資料。從文件類型來看，主要包括前期準備文件、勘察、測量、設計、施工圖紙、施工技術文件、監理、施工、設備、第三方檢測、竣工驗收、結算及決算等資料。加強基建項目檔案工作，體現了建設項目管理的全過程，為基建行業的發展提供了可靠的依據，創造了更加有利的條件。根據基本建設法，做好基本建設檔案的歸檔工作，加強基本建設檔案的有序收集、整理、歸檔和維護，建設更加完整、準確、系統的基本建設檔案，提高基本建設檔案的質量。合理規范檔案管理，促進整個基建行業的良性可持續發展。

2 基建工程檔案管理相關標準與規范

結合《建設項目檔案管理規范》的標準，基本建設項目檔案是建設項目從立項、決策、完工到投入使用全過程中產生的文件的總稱，涉及提議、調查、可行性研究、評估、決策、規劃、調查、設計、施工和已完成活動的整個行程中形成的文字、圖表、音像、實物、圖紙等資料。鑒于基建行業自身的特殊性，《規范》強調了基建項目檔案的突出特點，即專業性、技術性、成套性、現實性和可重用性。隨著計算機技術影響的不斷擴大，基礎設施項目檔案管理面臨著新的發展要求。也就是說，在檔案管理實踐中有效發揮信息技術優勢，為新時期基礎設施項目檔案管理開辟了新的發展道路，增強了力量和活力。

3 基建工程檔案歸檔的難點及質量問題

3.1 基建工程竣工圖修改不規范

有些基本建設工程竣工圖未嚴格按照要求標注，缺少時間、簽名、編制單位等，一些需要加蓋印章的地方未加蓋印章。有些檔案在使用過程中有修改，但檔案中沒有相關的修改通知，只是放了一份副本在檔案中。部分改造項目，檔案館沒有改造前后施工全過程的圖片，也沒有對比圖片。在基建檔案的歸檔工作中，竣工計劃的修改是非常嚴格和規范的，任何修改都需要簽名、時間和印章。

3.2 檔案原件移交不規范

檔案管理部門備案信息不暢，主要是管理部門和建設單位未能建立科學合理的溝通機制，檔案管理部門與其他部門也沒有有效的聯系。這兩方面的原因導致了一些細節在歸檔過程中無法有效協商，造成了日后檔案管理中的諸多問題。一些施工單位移交檔案時，未將原始圖紙等文件全部提交，只有原始檔案的法律效力才更充分，特別是對于一些重要文件，如建設用地規劃許可證的轉讓，必須保證文件原始性。

3.3 電子與紙質版檔案無法做到同步歸檔

個別施工單位在移交竣工檔案時，只有紙質檔案，沒有電子版，無電子目錄，竣工圖片不夠清晰。按照國家規范項目檔案的歸檔標準，必須做到紙質與電子版同時歸檔、電子圖紙必須清晰、目錄齊全。同時，施工過程中應以照片或圖片的形式進行記錄，并附在電子檔案里。

3.4 施工方在項目驗收時檔案不齊全

部分工程在驗收過程中，施工單位未及時準備好基礎設施檔案，造成驗收過程中的許多麻煩。因此，建設單位應在驗收前做好檔案的準備工作，及時發現檔案中存在的問題，提前解決問題。

4 改善項目檔案歸檔質量的幾點措施

4.1 首先應對項目檔案做好前段控

歸檔工作實行提前介入，開工前對各參建單位及項目部開展同步培訓工作，過程中及時指導監督，同步管理，每月不少于兩次的同步檢查;提前把控資料的歸檔質量。建設單位應增強檔案意識，為保證工程資料的完整性、及時性、真實性，就應做到“三納入，四同步”。及時收集、做好項目前期合同、招投標等文件的分類工作;在入檔前對收集的文件進行系統分類、整理、裝訂、編制，確保檔案在分類、編號、裝訂等各環節中無差錯，以防相關重要資料的遺失或損毀，從而造成難以彌補的損失;檔案工作人員應從立項、招投標開始到工程竣工結算全過程跟蹤資料的收集、整理、歸檔工作，落實檔案質量，尤其是過程中各階段的驗收會議資料的收集情況更應該對各參建單位的工程資料及時檢查、監督，對收集不全或不符合要求和規范的，及時督促對方按時整改，否則，一旦工程竣工后，就很難保證檔案的真實性、完整性、規范性;建設單位應和檔案館經常保持聯系和溝通，對建檔過程中遇到的問題及時咨詢，確保檔案館能及時了解在建項目的實施情況，跟蹤、監督、指導項目形成的檔案資料整理和歸檔工作，確保工程資料的完整性、規范性。

4.2 認真執行國家有關項目檔案的法律、法規和標準規范，建立健全檔案管理規章制度

檔案室管理人員應嚴格執行規章制度和標準，以保證工程檔案的歸檔質量;建設單位與參建單位簽訂合同時應設立專門條款，明確規定參建單位檔案的管理職責、歸檔范圍、質量要求、整理標準及違約責任，扣留總投資中5%作為工程檔案保證金，待項目檔案由建設單位工程管理人員、檔案室驗收合格后完成移交歸檔工作才能返還;對尚未完整移交檔案的施工單位，不辦理該項目結算手續，對已完工但未全部移交檔案的項目，要聯系建設單位項目管理人員督促施工單位向檔案館提交項目檔案，確保各項基本建設項目檔案形成的原始記錄和真實記錄妥善保存和有效利用。

5 結束語

綜上所述，隨著我國基礎設施建設的快速發展，促進基礎設施項目檔案的歸檔質量具有重要意義?；窘ㄔO項目檔案在實際工作中存在著許多問題，需要多渠道解決，以提高基本建設項目檔案的歸檔質量，促進我國基本建設事業穩定發展。

參考文獻

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作者簡介

申春寧（1987-），女，漢族，陜西西安，中級，本科，檔案，主要從事檔案管理。