衛生系統人事檔案管理信息化研究

王小清

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，檔案管理的信息化升級是必然的發展趨勢。其不僅能夠有效的滿足檔案使用中的各種需求和服務，還能更好的保障人事檔案具有更高的應用價值。目前，雖然在進行信息化建設的過程中，還存在諸多調整、磨合階段的問題，但是經過良好的工作開展和建設，使檔案管理信息化更加完善和科學，是達到良好信息化建設發展要求的必要方法。

關鍵詞：衛生系統;人事檔案管理;信息化研究

1 引言

衛生系統的人事檔案信息，對于提高有關人員的崗位規劃和培養發展，具有很重要的參考價值，人事檔案的一個關鍵價值作用就是要保障合適的人發揮合適的價值作用，能夠有效的實現人盡其才的良好機制模式，因此就需要對人才的檔案信息進行高效化的管理升級，通過有效的管理手段，發揮良好的檔案信息價值。

2 衛生系統人事檔案管理信息化建設的必要性

1）提高工作效率。信息化建設是一種現代化的信息管理運行機制，通過將人事檔案管理信息化，建立云數據庫，能夠有效的提升人事檔案管理的效率。在信息化數據庫中利用信息技術的索引、歸檔以及管理能力，實現各種檔案信息的快速化工作職能實現，能夠有效的保障人事檔案管理實現動態管理調整、錯誤信息改正，充分實現和提高對于檔案管理過程中的效率。比如對大量的考核、工資、學歷、職稱、培訓進修、科研課題申報、干部任免等多種檔案材料歸檔，實現檔案信息化管理后，既能保證干部人事檔案的動態性、連續性和完整性，而且能夠快捷地完成檔案的接收、轉遞、查借閱和利用等檔案業務工作，提高了檔案管理工作效率。

2）提高人事檔案管理的服務能力。傳統的檔案管理形式受到傳統的檔案管理載體媒介的限制，各種復雜的、工作量加大的工作服務不能有效的實現，相比之下，人事檔案管理信息化建設發展之后能夠提高人事檔案的運用能力，通過管理效率上的提高，有效的保障了深層人事檔案信息深層價值作用的發揮。比如檔案部門可以借助信息化手段，實現信息化的查詢功能，能夠在短時間內及時有效地掌握一個人的人事檔案信息，信息數據庫功能為實現衛生專業技術人員各類信息統計提供了方便，為開發衛生專業技術人員人事管理信息化提供可靠安全的數據，能更好地滿足各醫療衛生單位對檔案信息的使用需求。

3 衛生系統人事檔案管理信息化建設存在的問題

1）信息化建設的認識程度不足。信息化建設的認識程度不足，主要是由相關人員對于人事檔案的價值作用挖掘不足導致的。在人事檔案信息化建設發展的過程中，要保障人事檔案的價值被充分的認識，必須不斷對檔案管理信息化建設進行完善，提升其價值作用。醫療衛生系統的人事檔案管理對于其信息調用和整理都具有較大的潛在價值需求，當下部分管理人員和相關的工作人員如果不能充分的認識到有關工作內容的重要，必然在進行信息化建設發展的過程中，不能以積極的心態和有效的工作落實能力，發揮好信息化建設的各項標準要求，導致有關人員在自己狹窄的知識理論視野范圍內，檔案信息管理執行效率低下，不能適應現代化信息建設發展的重要優勢作用。

2）缺乏必要的信息化建設人才。在進行人事檔案管理信息化建設的過程中，需要有關的建設發展人員能夠具備一定的技術優勢，能夠在進行人事檔案管理信息化建設中，具備較為先進性和前瞻性的發展定位能力，能夠保障所構建的信息化系統，能夠與主流的信息化系統實現高效的交流共享能力，能夠打破格式傳遞界限、信息交流界限，以先進的技術化優勢，保障自身的人事檔案管理信息化系統能夠在發展定位上與現代化的主流發展趨勢相吻合，但是因為以往傳統檔案管理人員對于信息化技術知識理論知之甚少，通知具備信息化建設技術發展的技術人才對于衛生系統的人事檔案專業性知識不足，導致了在進行專業信息化建設的過程中，出現了一定的人才缺口影響。

3）安全保障能力較差。人事檔案管理信息化過渡的過程中，因為對于新興的信息技術操作和專業的管理理論知識不足，不能對于具體的管理安全執行操作可靠的掌握，導致了人事檔案管理可能存在較大的管理問題，不能有效的保障檔案信息管理能夠具備良好的安全控制能力，而影響信息安全的主要因素是有關的管理人員不能有效的保障全部的重要信息都進行科學備份，一旦系統發生故障，就可能導致有關的重要信息發生損毀丟失等風險。同時因為人事檔案信息化、數字化的存儲過程中，可能會受到病毒攻擊等不安全因素的困擾，導致在人事檔案管理的過程中，存在一定的檔案安全管理隱患。

4 衛生系統人事檔案管理信息化建設的強化措施

1）做好紙質檔案數字化轉換中的有關工作。做好必要的轉化工作，就要將存在與紙質中的信息數據進行有效的數字化轉化，同時要能夠保障數據轉化的過程中，不會受到不良干擾因素的影響，導致數據發生錯誤或者更改。為了提高數據轉化的效率可以采用現代化的高精度掃描設備，對于各種檔案文件進行集中的轉化，同時要建立科學有效的核對機制，能夠對于數據轉化的結果進行全面的核對，能夠消除在數據轉化過程中的偏差，主要是能夠有效的保障數據的保真性，這是進行人事檔案管理信息化建設的最重要階段和過程，對于工作人員的有關工作做好必要的記錄，有關問題及時調整解決。

2）構建信息管理系統。對于初步構建的人事檔案信息，要能夠在科學高效的管理系統下進行，管理系統是專門的檔案信息管理操作執行系統，能夠有效的保障信息管理的過程中，實現對于各種管理操作的科學化開展，能夠有效的保障實現和滿足信息化使用的各種要求。信息管理系統要能夠對于自身的管理信息充分的適用，具體表現就是能夠實現管理系統的各種操作執行命令，能夠得到有效的運用，能夠保障在執行操作的過程中將統計、分析和執行預測功能有效的結合。

3）提高檔案信息資源的獲取能力。傳統紙質媒介對于信息獲取主要依靠專業檔案管理人員的統一信息獲取和集中錄入，常受到工作效率的限制，檔案信息在豐富度上、正確度上不能有效的滿足，信息化、數字化的檔案信息，能有效的提升和拓展信息獲取路徑，能夠有效的保障檔案信息在豐富度上能夠滿足要求，同時在進行獲取的過程中，能夠很有效的進行規范性要求落實，通過建立統一化的信息錄入界面系統，規定和錄入內容的格式、內容、條目等要求，能夠有效的提升數據的統一管理和使用能力。能夠充分實現統一錄入以及統一審核的高效機制優勢發揮。

4）規范檔案管理。要始終保障檔案信息的運用具備良好的規范性，就要對數字化的檔案信息進行統一的整合和管理。通過規范化的檔案信息充分體現其優勢，實現信息化檔案管理過程中的高效性，通過規范檔案的存儲形式、內容標準化、信息集成等數字平臺來實現。不斷建立和完善對于檔案信息的使用、調用、查閱、更改和記錄機制，有效的保障檔案信息的安全。還要通過有效的反饋機制，對于檔案信息可能受到的安全威脅進行有效的監督。

5 結語

做好人事檔案的信息化建設，對各種信息建設發展問題進行充分的解決，提高檔案管理的科學性。保障其能夠在不斷的優化探索過程中，更好的實現檔案信息建設的效果，發揮良好機制作用，提升服務能力。

參考文獻

[1]張惠琴，陳春紅.新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].當代醫學，2012（6）.

[2]劉小瑕.淺議醫院人事檔案實施信息化管理的優勢[J].人力資源管理，2014（4）.

[3]郭金菊.醫院人事檔案信息化管理探討與實踐[J].中醫藥管理雜志，2013（1）.

[4]葛志勇.醫院人事檔案信息化管理的問題與對策[J].城建檔案，2013（10）.