探討企業電子檔案管理中存在的隱患及應對方案

李燕

摘 要：自信息化建設飛速發展，數字檔案館建設的浪潮興起以來，各企業相繼建立各自的內部園區網絡，檔案管理系統軟件也不斷完善。如何保障電子文件歸檔管理的安全已經成為檔案部門所面臨的新課題，筆者根據當下電子檔案的管理形式，探討了電子檔案管理中存在的隱患，并總結了消除隱患的建設方法。

關鍵詞：企業;電子檔案管理;隱患;應對方案

在各個行業領域中，信息技術及計算機技術得到了廣泛應用，同時傳統的檔案管理也逐漸朝著替代紙質載體的新型檔案形式——電子檔案發展。電子檔案的出現使檔案管理工作發生了巨大的變化。隨著電子檔案的出現，不僅要求檔案管理人員掌握傳統檔案管理知識，同時還要對電子檔案管理知識和技巧掌握并熟練運用，因此對于文件儲存于光盤，并能通過計算機設備進行讀取和運用的電子檔案，其出現對傳統檔案管理工作各環節都造成了極大沖擊，也對檔案管理制度和保密技術防護措施等提出了更高的要求。

1 電子檔案管理中存在的隱患

1.1 真實性存在隱患

1）人為因素。是指黑客和病毒的攻擊、工作人員對信息的不恰當取舍等。2）自然因素。是指存儲載體的不穩定性、保存環境的不穩定性影響等。3）自身特性因素。相對于傳統紙質檔案而言，電子檔案具有設備依賴性、易更改性、信息與載體分離性等局限性。使其內容真實性的衡量標準帶有相對性。

1.2 安全性存在隱患

1）人為因素。因電子檔案的管理全過程很大程度依賴計算機系統以及載體，與紙質檔案一樣，若遭到人為惡意損害或泄密，就存在載體損毀或信息損毀或竊取的隱患。2）自然因素。同紙質檔案一樣，電子檔案的存儲因介質依賴性，存在自然災禍、自身老化而致檔案不可讀取等損毀情況。同時電子檔案在流轉過程中的運行安全依賴于操作系統和網絡系統，這就導致了操作系統以及網絡系統的自然崩潰消滅也會影響到電子檔案的安全性。3）自身特性因素。在當今世界信息化競爭日益激烈的形式下，信息化戰爭的主要特點就是其攻擊距離長、波及范圍廣以及傳播速度快，這也是電子檔案的安全隱患所在，更容易造成不及反應的事故。

2 保障電子檔案安全有效的方法

2.1 電子檔案安全性保障

目前網絡安全問題一直是網絡技術應用研究重點，電子檔案需要利用電腦與網絡才能實現，其中也存在著大量不安全的因素和隱患，嚴重威脅數字信息的完整性和安全性。對于電子文檔的安全性，需要從技術層面進行有效保障。技術層面的安全保障主要包括以下方面：防止外部因素對計算機和網絡帶來不安全影響，確保系統安全的有效物質支持，需要確保在安全可靠的網絡運行環境中，系統具有完備的數據庫，并具備軟件系統的初始化運行、目標設置、用戶管理、管理修改、數據更新等系統保護功能;另外是針對檔案信息本身的安全防護，避免電子檔案信息在生成、管理、利用過程中，出現破壞、更改、泄漏或因人為原因、非法入侵等造成的電子檔案信息損壞、刪除以及非法傳遞檔案信息等行為的防范能力，對電子檔案在傳遞過程中，加強保密技術加強應用，使檔案信息自身保密性、完整性、可控性、可用性得到有效保障。

2.2 檔案管理制度完善

檔案管理制度的健全和完善，有利于電子信息及時歸檔，工作效率提高，使文件利用的時效性增強。在檔案管理制度建立時，應從企業信息化管理以及辦公自動化方面入手，對信息產出源頭進行分析，對其發展規律進行總結，將電子文件歸檔納入歸檔制度，使電子檔案管理的安全性、完整性得到保障。另外電子檔案信息具有載體之間輕松轉移的特性，可以實現遠程傳輸，以及點對多的傳送，利用這種接收載體和信息的可分離性，使檔案信息復制更為便捷、組合更加靈活。這也同時提高電子檔案保密安全工作的難度，需要有效制度進行嚴格規范，使電子檔案的安全性管理得以加強。

2.3 電子文檔存檔、保管工作加強

電子文件歸檔方式的選擇直接影響著檔案的穩定性和安全性。目前普遍采用多份備份光盤進行數據存儲，使歸檔過程中數據丟失情況得到有效控制，但備份盤的大量制作也增加了相關管理人員的工作量以及存儲空間。隨著信息技術的不斷發展，電子檔案存檔技術可利用只讀光盤，并采用網絡移交、歸檔的方式進行。另外網絡移交包括：對電子文件歸檔專線網線傳遞予以實現;確定電子文件信息匯集的中心管理部門，如利用信息管理中心，對企業的信息管理工作進行統籌和規劃，對各部門形成的電子文件進行及時收集、匯總、處理、分發以及共享。另外由檔案部門對過期數據進行鑒定。

2.4 建立動態、全面的安全監管機制

為加強檔案安全管理的整體水平，管理人員應注重對信息庫防護機制的建設，構建標準化的數據庫。一方面為信息交互與共享奠定基礎，統一文件存儲的規格，保證信息溝通的有效性;另一方面應設置動態的監管、檢測機制。在進行信息系統功能開發與設計的過程中，工程人員一般將智能傳感器、無線網絡、數據庫檢測作為一個整體的檢測系統來構建，通過實時的物聯網網絡鏈接，保證監測機制的不間斷運行，實現電子檔案管理的全過程監管。以信息庫為核心的管理系統，可以在減輕管理人員工作壓力的同時，利用自動化、智能化系統，縮短數據庫的異常預警反饋時間，對病毒、數據遺失、設備故障等不安全因素進行排查，提升電子檔案的實際開發效率。

具體來講，在檢測與監察系統的構建階段，工程人員通常會在區域內設置多個檢測觀察點，保證監管機制覆蓋的全面性。區域內的檢測點通過遠程操控、遙感、物聯網等技術，向監管中心提供實時的影像、數字、圖片等數據，實現動態管理的目標。同時，為了確保檢測點與管理平臺的信息連通，應建立起完善的無線網絡，在檢測節點檢測完畢并將數據分析之后，各個節點可以通過無線網絡將所得到的數據傳輸給管理系統的工作人員，構建起動態、高效的安全防護網絡。

2.5 以風險評估報告為基礎，對風險進行針對性處理

風險識別與風險評估是風險預防和控制的重要基礎，通過對可能發生的風險進行預控，可以有效降低風險帶來的效益損失。風險發生具有突發性、偶然性與不確定性，因此，檔案部門應結合歷史數據、技術應用形式、前沿知識等，針對常見的電腦病毒、黑客攻擊手段以及檔案信息遺失嚴重的工作環節等進行管理，制定好對應的風險規避、控制方案，在有效識別后，以風險評估報告為基礎，進行攔截、控制。在風險發生過程中，檔案管理者應該采用針對性的技術手段進行防護，如升級防火墻、加強技術檢測、對重要數據進行備份等，削弱、分散、轉移風險，降低風險可能帶來的損失。

3 結束語

綜上所述，隨著電子信息化的快速發展，在企業檔案管理中，電子檔案已成為重要組成部分，逐漸取代傳統的紙質文檔。因此企業應提高對電子檔案管理的重視程度，對相關管理人員加強電子檔案管理技術和知識的培訓，使電子檔案管理水平與時俱進，更加適應未來網絡化、自動化、智能化檔案管理發展需求，同時在管理過程中，加強與云服務、大數據技術等信息共享技術的應用，有效實現電子檔案查詢、利用的高效性和便捷性。

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